商务秘书实务(第4版)拓展内容
会前准备工作
(一)会议日期的选择原则
第一,避开关键日期。不要让会议与一些重大会议日期冲突,这样既可以保证大多
数人能够出席,又可以吸引更多的关注。另外,还需考虑其他因素。例如,在会议日期前
后有没有其他事情发生。如果公司邀请客人带孩子一起来参加会议,那么会议最好不要
放在第二天有课的晚上,否则客人们都不会久留,因为父母和孩子第二天都要早起上班、
上学,所以将会议时间推迟到周末是个更理想的选择。
第二,避开节假日。不要让会议与任何长假或庆祝活动的时间相冲突,如春节、五
一、十一、中秋节等,因为这些是家庭团聚、休假的日子。如果公司的会议是在另一个国
家举办,那么不但要考虑国际假日,还要考虑当地节日对会议的影响。比如,在马来西亚
有一个节日叫作“哈里节”,这个节日是用来庆祝禁食及禁酒月的结束的,是穆斯林的一
个特殊节日。这个节日为期两天,是马来西亚的国家法定假日,所以很多商家在这两天
时间里都会暂停营业。
第三,季节性因素。季节性因素也是在选择会议日期时应该考虑的。例如,新车发
布会传统来讲都是在秋季举行。汽车经销商希望在这个时候与厂家碰碰面,看看新产
品。公司应该确保公司发布新车的时间与经销商拿到新车的时间不会间隔得太长。这
种做法不仅适用于推销产品,也适用于推广各种政策和程序。
(二)会议场所租赁协议
会场租赁服务协议范本
甲方:××会议中心(钟山宾馆)
乙方:××公司
甲乙双方经友好协商,就钟山宾馆会场租赁服务达成以下协议:
一、租用时间、地点、租金及押金
时间:××××年12月12—15日。
地点:钟山宾馆中山会议厅。
场租价格:8000元/天。
附加服务内容及价格:会场设备(话筒、摄像设备等)2000元。
总价款:34000元。
预付款:6800元。
二、工作程序
1.乙方须在签订本协议后10天内,向甲方预付总价款20%的预付款,乙方不按约支
付预付款的,甲方有权解除本协议。
2.甲方签署本协议并在乙方按约支付预付款后,将在约定时间、地点及商定的标准
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为乙方提供一系列优质服务。
3.在本次租赁服务结束当日,乙方向甲方按约结算费用。
三、双方责任
1.甲方责任
甲方严格按照乙方的要求进行会场留存及布置,不得擅自改变会议时间、地点或场
次。甲方若需变更会议地点、时间,须提前10日通知乙方,取得乙方同意;若甲方擅自取
消会议,甲方须支付与预付款等额的违约金。
2.乙方责任
乙方在预订后,如因乙方的原因取消租用场地,乙方向甲方支付预付款等额的违
约金。
甲方代表:张启明乙方代表:张俪
电话:025—8883××××电话:025—8435××××
×××年10月10日××××年10月10日
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