软件费用报销流程说明书
演讲人：
日期:
CATALOGUE
目
录
01
费用报销范围
02
申请前准备要求
03
报销单填写规范
04
多级审批流程
05
财务处理阶段
06
后续管理机制
01
PART
费用报销范围
涵盖绘图、图像处理、动画制作等创意类工具。
图形设计软件
包括编程语言、数据库、集成开发环境等开发工具。
编程开发工具
01
02
03
04
包括文字处理、电子表格、演示文稿等常用工具软件。
办公软件
如防火墙、杀毒软件、安全检测等安全工具。
网络安全软件
适用软件类型清单
正规渠道采购
严禁通过盗版、破解等非法途径获取软件，以避免法律风险。
禁止非法获取
统一采购管理
由公司IT部门或采购部门统一采购和管理软件，确保采购过程的合法性和规范性。
必须通过公司指定的合法渠道进行采购，包括官方网站、授权代理商等。
授权采购渠道说明
报销金额上限标准
常规软件
按照公司规定的标准报销，不超过软件市场价格的合理范围。
特殊软件
定制开发软件
对于价格较高的特殊软件，需提前申请并获得批准，方可报销。
根据开发成本和市场价格进行评估，确定合理的报销金额。
1
2
3
02
PART
申请前准备要求
费用发生凭证整理
必须提供合法、有效的发票，发票内容需与报销的费用相符。
发票
填写完整的报销单，包括费用明细、金额、日期等关键信息。
报销单
如合同、协议、活动方案等，需与费用发生相关联。
相关凭证
将整理好的费用发生凭证提交给相关部门或领导进行审批前沟通。
审批预沟通流程
提交申请
及时获取审批意见，如有需要修改或补充的事项，需尽快调整。
审批意见
与审批人员就费用报销事项进行确认，确保后续流程顺利进行。
沟通确认
确保报销申请人的个人信息准确无误，如姓名、部门、职位等。
系统预填信息核对
核对个人信息
核对系统预填的费用信息是否与实际发生费用相符，如有差异需及时调整。
核对费用信息
确认报销款项的收款账户信息是否正确，以避免打款错误。
核对账户信息
03
PART
报销单填写规范
包括出差期间的住宿费、交通费、伙食费等。
差旅费
包括培训报名费、资料费、交通费等。
培训费
01
02
03
04
包括日常办公用品、电脑配件、耗材等。
办公费
无法归类到上述类别的费用。
其他费用
费用分类编码选择
票据粘贴格式标准
票据要按时间顺序排列，先发生的费用放在前面。
票据背面要写上费用发生的具体事项和金额。
票据要用胶水粘贴，确保不会脱落。
票据粘贴要整齐有序，确保信息清晰可见。
事由说明撰写要点
说明费用发生的背景、原因和用途。
01.
详细说明费用发生的时间、地点和人员。
02.
如有特殊情况，需单独说明并附相关证明材料。
03.
04
PART
多级审批流程
部门初审责任人
责任人
各部门经理或主管。
审批内容
审批权限
审查费用申请的真实性和合理性，确保费用与部门业务相关且符合公司政策。
对费用申请进行初步审批，有权退回不符合要求的申请。
1
2
3
财务合规性核查
财务部门专业人员。
核查人员
核对费用申请的发票、单据等凭证是否合法、合规，并检查费用是否符合公司预算和财务规定。
核查内容
对合规性进行标记，如有不合规情况需退回申请部门重新调整。
核查结果
针对特定项目或高额费用，需经过更高层级的审批。
特殊授权审批路径
审批路径
公司高层管理人员或特定审批委员会。
审批人员
项目需求、公司政策以及风险控制等因素综合考虑。
审批依据
05
PART
财务处理阶段
审核发票信息
通过税务系统或相关工具验证票据的真实性和有效性。
验证票据真伪
核实消费明细
对于涉及明细的票据，需仔细核对明细内容与发票是否相符。
核对发票上的抬头、金额、开票日期等信息是否与报销申请一致。
票据原件核验规则
根据公司规定，选择合适的支付方式，如银行转账、现金支付等。
支付方式与周期
支付方式
明确费用报销的支付周期，如每月、每季度或每年支付一次。
支付周期
对于某些费用，可能需要预付并在后续报销时进行结算。
预付与报销
退单重审触发条件
若财务审核时发现报销申请存在不符合规定的情况，将触发退单重审。
审核不通过
当报销金额超过规定的限额时，系统将自动触发退单重审。
金额超限
若票据原件存在问题，如伪造、过期等情况，将触发退单重审。
票据问题
06
PART
后续管理机制
报销记录查询方法
线上查询
通过公司内部系统或云平台，按报销单号、报销人、报销时间等条件快速查找报销记录。
线下查询
定期审计
对于无电子记录的报销，可查阅纸质报销凭证或财务部门的存档记录。
财务部门会定期对报销记录进行审计，确保报销费用真实、合理、合规。
1
2
3
提交申诉
当员工对报销费用产生争议时，可向上级主管或财务部门提交申诉，并说明具体情况。
初步处理
财务部