浅析体制内干部人事档案管理改革:面向数字化时代的挑战与展望

摘要：事业单位干部人事档案在干部管理工作中发挥着不可替代的作用。它不仅为干部的选拔、培养提供了科学依据，还为国家战略的制定和实施提供了有力支持。因此，加强干部人事档案工作，实现其规范化、科学化管理，对于提升组织效能、促进国家发展具有重要意义。在这个信息化飞速发展的时代，人事档案管理作为组织人力资源管理的重要组成部分，正面临着前所未有的挑战与机遇。随着大数据、云计算、人工智能等技术的不断进步，传统的纸质档案管理模式已经难以满足现代组织的需求。文章阐述现有人事档案管理工作的重要性，分析其面临的困境，并浅析未来的改革方向，以适应数字化时代的发展潮流。

中图分类号：F240文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2024）05-258-03

在体制内单位中，干部人事档案不仅仅是一堆静态的文档，它们是员工职业生涯的缩影，是组织宝贵的信息资源，有效的人事档案管理能够为组织提供决策支持，促进人才的发展。

一、干部人事档案的重要意义和传统干部人事档案的现状

从最初的手工记录到现代的电子化管理，干部人事档案工作始终围绕着提高管理效率和服务质量的目标不断进步。干部人事档案工作不仅是对个人履历的记录，更是为国家和社会发展服务的重要工具。通过档案中的信息，可以了解干部在国家重大战略、重要工作中的贡献和表现，从而为国家战略的制定和实施提供有力的人才支持，其真实性和完整性对于维护社会稳定至关重要;人事档案管理的主要特点体现在真实、完整、动态、统一，通过对每个干部的个人经历、工作能力、培训情况、考核结果等关键信息的记录，可以为选拔、任用、培养和管理干部提供可靠的依据，减少主观判断的干扰，从而提升人力资源管理的效率和效果。

其次，我们需要认识到人事档案管理的现状。在许多体制内机构中，人事档案管理仍然依赖于传统的纸质档案和手工操作，同时逐渐向电子档案转变。据调查，我国有近70%的机关事业单位的人事档案工作还停留在纸质档案管理阶段，侧重“三龄两历一身份”的机械管理，人事档案信息化建设还处在初步阶段，这严重影响组织的人力资源管理配置和职能作用合理发挥。在信息化时代背景下，电子档案的应用逐渐成为主流，大大提高了档案管理的效率和质量，但这种并存状态可能导致管理上的复杂性增加。即使一些组织开始采用先进的数字化技术进行人事档案管理，但仍有很多组织在技术上应用不足，导致管理效率低下。一些机关事业单位在干部人事档案管理中也未对员工开展充分的保密教育和安全意识培训，员工对于个人隐私信息的保护意识不强，也增加了档案信息被泄露的风险。

另外，纸质档案的存储和维护需要占用大量的物理空间和人力资源，这对于资源有限的机构来说是一个不小的负担。随着法规和政策的完善，人事档案管理的规范化程度有所提高，但仍存在执行力度不一、标准不统一的问题。不同部门或机构之间的人事档案信息共享不畅，导致信息孤岛现象，影响了档案的利用效率和价值发挥。举例来说，体制内单位在招收应届大学毕业生的过程中，查档是非常关键的一个环节。有些学生的档案存储地偏远，当地又尚未与上级县市人才中心进行同步的电子化管理，这就导致用人单位面临交通成本和人工成本的双重负担。人事档案管理还面临着人才流失和知识更新的挑战。在当前激烈的人才竞争环境中，如何有效地管理和利用人才资源，防止人才流失，是每个机构都必须面对的问题。

二、干部人事档案管理的局限性以及数字化时代面临的挑战

随着社会的发展和科技的进步，体制内人事档案管理面临着前所未有的挑战和困境，传统档案管理过程存在如下几个方面的局限性：

一是部分地区和单位对档案管理的意识有待提升。在一些地区或组织中，由于资金、人力等资源的限制，人事档案管理得不到足够的重视和支持。不同的管理人员在专业素质、工作态度和操作技能上存在差异，影响了人事档案管理的整体水平。干部人事档案管理存在“短板”，在实际工作中，干部档案的各个环节全部由专职管档人员负责，领导关注和过问偏少，档案工作的安全性很大程度上取决于管档人员的政治素质和自律能力，尤其是档案库房和管档人员办公场所相对独立，缺乏相互制约和相互监督。随着时间的推移，档案中的信息需要不断更新和完善，这对管理者的专业能力和责任心提出了更高的要求。

二是纸质档案本身的特性制约了管理效率的提升以及存在对档案利用不足的情况。纸质档案容易受到物理损坏，如折痕、水渍、褪色等，这些都会降低档案的保存质量和使用寿命。纸质档案管理方式耗时耗力，且容易出现错误，难以满足快速查询和高效管理的需求，在查找或转移档案时可能会导致档案的破坏或丢失。由于流程繁琐或资源限制，人事档案的信息更新往往滞后于实际情况，导致档案内容的准确性和时效性受到影响。对于流动人员来说，如何妥善存放档案也是一个问题。虽然政策支持将档案存到户籍地