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固定资产采购业务流程及说明
业务场景描述
固定资产采购业务流程是在企业最基本的最常用的流程，采购订单的下达、到货物资的确认、入库与供应商的结算都在同一个财务核算主体内。固定资产的采购审批比较严格，一般由专管部门采购。对于集团企业，一般由集采公司进行统一招标，集团总裁或者副总裁参与审批。具体采购过程可由各分公司采购职能部门按照标书的要求执行采购。一般是货物先到、发票后到，但也存在货票同到的情况，固定资产的检验过程一般是先将货物卸到暂存区，然后组织相关部门检验。
适用范围
物资需求部门、基建部门、设备管理部门、采购管理部门、后勤管理部门、财务部门。
控制目标
由于固定资产在企业资产总额中一般都占有较大的比例，确保企业资产安全、完整，意义重大。因此，企业对固定资产的各个环节的管理十分重视。
尤其是对采购需求严格控制，原有的固定资产报废凭证一般与需求部门采购申请同时提交，对于新增的固定资产采购需求一般由设备部门作\o技术经济论证技术经济论证，而且采购审批须有相关管理部门会签及总裁或副总裁审批。
为了确保能够采购到低价优质的固定资产，产生经济效益，企业在为某工程项目购置固定资产时，一般由工程部，审计、财务，\o投资投资、专家及使用单位，共同参与\o项目论证项目论证、\o公开招标公开招标等环节的工作。
固定资产的检验过程一般是由设备管理部门、质量检验部门等共同检验，以保证质量。
为了便于固定资产的保养维护及监控固定资产的流动情况，一般在固定资产的入库环节会制定固定资产卡片。
为了准确计算固定资产的价值并防止固定资产的流失，在购入资产后，企业通常会对固定资产进行定期盘点及固定资产折旧。
业务流程图
流程说明
序号
部门及岗位
输入单据
流程说明
输出单据
处理状态
00
需求岗
无
汇总本部门需求计划
固定资产购置申请单
系统外
05
请购业务场景相关岗位
固定资产购置申请单
转入请购业务场景
NC请购单
系统内
10
设备管理部门/采购部门采购员
NC请购单
组织采购及招标
标书
系统外
15
设备管理部门/采购部门采购员
NC请购单
根据要采购的物资，在系统中查找合格供应商，并参照系统对各家供应商的评估报告选择合适供应商
无
系统内
20
设备管理部门/采购部门采购员
标书
参照标书签署采购合同
NC采购合同
系统内/系统外
25
设备管理部门/采购部门采购员
NC请购单/NC采购合同
参照请购单/采购合同，生成采购订单
NC采购订单
系统内
30
设备管理部门/采购部门采购员
NC采购订单
依据采购订单通知供应商送货
送货通知
系统外
35
预付款业务场景相关岗位
NC采购订单
转入预付款业务场景
付款单
系统内
40
供应商
NC采购订单
依据采购订单送货
送货单/采购订单
系统外
45
设备管理部门/采购部门采购员
NC采购订单
跟踪订单执行情况
无
系统外
50
设备管理部门/采购部门采购员
NC采购订单
收到货物放入仓库暂存区
NC采购到货单
系统内/系统外
55
设备管理部门/采购部门采购员
NC采购订单
通知检验先关部门
无
系统外
60
设备管理部门/质检部门
NC采购到货单
组织进行质量检验
NC质检单
系统内/系统外
65
仓储部门
NC质检单
检验合格品办理入库
NC采购入库单
系统内
70
设备管理部门/仓储部门
NC采购入库单
建立固定资产卡片
NC固定资产卡片
系统内
75
需求岗
无
查询库存确认入库
无
系统内
80
退货业务场景相关岗位
NC质检单
检验不合格品转退货业务场景
退货业务场景相关输出单据
系统内/系统外
85
供应商
NC采购入库单
开发票
发票
系统外
90
设备管理部门/采购部门采购员
发票
收到采购发票
无
系统外
95
财务部应付会计
采购发票
核查收到的发票及采购订单，参照采购入库单生成采购发票
NC采购发票
系统内
100
应付业务场景相关岗位
NC主应付单
转入应付业务场景
应付业务场景相关输出单据
系统内/系统外
105
财务部应付会计
采购发票采购入库单
核销采购发票与采购入库单，进行结算
NC采购结算单
系统内
产品配置、关键预配置参数
产品配置
需要配置的单据有：请购单、采购合同（视业务需要确定）、采购订单、采购入库单、采购发票、主应付单（采购应付单）。在采购发票的的消息驱动中需要配置发票的传应付动作，生成保存状态的采购应付单（视业务需要确定）。
单据代码
单据名称
参照/自制
单据来源
驱动方式
20
请购单
自制
Z2
采购合同
自制/参照
请购单
21
采购订单
参照
请购单/采购合同
23
采购到货
参照
采购订单
45
采购入库单
参照
采购到货
25
采购发票
参照
库存采购入