商务秘书实务（第4版）拓展内容
电子文件的鉴定
（一）归档鉴定
电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，以及确
定密级、归档范围和划定保管期限。
（1）归档前应由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效
性进行检验，并由负责人签署审核意见，将检验和审核结果填入“归档电子文件移交、接
收检验登记表”。如果文件形成部门采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整
性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。
（2）电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包
括相应的背景信息和元数据。
（3）电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管
期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保
管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
（二）电子文件的鉴定
电子文件价值的鉴定可分为内容鉴定和技术鉴定两方面，应将两方面鉴定结果联系
起来综合判定电子文件的保存价值。
1.内容鉴定
（1）关于“微观文件”问题。所谓“微观文件”是指所记载内容范围较小或时间较短的
文件，如组织的月报、季报和某些具体记录。在纸质文件中通常不予归档，只有在综合性
文件无存的情况下才考虑保存，如在没有年报时可保存月报或季报，这主要是为了控制
文件数量，减少保管空间。但是在科学研究中“微观文件”的作用越来越受到重视，这一
矛盾在纸质档案管理中很难得到有效的解决。电子文件以其信息存储的高密度性可在
一定程度上解决这个问题，各组织可在调查研究的基础上，适当放宽电子“微观文件”的
归档范围和保管期限，即使是在双套归档的情况下，也可以把一些电子“微观文件”单独
归档，并在纸质档案的目录备注栏中加以注明。
（2）关于“保存效益”问题。档案鉴定要考虑保存效益，即要考虑保管成本与利用效
果之比。在电子文件鉴定中同样要考虑成本问题，但比起因信息存储量增加而加大的开
支来说，为实现文件可读性所付出的资金将成为电子文件管理成本增大的主要原因。如
档案馆对于某些使用特殊软件形成的文件，或许需要用购买方式获得其软件，这时就要
考虑它是否值得购买，是否可以采用重新格式化的办法阅读该文件，如果无法解决阅读
问题，就需要考虑是否接收这部分档案。
（3）关于“依附价值”问题。电子文件中的命令文件，除了软件生产者作为科研成果
保存外，大部分软件的价值并非来自它自身的内容，而是来自它所支持的文件。也就是
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说，此类文件的价值及其保管期限是根据它所支持的文件决定的，是一种“依附价值”。
如果原文件不再需要它的支持，那么它就失去了继续保存的必要。
2.技术鉴定
对档案的技术鉴定应当从以下几个方面进行：
（1）可读性鉴定。主要做法有以下几点：
第一，检查与文件相关的软件、操作系统和其他文字说明文件是否齐全。
第二，核实归档时所填写的文件运行的软、硬件环境及版本号是否正确，“目录系统
说明”是否与盘、带中目录结构一致。
第三，将文件在计算机上读一遍，如发现有很小的错误，可用磁带清洗机清洗后再
读，以确认其可读性。
第四，对数据库要确认数据与栏目是否吻合，结构是否正确，某些结构比较复杂的关
系型数据库的相关数据库是否完整。
（2）无病毒鉴定。可运用病毒检测软件进行检测。
（3）介质状况鉴定。在有关设备上演示或检测，确认归档和介质清洁、光滑、无褶皱、
无划伤、运转正常。
3.鉴定程序
电子文件的鉴定工作分三步进行：第一步，在归档之前选择确定归档文件，并划分保
管期限；第二步，当组织档案室接收归档文件时，进行一次包括内容鉴定和技术鉴定在内
的全面鉴定；第三步，非永久保存档案由组织档案室在文件保管期满时进行再鉴定，将确
实无保存价值的删除销毁。存储在磁带和光盘上的文件一般在定期复制时进行再鉴定；
永久档案由档案馆接收档案时进行再鉴定，将确有永久保存价值的接收进馆。电子文件
的销毁也应当建立严格的审批制度