北京用友软件股份有限公司咨询服务部
第PAGE3页共NUMPAGES3页
关于采购业务各岗位工作规定
为了加强采购业务中相关岗位的配合，更好的完成本职工作，针对ERP系统应用问题，现就本企业采购业务制定以下规范。
一、采购业务规范：
业务员岗：
供应（设备）处根据车间报送的书面计划及时制定采购计划，在与供应商签订购货合同（协议）或协商价格后，在确定送货品种、数量、价格等情况后，及时在采购管理系统中录入《采购订单》。
车间紧急计划需送现场或仓库的，在业务发生后的两个工作日内补录《采购订单》，并及时到仓库补办入库手续，但出库单需押到相应入库单录入后再录出库单，但不许跨月。
2．供应（设备）处统计员：
供应（设备）处统计员须将车间提交的采购计划及时录入ERP系统，对于存货档案中不存在的存货，供应（设备）处统计员需要与仓库保管员、设备管理员对新增存货的类别、名称、规格型号进行确认，在确认无误后方可新增存货档案，不得擅自添加。
对于供应商档案中不存在的新增供应商，由ERP系统支持人员确认无误后，由供应商提供供应商全称、税号、开户行、银行账号、联系方式、地址后添加供应商档案。不得擅自添加。
3.供应（设备）处长：
供应（设备）处长及时审核《采购订单》，对业务进行指导和监督并按本规定进行考核。
4.供应商：
货到之后，供应商先到供应处（设备处）确认《采购订单》，再到仓库办理入库手续。
库库管员：
入库业务：
仓库库管员参照订单生成采购入库单，认真核对实物与订单名称、规格型号、单位等情况，允许实收数量比订单数量少的入库。
发现具体实物与订单不符的情况下，联系供应（设备）处及时进行订单的修改工作，否则在经仓库主任批准后可拒收此种货物。
对于存在途耗情况的存货如：柴油等，仓库在办理入库时，需要供应商出具供方的销货清单（验证供方发货数量）或随货通行单，仓库保管员直接修改入库单数量及金额，入库数量按照本公司过磅数量，入库单价按照订单不含税价处理，入库总金额为对方过磅数量×订单不含税价格。
库管员打印《采购入库单》。
库管员电话联系仓库主任。库管员在确认仓库主任在的情况下，由供应商带《采购入库单》到仓库主任处签字。库管员在确认仓库主任不在的情况下，留存《采购入库单》所有联，并在当天下班前把第二、三、四联送交仓库主任。
对于机修分厂加工件或委外加工以其它入库单形式办理入库，手工填写入库单。
发生退货业务时，在库存管理系统中参照原采购订单，生成需退数量的红字采购入库单，打印.供应商将二三四联提交到材料会计处入账。
出库业务：
1)仓库库管员根据车间领料及时录入《领料单》，第二天下午5点之前交仓库主任。
2)外单位用料，填好《材料销售结算单》后到财务处办理盖章转账手续，财务留存第二联（核算会计岗）、第三联（财务岗）。
3)主厂区仓库与厂外的分厂仓库间的移库，财务将《移库单》的公司财务处联、发货方三级账联留存。
出库调整业务：
1)上月材料出库错误，本月可以由库管员直接进行材料出库的调整并注明调整原因，同时，递交手工《领料单》（红冲及蓝字两张）
2)如果是库存结存数量错误，必须报仓库主任及财务处审批后才能处理。
6．仓库主任：
1)仓库主任对供应商提交的《采购入库单》签字，由供应商带走第三联。仓库主任留存第二、第四联，第二天上午交财务材料会计岗。
2)仓库主任对库管员提交的《采购入库单》签字后，留存第三联转交供应商。第二、四联在第二天上午交财务材料会计岗。
7．材料核算岗：
1）材料核算岗接收采购入库单及相关过磅单，进行审核。
2)材料核算岗在下班之前到仓库主任处取《领料单》。对不合规定的材料领料单退交仓库，仓库库管员在接到单据后的一天之内修改完毕后返回。
3)供应商开票后，有合同的，供应商携采购入库单、采购合同、采购发票，交到财务结算室比对合同、审核签字，标名合同号，再经供应（设备）处处长签字后，直接转财务处长签字，交财务核算室；没有合同或与合同不符的，经供应处（设备）处长签字、经理签字，转财务处处长签字，交财务核算室。
4)财务材料核算岗核对无误后，录入采购发票，并及时转交财务应付岗。
5)对材料及时记账，按周出据《生产单位材料耗用明细表》。
应付往来岗：
1)对材料核算岗递交的《暂估入账单（红字）》、《增值税发票》及《采购入库单》进行审核，入账。应付会计岗不再接收入库材料供应商发票。
2)付款前，根据付款情况出《付款计划表》
9．奖励措施：
业务员及时录入《订单》（含车间紧急计划），月内未出任何错误，一次性奖励10元，连续三个月内未出任何错误，一次