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文件名称:行政工作职责与流程标准化培训.pptx
文件大小:2.84 MB
总页数:27 页
更新时间:2025-05-18
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文档摘要

行政工作职责与流程标准化培训

演讲人:

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目录

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行政职责体系概述

固定资产管理要求

日常事务管理规范

行政流程优化方法

会议组织与协调实务

应急事务处理机制

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行政职责体系概述

负责组织、协调、监督公司的行政事务,确保行政管理的规范性和高效性。

负责公司员工的招聘、培训、考核、薪酬等人力资源管理工作,为公司提供优秀的人才保障。

负责与政府部门、行业协会、媒体等外部机构的联系和沟通,维护公司的形象和声誉。

负责公司资产的管理和维护,包括办公设备、车辆、房产等,确保公司资产的安全和完整。

部门职能定位

行政管理

人力资源

公共关系

资产管理

行政经理

负责制定行政管理规章制度、监督行政执行情况、协调部门内部工作、处理突发事件等。

行政主管

负责日常行政事务的管理和执行,包括文件收发、会议安排、接待来访、资产管理等。

行政专员

负责具体行政事务的处理和执行,包括办公用品采购、员工考勤、档案管理等。

前台接待员

负责公司前台接待、电话接听、来访登记、邮件收发等日常工作。

岗位职责划分

决策权

行政经理具有对行政事务的决策权,但需在公司规章制度和法律法规的框架内进行。

监督权

行政经理和行政主管对行政事务的执行情况进行监督,发现问题及时汇报和处理。

建议权

所有岗位人员均可对行政事务提出建议和意见,为公司制定更加科学合理的行政管理制度提供参考。

执行权

行政主管和行政专员在行政经理的领导下,具有对行政事务的执行权,需按照公司规章制度和工作流程进行。

权责边界说明

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日常事务管理规范

公文收发管理流程

公文接收

接收上级和其他单位的公文,做好接收登记,确保文件无遗漏、无损坏。

公文分类

对接收的公文进行分类,按照重要程度、紧急程度等原则进行初步筛选。

公文办理

对筛选后的公文进行阅读、研究,提出拟办意见,并呈送领导审批。

公文归档

将办理完毕的公文进行归档,做好档案管理和保密工作。

提前了解来访者的身份、目的、时间等,做好接待准备。

接待准备

认真听取来访者的意见和要求,做好记录和反馈,协助解决问题。

接待过程

按照公司的差旅接待标准,为来访者提供合适的接待服务,包括交通、住宿、餐饮等。

接待标准

对接待过程进行总结,及时向上级汇报情况,并提出改进建议。

接待总结

差旅接待标准执行

办公用品申领规则

申购计划

根据部门需求,制定办公用品申购计划,并报领导审批。

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申购流程

按照规定的申购流程,办理申购手续,确保申购的办公用品及时到位。

申购标准

按照公司规定的标准,选择合适的办公用品,避免浪费和超标。

物品管理

对领用的办公用品进行登记和管理,确保合理使用,防止丢失和损坏。

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会议组织与协调实务

确定会议目的与议程

明确会议主题、目标、议程和参会人员,避免会议内容杂乱无章。

会前筹备清单管理

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安排会议时间和地点

考虑参会人员的日程安排,选择适合的会议时间和地点。

02

发送会议通知和资料

提前通知参会人员会议时间、地点、议程和参会要求,并准备会议相关资料。

03

场地与设备准备

检查会议室设施、设备是否完好,准备会议所需物品,如纸张、笔、投影仪等。

04

会中服务执行要点

接待与签到

热情接待参会人员,做好签到和登记工作。

协调会议进程

按照议程安排,掌握会议时间,协调各环节之间的衔接。

做好会议记录

详细记录会议讨论内容、决策结果和下一步行动计划。

传递信息和资料

及时将会议中的重要信息和资料传递给参会人员,确保信息畅通。

会后纪要归档流程

整理会议记录

对会议记录进行整理、归纳和提炼,形成会议纪要。

审核会议纪要

由会议主持人或指定人员对会议纪要进行审核,确保无误。

发送会议纪要

将审核后的会议纪要及时发送给参会人员和相关领导,以便执行和跟进。

归档会议资料

将会议资料(包括会议通知、议程、签到表、会议记录等)整理归档,以备查阅。

04

固定资产管理要求

审批程序

各部门需提交固定资产采购申请,经财务部门审核后报上级领导审批。

采购审批流程规范

供应商选择

选择有资质、信誉良好的供应商,确保采购的固定资产质量可靠。

合同签订

与供应商签订合同,明确双方权益和责任,确保采购过程合法合规。

设备登记维护标准

设备登记

新购设备需进行验收、登记,建立详细的设备档案,记录设备的基本信息、使用状态等。

维护保养

维修管理

定期对设备进行维护保养,确保设备的正常运转和延长使用寿命,具体维护周期和维护内容需根据设备类型和使用情况确定。

设备出现故障时,需及时报修,由专业维修人员进行维修,确保设备的正常使用。

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盘存周期

采用实地盘存、账面盘存等多种方法,确保盘存结果的准确性。

盘存方法

盘存结果处理

对盘存结果进行分析,及时发现资产短缺、闲置等问