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公司证照管理办法
第一章目的??
第一条各类证照是企业进行规范经营的重要依据，为加强公司证照管理工作，明确证照申办、存档管理及使用各个环节中相关部门的责任，规范办理、存档、使用、借用流程，确保证照保管和使用的合法性、严肃性和安全性，从而有效避免法律风险，特制订本管理办法。
第二章适用范围
第二条公司证照是指经政府职能部门、行业协会及有关单位核发给公司的证明企业合法经营的有效证件和资格证明。公司证照包括：公司营业执照（组织机构代码证、税务登记证五证合一）、公司资质证书、安全生产许可证、安全生产标准化达标等级证书、管理体系认证证书、高新技术企业认证证书、土木工程学会会员证书等。
第三章职责
第三条公司证照的管理应遵循“明确职责、严格权限、归口管理、责任到人的”原则，确保证照的管理有序、办理及时、使用安全。
第四条公司证照的申办、年审、年报、维护、变更、延期等由各证照归属部门负责，各部门负责对接主管政府部门、机构对本部门有关证照的管理和维护，证照管理部门如下：
公司营业执照、高新技术企业认证证书由信息化管理部负责；分子公司营业执照由公司市场开发部负责；公司资质证书由投资业务部负责；安全生产许可证、安全生产标准化达标等级证由安全管理部负责；管理体系认证证书由技术中心负责；土木工程学会会员证书由生产管理部负责。
第五条证照的办理需在规定期限内完成。公司证照的办理应严格遵守审批程序，不得越权决定证照的申办、变更、年检、年报、注销、其他用途等事项，因违规造成损失或不良影响的，按公司制度追究当事人责任。
第四章证照的保管与使用
第六条证照的原件、复印件、扫描件统一交由公司信息化管理部负责保管，保管部门要明确保管及使用责任人，专人专柜进行证照保管，规范日常使用管理，保证证照保管和使用安全。证照管理人员要负责建立证照的管理台账，记录证照的名称、有效期限、办理机关、年审时间、到期日期、变更记录信息，要定期清查所保管的证照原件，确保账证相符；要保存证照原件的复印件及扫描件，作为备份档案管理。
第七条证照管理员因工作需要调动岗位时，应按照工作交接程序，要做好证照的交接，由移交人和接交人在核对证照台账清单数目后签字确认办理证照移交手续。
第八条公司各单位因业务需要借用证照原件和使用证照复印件及扫描件，按照审批程序办理原件借用和复印件及扫描件的使用手续，具体审批流程如下：
（1）原件、扫描件借用：使用人填写证照使用审批登记表—部门经理审批—证照管理员审核—证照主管部门经理审批—证照管理员办理登记借用手续
（2）复印件使用：使用人填写证照《复印件使用登记表》，证照管理员办理复印件发放手续，证照复印件一次使用10份以上的要提交本部门经理签批的申请报告，并列出使用明细。复印件需要加盖公章的，按照公章使用审批程序办理。
第九条证照管理员要严格按照审批流程执行证照原件和扫描件借用，复印件使用手续，同时做好《证照原件（扫描件）使用登记表》的实时登记，扫描件和复印件需在有字处注明使用用途，扫描件文件另需添加水印后方可借出，特殊要求需备注说明。
第十条公司证照原件的借用后应该妥善保管以免遗失，使用后应及时归还，任何人未经公司批准不得涂改、污损、复印、转借公司证照，擅自涂改、复印、转借公司证照一律无效。
第十一条公司证照不得遗失、损坏，如出现遗失或损坏，应立即向信息化管理部汇报，并立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办。
第十二条任何单位和个人不得利用证照从事违法活动，发现使用证照从事违法、违规活动者将给予当事人按照相关规定追究相应责任，并给予经济处罚，造成严重后果的，按照有关程序追究当事人刑事责任。
第十三条任何人员必须严格依照本制度规定程序使用公司证照，不符合本制度规定时，不得擅自使用。
第十四条违反本制度的规定使用公司证照，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，依照公司相关规定处理。
第五章附则
第十五条本办法由信息化管理部负责解释
第十六条本办法自发布之日起执行
附表：1、《证照原件（扫描件）使用登记表》
2、《证照复印件使用登记表》
附表1
《证照原件（扫描件）使用登记表》
证照名称
事由
使用部门
使用部门负责人
使用人
审批人
经办人
借用日期
归还日期
备注
附表2
《证照复印件使用登记表》
证照名称
数量
用途
使用部门
登记时间
使用人
经办人
备注