物资采购管理制度及流程
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目录
CATALOGUE
01
采购制度总则
02
采购计划管理
03
供应商管理规范
04
采购执行流程
05
监督与问责机制
06
制度优化与更新
01
采购制度总则
适用范围
本制度适用于公司所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品等。
采购原则
采购活动应遵循公平、公正、公开原则，确保采购质量和效益最大化。
制度适用范围与原则
采购权限
根据采购金额、物资类别等，设定不同层级的采购审批权限，确保采购活动有序进行。
责任划分
明确采购、验收、审批等各个环节的职责，确保责任到人，避免推诿扯皮。
采购权限与责任划分
采购活动必须遵守国家法律法规和公司规章制度，确保采购行为合法合规。
合规性要求
建立风险预警、风险评估和风险处置机制，及时发现和处置采购过程中的风险，保障公司利益不受损失。
风险控制
合规性要求与风险控制
02
采购计划管理
需求部门提报
各需求部门根据实际需求和库存情况，向采购部门提报采购需求。
采购部门审核
采购部门对收到的需求进行审核，包括需求合理性、采购数量、规格型号等。
审核通过
审核通过后，采购部门将需求列入采购计划，并通知需求部门。
审核未通过
审核未通过的需求，采购部门需与需求部门沟通协商，调整或取消采购计划。
需求提报与审核流程
预算编制与成本控制
预算编制
采购部门根据年度采购计划，编制相应的采购预算，并报请财务部门审批。
成本控制
采购部门在采购过程中，要严格控制采购成本，确保采购费用在预算范围内。
预算调整
如需调整采购预算，需经过财务部门和相关领导的审批，并说明调整原因和方案。
年度/季度计划审批机制
年度/季度计划制定
采购部门根据公司的战略目标和实际需求，制定年度/季度采购计划。
计划审批
采购计划需经过公司领导和相关部门的审批，确保计划的合理性和可行性。
计划执行
审批通过后，采购部门按照计划执行采购任务，确保采购工作的顺利进行。
计划评估
采购部门定期对采购计划的执行情况进行评估，总结经验教训，提高采购效率和质量。
03
供应商管理规范
对供应商的生产许可、质量认证、环保认证等资质进行审查，确保供应商具备合法生产和供应的能力。
实地考察供应商的生产场地、设备、工艺、流程等，评估其生产能力和质量管理水平。
对供应商提供的样品进行质量检测，确保其符合公司的采购标准和要求。
综合考虑供应商的价格、成本、运输等因素，确保采购价格合理。
供应商筛选与准入标准
资质审查
工厂审核
样品测试
价格评估
合作评价与动态分级
定期评价
定期对供应商的供货质量、交货及时性、服务等方面进行评价，确保供应商持续满足公司的采购需求。
动态分级
激励与改进
根据评价结果，将供应商分为不同的等级，给予不同的合作机会和优惠政策，如增加采购量、优先付款等。
对表现优秀的供应商给予奖励，对存在问题的供应商提出改进建议，并跟踪其改进效果。
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黑名单与退出机制
黑名单制度
对严重违反公司采购规定或质量标准的供应商，将其列入黑名单，禁止与其合作。
退出机制
对于连续多次评价不合格或存在严重问题的供应商，及时终止合作，避免给公司带来更大的损失。
替代供应商
在终止与某供应商的合作后，及时寻找并培养替代供应商，确保公司的采购业务不受影响。
04
采购执行流程
对参与投标的供应商进行资质、信誉、技术等方面审核。
供应商资质审核
根据报价、质量、交货期等因素综合评定，确定中标供应商。
评标与比价
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04
采购需求、条件、标准等公开透明，确保公平竞争。
招标信息公开
将中标结果进行公示，接受各方监督。
招标结果公示
招标/比价采购流程
明确双方权利、义务、违约责任等条款，防范风险。
合同条款制定
合同签订与履约监管
按照公司规定程序签订，确保合同合法有效。
合同签订程序
对供应商执行情况进行跟踪和监管，确保合同履行。
履约过程监管
如有违约行为，及时采取措施进行处理，维护公司利益。
违约处理
物资验收与入库标准
验收标准制定
根据采购合同和公司内部标准制定验收标准。
验收程序执行
按照验收标准对物资进行数量、质量等方面验收。
验收结果记录
将验收结果详细记录，作为结算和质量追溯依据。
入库管理规范
通过验收的物资按照规范进行入库管理，确保物资安全、完好。
05
监督与问责机制
内部审计部门
负责对采购过程进行全面审计，确保采购活动合规、有效。
采购文件审查
审计采购文件，包括采购计划、询价文件、合同等，确保其完整、准确、合规。
供应商选择
审计供应商的选择过程，确保供应商具备资质、信誉和履约能力。
采购过程监督
对采购过程进行监督，确保公平、公正、公开，防止暗箱操作。
采购过程审计要点
异常问题报告
发现异常问题及时向上级领导或监