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公司文件和档案管理制度
目的
为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
依据
《危险化学品从业单位安全标准化通用规范》（AQ3013-2008）
术语
公司文件和档案：公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保护价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，分为受控档案和非受控档案。
职责
总经理：对公司文件和档案的编制与修订进行最终审批，确保制度符合公司实际需求和法律法规要求。
企管部：定期对各部门的文件和档案管理情况进行监督检查，确保各项制度得到有效执行，对监督检查中发现的问题，提出整改意见，并督促相关部门及时整改，负责重要文件的销毁工作。
设备管理部：负责设备类、工程类文件档案和公司档案库中重要文件的归档、保管和借阅工作。
财务系统：负责按规定独立建档保管财务档案资料。
人力资源部：负责建档保管公司人事档案、培训记录、健康档案的资料。
供销系统：负责建档保管供应销售部门的购销合同的管理。
安全部:负责建档保管属于安全管理的文件资料的管理。
环保部:负责建档保管属于环保管理的文件资料的管理。
其它各部门：负责本部门文件资料、图纸、合同等日常的收集、利用、分类、审批、归档、借阅和销毁工作，并积极整改企管部提出的问题。
管理要求
1.归档范围
1.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
1.2本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
1.4本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
1.5本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
1.6本公司的营业执照及各类证照。新厂建设前期调研材料、批文、备案证、土地证等相关材料。
1.7本公司的安全生产文件、安全生产会议记录、隐患排查台账、培训记录、资格资质证书、检查和整改记录、职业健康管理记录、安全活动记录、法定检测记录、关键设备设施档案、相关方信息、应急演习信息、事故管理记录、标准化系统评价报告、维护和校验记录、技术图纸等。
2.收集管理与整理
2.1文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交分管副总审阅后归档。负责本部门文件和档案的日常管理，包括文件的起草、审批、归档等。
2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交企管部备案。
2.3应制定统一的文件编号规则，以便于文件的识别和管理，编号组成为：公司名称-部门简称-文件类型-序号，例：****-LH-NH-009，其中BH****表示****，LH表示硫磺，NH表示能耗，009为序号。
2.4对于电子文件，行政系统配备移动硬盘，用于电子文件定期备份，存储在专用的电子档案存储设备中，并采取相应的安全防护措施。
2.5存档文件应为原件（无原件可存复印件），并要保持齐全、完整，对破损的文件应当修整；
2.6存档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，杜绝出现圆珠笔、铅笔字迹，字迹模糊或易褪变的文件应予以复印；
2.7各种上行文及本单位红头文件在成文三天内由出文人员交档案管理人员存档并登记。
2.8各种机械设备，安装完毕后30天内，相关负责人将机械设备说明书及相关资料交档案管理人员存档并登记。
2.9大件办公用品购入后一周内，相关负责人将说明书等材料交档案管理人员存档并登记。
2.10新厂建设前期调研材料、批文、备案证、土地证、图纸等相关资料，自取得之日起三日内交档案室存档并登记。
2.11中标标书及合同在合同签订后一周内交档案室存档并登记。
2.12各项目竣工材料由相关负责人在项目竣工验收后一周内，交档案室存档并登记。
2.13音像文件名称具有可识别性，名称包括事项内容、时间等,否则，档案人员不予接收确认。
3.归档要求与保管
3.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.2档案管理人员对档案的完整性进行检查后，在《存档登记表》上签字，如档案有污渍、破损、涂改、缺失等情况需注明。
3.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
3.4不同年度的文件不得放在一起立卷：跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
3.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
3.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
3.7无需定