最佳业务实践应用方案包 PAGE2
普通采购业务流程及说明
业务场景描述
普通采购业务流程是在企业最基本的最常用的流程，采购订单的下达、到货物资的确认、与供应商的结算都在同一个财务核算主体内。进行业务操作时，一般是货物先到，供应商开具的发票（对于采购方—企业来说是采购发票，采购方不开发票）后到。
常见于集团各公司的原材料、包装、辅材、备品备件、五金件、设备的采购业务。
适用范围
物资需求部门、采购管理部门、物资管理部门、财务部门应付会计
控制目标
构建集团、分（子）公司统一的采购业务管理平台，确保采购业务的有效执行、业务过程可控、可视，并能够根据企业发展要求随时调整执行。
实现采购业务从采购协议、采购计划、采购合同、到采购到货、采购验收、采购入库、应付款管理、供应商结算、存货入库成本核算、会计核算、统计分析等整个采购业务链的管理。
可以实时掌控集团的全局库存，制定合理的采购计划，达到按需采购、及时采购、控制库存的目标。
实现供应商极其相关业务人员历史交易数据的汇总分析，对供应商进行科学、及时、准确的评估，实现集团级的统一供应商管控、有效控制采购质量与价格，有效地控制采购成本与风险。
快捷、准确的确认采购成本，实现准确、真实的采购业务分析，为领导者采购决策提供有力依据。
业务流程图
流程说明
序号
部门及岗位
输入单据
流程说明
输出单据
处理状态
00
需求部门
根据销售订单状况、历史销售数据情况预测，确定和提出物资需求。
手工处理
05
需求部门
根据物资需求填制采购申请单或请购单；
物资需求申请单/请购单
手工处理
15
采购部门
供应商信息
在公司供应商信息中找出合适的供应商，
系统处理
25
采购部门-采购员
如果需要签订采购合同，则在系统中录入采购合同
采购合同
系统外业务、系统处理
30
采购部门-采购员
请购单/采购合同
根据请购单或采购合同生成采购订单
采购订单
系统处理
35
采购部门-采购员
采购订单
根据采购订单/合同状况通知供应商发货
系统外业务
40
供应商
按采购需求送货；
系统外业务处理
45
采购部门-采购员
采购订单执行情况的追踪；
系统外业务处理
50
采购部门-采购员
质检员
仓库管理员
采购到货接收、报检、入库处理；
系统外业务、系统处理
55
需求部门
采购订单
到货单
采购入库单
请购到料情况查询；
系统处理
60
供应商
根据双方对帐信息开出销售发票
系统外业务处理
65
采购部门-采购员
跟踪接收供应商开出的发票
系统外业务处理
70
财务部门
采购入库单
根据接收到的供应商发票、采购入库信息进行采购发票登记；
采购发票、结算单
系统外业务、系统处理
75
财务部门
采购发票
根据公司的采购业务管理，系统自动确认采购应付业务；
应付单
系统处理
80
财务部门
采购订单、采购发票
根据采购发票办理付款业务；
付款单
系统外业务、系统处理
产品配置、关键预配置参数
具体业务审批流程配置需要结合企业采购业务特点配置使用。
配套政策与建议
1、依据订单跟踪表监管采购收货进度的跟踪。
2、通过对订单进行控制，从源头控制掌控采购的价格，监督采购业务的执行。
……
关键管理报表
单据及报表编号
单据及报表名称
内容说明
格式
01
请购单
企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单
系统
02
采购订单
企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等
系统
03
到货单
接收的供应商发货单信息
系统
04
采购入库单
采购到货确定办理入库的单据
系统
05
采购发票
供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款
系统
06
采购订单执行统计表
可以查询符合条件的订单记录的执行情况，用户可以查询某张订单或某采购员的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况
系统