1.什么是规格
规格对采购业务的影响至关重要，如果规格制定得不明确或不全面，会使得采购合同?难以精确地定义产品需求及向供应商准确传达信息。供应商不能有效履行合同的时候，对?于采购方来说，就会增加采购风险，降低采购质量，导致采购成本不可控，双方对于产品?的验收标准也会存在分歧。在招投标采购中，规格制定得不合理会增加评标难度，甚至导致废标。
1)规格是交付和验收的基础
规格是供应商交付和采购方验收的依据和基础，验收标准定义了产品或服务在交付时?必须满足的、采购方可以接受并依此支付货款的规范和要求，而验收标准来源于产品或服?务的规格书。产品的验收标准的内容包括检验方法和允收结果，服务的验收标准的内容包?括对交付成果的定义，可能是结果、外观、报告、产品或设备性能等。
(1)客户真实需求
识别客户的真实需求，区分“需要的”和“想要的”,在各种要求之间进行权衡，避免过度拔高规格；选择标准规格或客制化规格，进行行业对标研究，将符合组织产品战略?定位的规格要求(满足基本要求的)与行业最佳标杆产品的规格要求(期望最好的)进行对比与权衡。
(2)技术因素
确保产品的性能满足要求，以及尽可能地灵活；选择使用的材料或零件要考虑供应市?场条件，例如可得性和价格等；设计、加工规格要有利于与供应商谈判及成本控制，并能?充分利用供应商资源，例如设计公差过于严苛可能导致制造困难，进而使成本增加、可选供应商减少。
选择现有的设计而非使用新的设计，在增强可得性和供应商质量稳定性、增加成本优?势以及降低失效风险方面的效果会比较显著;选择标准化或通用化零件而非客制化零件，?可以降低复杂性、增强可得性、降低库存成本，并在采购中使用以量制价的策略取得价格优势。
(3)物流
物流主要指产品的运输和存储。物流方面要考虑的因素有包装方式、运输条件与限?制、存储条件与限制，特别是是否涉及特殊包装、特殊处理等，采购组织要尽量降低物流成本，但不要影响对产品性能的选择。
(4)组织能力
在某些情况下，采购可能会对组织的能力提出要求。例如，要获得更低的价格，可能?需要购买更多数量的通用标准品，此时组织的库存能力是关键。设计规格的确定需要组织的制造能力和工艺水平的支撑。
(5)法规要求
选择的材料或工艺可能会涉及法律方面的合规性问题。例如，如果能使用安全而不是危险的化学品，那么管理的复杂性和合规成本都会降低。
2.?产品规格
1)产品规格的分类
规格是对产品的技术要求，包含两个部分。第一部分是产品的外观和功能的描述，如?设计图、材料规格、性能规格和工作说明等。第二部分是特定指标的定量描述，例如质量?指标的描述：设备的平均故障间隔期、材料的不良率、生产过程能力指数、服务提供过程中的违约次数等。
(1)性能规格
性能规格定义了产品的功能，经常被用来定义资产设备的可接受性，例如对某种设备?的物理或化学特性的描述：伸缩性好，油墨吸收均匀，抗水性能强，甘油含量高于90%等。性能规格比较简短，规定了所需要的功能及参数，通常包括以下内容。
●要实现的内容(功能),界面细节。
●过程投入成本，工作环境/操作环境，可用的公用设施的详细资料。
●质量水平，安全水平。
●衡量绩效的准则。
性能规格可以用于工程物品，例如锅炉或者水泵系统。采购方非常依赖供应商交付?合适产品的能力，需要了解并告知供应商关于产品的预期功能及衡量标准。使用性能规?格作为产品规格时，采购方有较大的选择余地，但是要注意最终是否能够并容易地评判?功能的实现效果。通常性能规格对实现这些性能的细节并没有详细说明，而更多依靠供?应商的自主实现。供应商有较大限度的自主权来决定如何满足性能规格的要求，同时也要承担满足不了要求达标的风险。
指定品牌是确定采购规格最简单的方法之一，可以节约时间和检验费用。然而，这也?可能导致产品或服务的报价偏高，或所选品牌的产品或服务不能完全满足需要。指定品牌?可能会限制选择范围，进而丧失更多采购机会，享受不到竞争带来的价格降低或者质量改?进的好处。避免这种情况的方法是在规格中列出更多的品牌或表明会考虑能满足需求的同类品牌。
(2)设计规格
设计规格提供了关于产品的特点的详细描述，经常用来定义产品的制造过程及所使用?的材料。采用设计规格通常给采购方赋予了较大的控制权，采购方由此承担产品性能无法?实现的风险。例如，采用工程图纸或尺寸表作为规格描述，再配以详细的文字描述。典型的设计规格包括以下内容。
●产品必需具备的功能、物理特性(尺寸、强度等)。
●制造产品或提供服务的程序/方法，产品的操作要求、维修要求。
●产品制造所使用的原材料。
工程图纸一般是指工程图样或工程设计图，规定了尺寸、原材料、容许公差、生产工?艺等事项，常常用于描述机械电子产品的设计制作规范，如铸锻件、冲压件及建筑物等。?其优点是可以避免使用过多的描述性文本