商务秘书实务（第4版）拓展内容
库存控制
企业在运营中所需要的办公用品、消耗品、小型办公设备应当满足需求，但又不能占
用大面积的库房和积压大量的存货，因此需要进行库存管理。一个有效的库存控制系统
对于提高办公效率、保证工作的完成起着很大的作用。
（一）库存控制的作用
在一个有效的库存控制系统中，准确的库存记录可以起到以下作用：保证大量的资
金不被不必要的库存占用；保证空间不被用来存储不必要的货物；能监督个人和部门对
物品的使用情况；保持充足的库存，以保证组织的顺利运作和消除由库存短缺而引起的
工作延迟；避免任何偷窃和破坏造成的损失；可利用准确的库存进行估价。
（二）库存定义
库存定义涉及三个概念，即最大库存量、最小库存量和再订货量。
最大库存量是为防止物品超量存储而保存该项物品的最大数量。库存物品的数量
在任何时候都不能超过这个最大库存量。确定这个数字时要考虑费用、存储空间和保存
期限。
最小库存量是为防止物品全部消耗完而保存该项物品的最小数量。当库存余额达
到这个水平时，必须采取紧急行动检查是否已经订货，并与供应商联系，确定可以接受的
交货时间。紧急时有必要向供应商紧急订购，以保证在很短的时间内就能交货。
再订货量，也称重新订购线。当库存余额达到这个水平时，必须订购新的货物来使
余额达到最大库存量。这个数字是由物品的平均使用量和物品交货时间的长短决定的，
一般用下面的公式计算：重新订购线=日用量×运送时间+最小库存量。
例如，每天要用去半包A4打印纸，运送时间需要6天，最小库存量是10包，重新订购
线就是：0.5×6+10=13包。
（三）库存控制卡
库存量可以手工记录在一连串的库存控制卡片上，或者在计算机中使用库存控制软
件、电子表格或数据库记录。无论使用什么系统，都是记录同样的信息。每一种物品都
要有一张库存控制卡。库存控制卡用以登记、接收和发放物品，并使管理人员随时掌握
物品的最大库存量、最小库存量和再订货量。
库存控制卡的内容主要有：
（1）项目。库存项目要准确描述，包括大小、颜色和数量。
（2）单位。货物订购、存储和发放的单位，如盒、包等。
（3）库存参考号。给每一库存项编号，一般与存放位置相联系，例如Ｃ４，代表柜子
编号为Ｃ，架板编号为４。
（4）最大库存量。一项物品应该存储的最大数量。
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（5）再订货量。当库存余额达到这个水平时，必须订购新的货物。
（6）最小库存量。当库存余额达到这个水平时，须采取紧急行动检查订货情况，并确
保尽快交货。
（7）日期。必须记录所有行动的日期。
（8）接收。记录所有接收信息，包括发票号和供应商的名称。
（9）发放。记录发放物品的数量、申请号和物品发给的个人/部门。
（10）余额。每一次处理后都应计算物品库存余额。接收物品时，在余额上加上接收
的数量；发放物品时，将从余额中减去发放的数量。余额应该代表库存物品的实际数量，
并用于执行库存检查。发现差异要通知和报告给管理人员。库存的每一项都应该记录
在库存控制卡上。秘书在每次物品发放或接收时都要填写库存控制卡，并记录该项库存
的余额。
（四）库存的管理要求
秘书在收到货物后，应立即输入办公设备和耗材的进货登记，保证办公设备和耗材
准确无误地入库、登记、检验、核对。办公设备和耗材出货时，秘书应实时办好出货手续，
对发放什么物品、发放给谁、哪些物品还存储在库里等项目做好记录。办公设备和耗材
的库存管理要求保持进货卡、出货卡和库存卡的一致。对决定报废的办公用品做好登
记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。
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