最佳业务实践应用方案包 PAGE2
消耗性采购业务流程及说明
业务场景描述
消耗性采购业务流程是在企业最基本的最常用的流程，采购订单的下达、到货物资的确认、与供应商的结算都在同一个财务核算主体内。进行业务操作时，一般是货物与供应商开具的发票同时到厂，实际业务中也存在企业的自主市场采购行为。
常见于集团及下属各分（子）公司的日常办公用品、劳保用品等低值易耗品的采购业务。
适用范围
物资需求部门、采购管理部门、物资管理部门、财务部门应付会计
控制目标
由于消耗性采购发生的数量和金额一般不大，而且采购过来直接分发，而不用入库进行存货核算，会计上将这样的采购发生的金额记入部门费用。因此，集团不会耗费过多精力对这类业务进行过程管控。
一般情况是，分（子）公司要求各部门按照一定的周期（通常按照年度或者季度）制定各自的采购计划及预算上报公司进行审批，而各部门实际发生的领用应控制在此预算内。
通常企业里面不会对这类采购业务所涉及的供应商进行管理。
业务流程图
流程说明
序号
部门及岗位
输入单据
流程说明
输出单据
处理状态
00
需求部门综合管理岗
无
汇总本部门年度/季度需求计划
年度/季度物资需求计划表
系统外
05
需求部门综合管理岗
年度/季度物资需求计划表
在NC系统中输入请购单
NC请购单
系统内
10
采购部门采购员
请购单
审核各部门采购需求是否超预算，汇总各部门采购需求，执行采购，对于需要签订采购合同的采购行为，与供应商签订采购合同
采购合同
系统外
15
采购部门采购员
采购合同
将采购合同录入到NC系统中
NC采购合同
系统内
20
采购部门采购员
NC采购合同请购单
参照采购合同或者请购单生成采购订单
NC采购订单
系统内
25
预付款业务场景相关岗位
NC采购订单
转入预付款业务场景
预付款业务场景相关输出单据
系统内/系统外
30
采购部门采购员
NC采购订单
依据采购订单通知供应商送货
送货通知
系统外
35
供应商
送货通知
依据送货通知送货并开具发票
采购发票
系统外
40
采购部门采购员
NC采购订单
跟踪订单执行情况
无
系统外
45
采购部门采购员
NC采购订单
收到货物及采购发票
无
系统外
50
采购部门采购员
NC采购订单
清点货物数量，检验质量，通知需求部门领取
无
系统外
55
需求部门综合管理岗
请购单
按照请购单上的数量领取需求物资，签字确认
物资领取确认表
系统外
60
财务部应付会计
采购发票
核查收到的发票及采购订单，参照采购订单生成采购发票
NC采购发票
系统内
65
应付业务场景相关岗位
NC主应付单
转入应付业务场景
应付业务场景相关输出单据
系统内/系统外
产品配置、关键预配置参数
产品配置
需要配置的单据有：请购单、采购合同（视业务需要确定）采购订单、发票、主应付单（采购应付单）。在采购发票的的消息驱动中需要配置发票的传应付动作，生成保存状态的采购应付单（视业务需要确定）。
单据代码
单据名称
参照/自制
单据来源
驱动方式
20
请购单
自制
Z2
采购合同
自制/参照
请购单
21
采购订单
参照
请购单/采购合同
25
采购发票
参照
库存采购入库单
签字传应付并保存
F1
采购应付单
参照
采购发票
关键预配置参数
如果只配置了“传应付”的动作，那么需要在采购发票审核之后，手动点击传应付按钮，才会触发传应付操作。
也可以再配置一个“审核”时的动作，目的单据是“采购发票”，动作时“传应付”。这个配置的意思是发票审核，触发发票的传应付动作。这样就可以达到，发票审核之后自动传应付的效果。
单据设置
根据企业的实际情况进行设置。
配套政策与建议
建议对于合同总金额大于一定数额的情况，合同的审批权限升级。
严格控制预算，对于所报需求超过预算的情况，需严格审查。
关键管理报表
一般情况下不关注此类业务的报表，只需要系统中记录业务执行过程。