采购管理流程与实施步骤
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目录
01
需求分析与确认
02
供应商管理策略
03
合同条款制定与管理
04
采购订单执行监控
05
验收与入库管理
06
绩效评估与优化
01
需求分析与确认
问卷调查
设计问卷，针对相关部门或人员进行采购需求调查，收集数据和信息。
访谈
与相关部门或人员面对面沟通，深入了解采购需求，挖掘潜在问题。
观察法
通过现场观察或跟踪，了解实际需求和采购情况，作为需求分析的依据。
数据分析
对历史采购数据进行统计分析，挖掘采购规律和趋势，为采购需求提供依据。
采购需求收集方法
评估采购需求是否真正符合企业实际需求和业务发展需要。
分析采购需求是否具备实现的可行性，包括资源、技术、时间等方面的考量。
评估采购需求对成本、收益和资金占用等方面的影响，确保采购活动具有经济性。
审查采购需求是否符合企业规章制度和国家法律法规的要求。
需求合理性评估标准
必要性
可行性
经济效益
合规性
采购计划审批流程
提交采购计划
采购部门根据需求分析结果，制定采购计划并提交给相关部门审批。
部门审核
相关部门对采购计划进行审核，提出修改意见或建议。
领导审批
企业领导对采购计划进行审批，关注采购计划的科学性、合理性和合规性。
采购计划调整
根据审批意见，对采购计划进行调整和完善，确保采购活动能够顺利进行。
02
供应商管理策略
明确调研目的、内容、方法和时间安排。
制定调研计划
通过实地考察、问卷调查、网络搜索等方式收集供应商信息。
收集信息
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04
了解市场供求状况，寻找潜在供应商，掌握市场价格等信息。
确定市场调研目标
整理收集到的信息，进行供应商的优劣势分析和风险评估。
信息整理与分析
供应商市场调研步骤
供应商资质评估维度
质量管理体系
评估供应商的质量保证能力和产品质量水平。
技术能力
评估供应商的技术水平、研发能力和生产工艺。
交货能力
评估供应商的交货速度、交货可靠性和库存管理水平。
价格因素
考虑供应商的报价是否合理，以及长期合作中的成本控制。
供应商选择决策机制
评审小组
组建由采购、质量、技术、财务等多部门组成的评审小组。
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01
评审流程
按照规定的流程进行评审，包括初步筛选、现场评审、综合评估等环节。
评审标准
制定明确的评审标准和指标，包括质量、价格、交货、服务等方面。
决策方式
根据评审结果，采用集体决策或授权决策的方式确定最终供应商。
03
合同条款制定与管理
核心条款拟定规范
完整性
确保合同涵盖所有关键要素，如双方基本信息、合同标的、价格与支付条款、履行期限、违约责任等。
合法性
合同条款需符合相关法律法规要求，确保合同在法律上的合法有效性。
明确性
条款内容应清晰明了，避免歧义和纠纷，便于双方理解和执行。
风险控制
识别并合理规避潜在风险，保障双方权益。
充分了解市场行情、对方需求及底线，制定合理谈判策略。
运用有效沟通手段，保持双方良好沟通氛围，提高谈判效率。
聚焦核心条款，如价格、质量、履行期限等，争取最有利条件。
在双方利益基础上寻求平衡点，达成妥协并确认共识。
合同谈判关键控制点
谈判准备
沟通技巧
实质问题
妥协与共识
A
B
C
D
合同审批
内部审批流程需严格执行，确保合同内容符合公司政策和法律法规。
合同签订执行流程
合同备案
将合同归档保存，便于后续查阅和管理。
签署与盖章
双方正式签署并盖章，确认合同效力。
履行监督
定期对合同履行情况进行监督和检查，确保双方按约履行义务。
04
采购订单执行监控
供应商选择
根据采购需求、供应商资质和价格等因素，选择合适的供应商，并签订合同。
订单生成
在采购管理系统中创建采购订单，并明确商品名称、数量、价格、交货期等信息。
审核机制
采购订单需经过多级审核，确保订单内容准确无误，符合公司采购政策和法规要求。
下发规则
审核通过的采购订单通过电子或纸质方式下发给供应商，并明确订单要求和交货时间。
订单生成与下发规则
交付进度跟踪方法
物流跟踪
通过物流公司提供的物流信息，实时跟踪采购物品的运输状态和到达时间。
生产进度跟踪
对于需要供应商生产的采购物品，定期与供应商沟通生产进度，确保按期交付。
交货期预警
在交货期前的一段时间内，提醒供应商及时交货，并确认交货时间和地点。
交货验收
在交货现场进行验收，确保采购物品的数量、质量和规格等符合采购要求。
供应商违约
若因物流原因导致采购物品无法按期到达，及时与物流公司沟通，并调整交货时间或采取其他补救措施。
物流延误
质量问题
若供应商未按期交付或交付的采购物品不符合要求，及时与供应商协商解决，并考虑采取替代方案或终止合同等措施。
若因采购物品库存不足导致无法满足生产需求，及时与供应商沟通补货，并调整生产计划或采取其他