重精管理资料归档体系构建
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目录
CATALOGUE
01
总则框架
02
分类标准规范
03
流程执行规范
04
质量控制机制
05
技术支撑体系
06
持续改进方案
01
总则框架
体系目标与适用范围
01
目标
建立科学、规范、高效的资料归档体系，确保重精管理资料的完整性、准确性和可追溯性。
02
适用范围
涵盖所有重精管理相关的文件、数据、图像、音视频等资料，包括但不限于政策文件、会议纪要、报告、计划、统计数据、研究成果等。
归档工作基本原则
归档工作基本原则
依法依规
分类归档
全程管理
保密与共享
遵循相关法律法规和行业标准，确保归档工作的合法性和合规性。
从资料产生、收集、整理、归档到利用等全过程进行管理和监控，确保资料的安全和完整。
根据资料的性质、内容、形式等特征进行分类归档，便于查找和利用。
在保护资料隐私和机密的前提下，实现资料的合理共享和利用。
归档管理部门
负责制定归档制度、组织归档工作、监督归档质量，并承担相关责任。
责任分工与权限划分
各部门及员工
按照归档制度要求，及时归档本部门及个人产生的重精管理资料，并确保归档资料的真实、完整和准确。
查阅权限
根据工作需要和保密规定，设定不同级别和范围的查阅权限，确保资料的安全利用。
02
分类标准规范
病种分类编码规则
采用国际疾病分类（ICD）标准进行编码，确保疾病分类的国际化与标准化。
ICD编码
编码原则
编码结构
编码维护
遵循准确性、完整性、唯一性和可扩展性原则，确保编码的准确性和适用性。
采用字母与数字相结合的层次结构，便于计算机处理与检索。
定期更新ICD编码，确保新病种和诊断方式能够及时得到归档。
时间阶段划分依据
患者治疗周期
根据患者接受治疗的不同阶段，将资料划分为初诊、治疗、康复等阶段，便于跟踪管理。
01
医疗技术发展
结合医疗技术进步，将资料按时间顺序划分为不同阶段，以反映治疗水平的变化。
02
法律法规要求
依据相关法律法规对医疗资料保存期限的要求，确定资料归档的时间范围。
03
保密等级判定标准
保密等级判定标准
隐私保护
访问权限控制
保密等级划分
保密培训
依据《个人信息保护法》等法律法规，对患者个人隐私信息进行严格保护，确保资料的安全性。
根据资料的敏感性、重要性等因素，将保密等级划分为绝密、机密、秘密和公开四个等级。
根据保密等级，设置不同级别的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问相关资料。
定期对医护人员进行保密知识和技能的培训，提高保密意识，防止资料泄露。
03
流程执行规范
包括患者基本信息、病史、医嘱、检验检查报告、影像学资料、手术记录等。
患者随访记录、电话随访记录、信件回执等。
科研项目申报书、实验记录、数据统计分析表等。
培训计划、课件、学员名单及考核成绩等。
资料收集完整性要求
病历资料
随访资料
科研资料
教育教学资料
电子化整理操作步骤
将纸质资料通过扫描或手动录入转化为电子文档。
扫描或录入
对录入的数据进行校对和验证，确保数据的准确性。
数据校验
根据资料类型和内容制定统一的命名规则，便于查找和管理。
命名规范
设置不同用户的访问权限，确保资料的安全性和隐私性。
权限设置
双轨存储介质规范
将电子资料上传到云端服务器，实现数据的远程备份和共享。
云端存储
本地备份
同步更新
数据安全
在本地硬盘或移动存储设备上备份电子资料，以防云端数据丢失或无法访问。
定期将云端和本地的数据进行同步更新，确保数据的一致性和完整性。
采取加密、防病毒等措施保护存储的数据安全，防止数据泄露或被篡改。
04
质量控制机制
完整性核查关键指标
归档资料种类
确保归档的各类资料齐全，包括但不限于文件、数据、图表、影像等。
01
确保归档范围覆盖所有重精管理相关的重要活动和事件。
02
归档完整性评估
定期对归档的完整性进行评估，及时发现并补充缺失的资料。
03
归档范围覆盖
合规性审核重点环节
法律法规遵循
确保归档资料符合相关法律法规的要求，如《档案法》、《数据保护法》等。
01
内部制度规范
遵循企业内部制定的档案管理规定，确保归档流程的规范性和合规性。
02
保密性审核
对归档资料进行保密性审核，确保敏感信息不被泄露或滥用。
03
根据重精管理业务的特点和实际需求，确定合理的归档资料复核周期。
复核周期确定
制定详细的复核清单，包括归档资料的完整性、合规性、可用性等。
复核内容设计
对复核中发现的问题进行及时处理，如补充、修正、销毁等，确保归档资料的质量。
复核结果处理
定期复核周期设定
05
技术支撑体系
应综合考虑系统的功能性、安全性、易用性、可扩展性等因素，选择适合本单位需求的电子档案系统。
选型原则
电子档案系统选型
选型过程
通过市场调研、产品对比、试用评估等环