行政工作职责与流程标准化培训
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目录
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行政职责体系概述
固定资产管理要求
日常事务管理规范
行政流程优化方法
会议组织与协调实务
应急事务处理机制
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行政职责体系概述
负责组织、协调、监督公司的行政事务，确保行政管理的规范性和高效性。
负责公司员工的招聘、培训、考核、薪酬等人力资源管理工作，为公司提供优秀的人才保障。
负责与政府部门、行业协会、媒体等外部机构的联系和沟通，维护公司的形象和声誉。
负责公司资产的管理和维护，包括办公设备、车辆、房产等，确保公司资产的安全和完整。
部门职能定位
行政管理
人力资源
公共关系
资产管理
行政经理
负责制定行政管理规章制度、监督行政执行情况、协调部门内部工作、处理突发事件等。
行政主管
负责日常行政事务的管理和执行，包括文件收发、会议安排、接待来访、资产管理等。
行政专员
负责具体行政事务的处理和执行，包括办公用品采购、员工考勤、档案管理等。
前台接待员
负责公司前台接待、电话接听、来访登记、邮件收发等日常工作。
岗位职责划分
决策权
行政经理具有对行政事务的决策权，但需在公司规章制度和法律法规的框架内进行。
监督权
行政经理和行政主管对行政事务的执行情况进行监督，发现问题及时汇报和处理。
建议权
所有岗位人员均可对行政事务提出建议和意见，为公司制定更加科学合理的行政管理制度提供参考。
执行权
行政主管和行政专员在行政经理的领导下，具有对行政事务的执行权，需按照公司规章制度和工作流程进行。
权责边界说明
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日常事务管理规范
公文收发管理流程
公文接收
接收上级和其他单位的公文，做好接收登记，确保文件无遗漏、无损坏。
公文分类
对接收的公文进行分类，按照重要程度、紧急程度等原则进行初步筛选。
公文办理
对筛选后的公文进行阅读、研究，提出拟办意见，并呈送领导审批。
公文归档
将办理完毕的公文进行归档，做好档案管理和保密工作。
提前了解来访者的身份、目的、时间等，做好接待准备。
接待准备
认真听取来访者的意见和要求，做好记录和反馈，协助解决问题。
接待过程
按照公司的差旅接待标准，为来访者提供合适的接待服务，包括交通、住宿、餐饮等。
接待标准
对接待过程进行总结，及时向上级汇报情况，并提出改进建议。
接待总结
差旅接待标准执行
办公用品申领规则
申购计划
根据部门需求，制定办公用品申购计划，并报领导审批。
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申购流程
按照规定的申购流程，办理申购手续，确保申购的办公用品及时到位。
申购标准
按照公司规定的标准，选择合适的办公用品，避免浪费和超标。
物品管理
对领用的办公用品进行登记和管理，确保合理使用，防止丢失和损坏。
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会议组织与协调实务
确定会议目的与议程
明确会议主题、目标、议程和参会人员，避免会议内容杂乱无章。
会前筹备清单管理
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安排会议时间和地点
考虑参会人员的日程安排，选择适合的会议时间和地点。
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发送会议通知和资料
提前通知参会人员会议时间、地点、议程和参会要求，并准备会议相关资料。
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场地与设备准备
检查会议室设施、设备是否完好，准备会议所需物品，如纸张、笔、投影仪等。
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会中服务执行要点
接待与签到
热情接待参会人员，做好签到和登记工作。
协调会议进程
按照议程安排，掌握会议时间，协调各环节之间的衔接。
做好会议记录
详细记录会议讨论内容、决策结果和下一步行动计划。
传递信息和资料
及时将会议中的重要信息和资料传递给参会人员，确保信息畅通。
会后纪要归档流程
整理会议记录
对会议记录进行整理、归纳和提炼，形成会议纪要。
审核会议纪要
由会议主持人或指定人员对会议纪要进行审核，确保无误。
发送会议纪要
将审核后的会议纪要及时发送给参会人员和相关领导，以便执行和跟进。
归档会议资料
将会议资料（包括会议通知、议程、签到表、会议记录等）整理归档，以备查阅。
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固定资产管理要求
审批程序
各部门需提交固定资产采购申请，经财务部门审核后报上级领导审批。
采购审批流程规范
供应商选择
选择有资质、信誉良好的供应商，确保采购的固定资产质量可靠。
合同签订
与供应商签订合同，明确双方权益和责任，确保采购过程合法合规。
设备登记维护标准
设备登记
新购设备需进行验收、登记，建立详细的设备档案，记录设备的基本信息、使用状态等。
维护保养
维修管理
定期对设备进行维护保养，确保设备的正常运转和延长使用寿命，具体维护周期和维护内容需根据设备类型和使用情况确定。
设备出现故障时，需及时报修，由专业维修人员进行维修，确保设备的正常使用。
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盘存周期
采用实地盘存、账面盘存等多种方法，确保盘存结果的准确性。
盘存方法
盘存结果处理
对盘存结果进行分析，及时发现资产短缺、闲置等问