学院档案管理工作总结
引言
学院档案管理概况
档案收集与整理工作
档案保管与利用工作
档案信息化建设进展
存在问题及原因分析
改进措施与建议
目录
CONTENTS
01
引言
CHAPTER
目的
为了加强学院档案管理，提高档案利用效率，保障档案安全，特进行本次档案管理工作总结。
背景
随着学院规模的不断扩大和业务的日益复杂，档案管理工作面临着越来越多的挑战和机遇。本次总结旨在梳理过去一段时间的工作成果和经验教训，为今后的档案管理工作提供参考和借鉴。
包括各类教学、科研、管理、活动等档案的收集工作。
对收集来的档案进行分类、编目、装订等整理工作。
确保档案的安全、完整和保密，采取防火、防盗、防潮等措施。
提供档案查询、借阅、复制等服务，满足学院师生和各部门的需求。
档案收集
档案整理
档案保管
档案利用
02
学院档案管理概况
CHAPTER
包括学籍档案、成绩档案、奖惩档案等，记录学生在校期间的学习和生活情况。
学生档案
教职工档案
学院综合档案
涵盖人事档案、教学档案、科研档案等，全面反映教职工的工作经历和成果。
包括学院历史档案、重大事件档案、行政管理档案等，记录学院的发展历程和管理活动。
03
02
01
档案收集制度
档案整理制度
档案保管制度
档案利用制度
01
02
03
04
明确各类档案的收集范围、时间和方式，确保档案材料的完整性和准确性。
对收集到的档案进行分类、编目、装订等整理工作，使档案材料有序化、系统化。
规定档案的保管期限、保管方式和保管责任，确保档案的安全性和可利用性。
明确档案的利用范围、利用方式和利用手续，方便师生和学院各部门查阅和利用档案。
负责档案室的全面工作，制定档案管理制度和计划，监督档案管理人员的执行情况。
档案室主任
负责档案的收集、整理、保管和利用工作，协助档案室主任完成各项任务。
档案管理员
由各科室指定人员担任，负责本科室档案的收集、整理和移交工作。
兼职档案员
03
档案收集与整理工作
CHAPTER
学院内部各部门移交
定期接收学院内部各教学、科研、管理等部门形成的档案材料。
校外单位或个人捐赠
积极联系校外相关单位或个人，接收其捐赠的与学院有关的档案材料。
网络收集
利用互联网资源，收集与学院相关的电子档案材料。
保持档案原貌
分类明确
编制目录
数字化处理
在整理过程中，尽可能保持档案材料的原始面貌，不随意更改或损毁。
为每份档案材料编制详细的目录，方便后续查找和利用。
根据档案材料的内容、性质、形成时间等因素，对其进行合理分类。
对纸质档案材料进行数字化处理，提高其保存和利用效率。
由档案管理部门组织成立专门的鉴定小组，负责档案材料的鉴定工作。
鉴定小组成立
鉴定标准制定
鉴定流程实施
销毁程序执行
根据国家和行业相关规定，结合学院实际情况，制定档案鉴定标准。
按照鉴定标准对档案材料进行逐一审查，确定其保存价值或销毁意见。
对无保存价值的档案材料，按照规定程序进行销毁处理，确保信息安全和环保要求。
04
档案保管与利用工作
CHAPTER
设立专用档案室，具备防火、防盗、防潮、防鼠等功能，确保档案安全存放。
档案室建设
按照学院、专业、年度等分类标准对档案进行细致分类，并编制唯一编号，方便检索与查询。
档案分类与编号
采用规范的装订方式，确保档案完整、有序，同时制作醒目的标识牌，便于识别与查找。
档案装订与标识
定期对档案进行检查、清理和维护，确保档案完好无损，及时发现并处理潜在问题。
定期检查与维护
档案查询服务
档案利用效果评估
档案借阅服务
档案编研成果
提供多种查询方式，如在线查询、电话查询、现场查询等，满足师生、校友及社会各界的档案查询需求。
制定严格的借阅制度，确保档案在借阅过程中的安全与完整，同时提供便捷的借阅流程，提高借阅效率。
积极开展档案编研工作，挖掘档案价值，形成一批高质量的编研成果，为学院发展提供参考与借鉴。
定期对档案利用效果进行评估，分析利用过程中的问题和不足，提出改进措施，优化档案利用服务。
档案安全管理制度
建立健全档案安全管理制度，明确安全管理责任，加强档案安全宣传教育，提高全员安全意识。
档案保密措施
对涉密档案进行严格管理，采取加密存储、限制借阅等措施，确保档案内容不泄露。
档案销毁与移交
制定档案销毁与移交制度，对无需继续保存的档案进行规范销毁，对需要移交的档案进行妥善移交，确保档案安全、完整、可追溯。
档案安全检查与应急处理
定期对档案安全进行检查，及时发现并处理安全隐患，同时制定应急处理预案，确保在突发事件中能够迅速、有效地保护档案安全。
05
档案信息化建设进展
CHAPTER
已完成学院各类纸质档案的数字化扫描工作，包括学籍档案、教学档案、科研档案等，实现了纸质档案向数字档案的转变。
数字化扫描
对扫描后的