基本信息
文件名称:行政秘书技能培训.ppt
文件大小:1.25 MB
总页数:92 页
更新时间:2025-05-19
总字数:约8.61千字
文档摘要

EssentialSkillsforExecutiveSecretary

行政秘书技能培训;行政秘书技能培训…;

TheRoleoftheExecutiveSecretary

第一章:行政秘书的角色

;1秘书的类别…

2秘书的职业特征…

3秘书工作的性质与特点…

4秘书的作用……;;1秘书的类别…;B公司秘书……

又称“董事会秘书〞、“执行秘书〞。他们执行董事会决议或董事会指示,监督并管理公司财务\人事\对外联络事务;与公司总经理及各部门经理保持公务联系,做好协调工作;组织董事会,向董事会汇报公司财务、人事等情况,答复董事质询等。;C通讯秘书……

他们普遍效劳于政府机关、社会团体和大中型企业。其职责是负责办公室\电报、电传、信件等通讯事务;文件的起草\打字、誊印\编排、校对;记录上司口述或会议情况,整理录音,传递上司口头指示和书面指令等等。;;E医学秘书……

这类秘书人员效劳于医院或私人诊疗所。他们负责与病人约定诊疗时间、挂号、收费,办理住院手续;打印病史资料和医疗护理记录;帮助配药、送药;负责订购药品、医疗器材和办公用品等。;f法律秘书……

这是指效劳于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员。他们负责接待或随同律师访问当事人,记录、整理当事人口述,起草、打印法律文件;安排法律事务处理程序;保管法律文件或证明材料;执行律师交办的其他事务等。;效劳的直接性……

A秘书工作的内容与领导工作是一致的,即领导做什么秘书也做什么;

B秘书做工作几乎都是领导亲自指派\直接安排的,秘书也是直接向领导请示、汇报的;

C秘书做工作是直接对领导负责的,其结果\成败与领导直接有关。;效劳的稳定性……

很多职业的效劳都有其“业缘性〞和“偶然性〞。比方营业员与顾客之间,一次商品交易完成了,其关系就结束。医生给病人治疗,病人治愈或不治身亡,其关系也就随之断绝。而秘书与其效劳对象之间却有相对的固定性。可能是几天几个月,也可能长达几年甚至几十年,要到秘书自己辞职或被解聘才告结束。;知识化……

秘书以处理书面信息为主要工作内容,以办公室或称“写字间〞为主要工作地点,以笔墨\打印机、复印机、\电脑等现代工具\设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为根底。秘书属于知识分子,属于办公人员,属于“白领〞阶层。中\高级秘书还被称为‘‘参谋’’、‘‘参谋’,属于‘‘智囊型’’人物。;年轻化……

从世界范围采看,秘书队伍比较年轻,平均年龄为26岁左右,一般为20岁至35岁。

客观上讲,秘书工作繁忙,对脑力、体力要求都较高,尤其是记忆力、灵敏度、准确性等,这些都是年轻人的优势。因此,秘书的职业年龄比较短,“新陈代谢〞也较快。但少数高级秘书\秘书官员或私人秘书除外。;女性化……

从世界范围来看,女性秘书在人数上占绝对优势。这是由女性的心理素质决定的。西方国家的中、初级秘书女性到达90%,而高级秘书侧重于调查研究\出谋划策,侧重于逻辑思维和高科技,工作富于变动和挑战性,因此男性较多。欧美国家大多数女性秘书是初级秘书,是“文员〞,被称为“Officegirl〞。;无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书,也无论秘书人员的类别或层次,其工作性质与特征是大体相同的,具有某些共性,或可以说是职业特点……;辅助性……

“辅助〞是相对于“主导〞而言的。辅助,既非主导的,又是与主导密切相关,相对于主导而存在的。辅助,是指在主导的领导、指挥\控制之下,又是从旁帮助主导完成共同的目标。秘书人员就是处于助手的地位,它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务,实现其预定的目标。;综合性……

所谓综合,就是指不同类型\不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作,又有临时的、突发性工作;既有操作简易的工作,又有操作复杂的工作。门类众多、内容复杂。;;效劳性a……

1.文书撰写(上司口述或会议记录、整理,文件起草\修改、润色等);

2.文书制作(打字、复印、编排、装订等);

3.文书处理(收发、传递、办理飞保管\立卷等);

4.档案管理(归档、鉴定、管理、提供等);

5.会议组织(准备、记录、文件、善后等);;;;助手作用……

秘书作为上司的直接工作助手,起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关,譬如上司会见来访者的把关,接听的把关,发出文件\信函的把关,接待\会议以及办公室费用开支的把关等等。董事会或公司总裁的