商务秘书实务（第4版）拓展内容
归档文件的案卷及整理
（一）归档文件立卷的方法
归档文件立卷的方法，就是根据文书的特征或文书的保存价值，或根据文书形成的
客观规律进行组卷。
1.按保管期限组卷
按保管期限组卷，就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同，对属于不
同保管期限的文件材料分别组卷，为今后的档案管理与鉴定提供方便。
2.按文件形成的客观规律组卷
所谓客观规律，就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接以及一系列固有的程序和
手续，也就是公文产生的自然过程。如一件事、一项工作、一个问题、一个案件等，就不宜
分散打乱，应各自集中一起立卷，以保证它们之间的自然联系。
3.按文件特征组卷
按文件特征组卷，就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在一起立卷，以
便于日后的查找和利用。
（二）归档文件立卷的步骤
1.平时归卷
平时归卷的要求主要有以下几个方面：
第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。
第二，做好平时收集工作，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。要做到应该办
理的文件，办完即收回归卷，要随办随收、随收随归。只需传阅不做具体处理的文件，阅
后即收回归卷。尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。
第三，归卷文件要做到“四个清楚”“十个完整”。“四个清楚”即收文清楚、发文清楚、
领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。“十个完整”即正件与附件完整、打印件与
底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。
平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、
处理结果及时间等是否完备。要及早发现问题并及时解决，以免到年终不好查找。
2.案卷的系统整理
（1）案卷整理的要求。
①检查立卷文件是否齐全、完整。
②检查卷内文件是否符合归档范围。
③检查卷内文件排列是否科学、合理。
④检查案卷是否保持了文件间的历史联系。
⑤检查卷内文件保存价值是否统一。
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（2）卷内文件的整理。
①卷内文件的排列和编号。
卷内文件排列，是指将每个案卷内的文件按一定的规律进行排列，使每一份文件在
卷内处于适当的固定位置，以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若干文件
特征相结合的方法，通常排列如下：
第一，由机构、问题和名称三个特征组成的案卷，可以按文件形成时间的先后排列，
日期早的放在前，日期晚的放在后。
第二，问题与时间相结合，是先将卷内文件按问题分开，然后再将同类问题的文件按
时间顺序排列。
第三，作者与时间相结合，是先将卷内文件按作者分开，然后再将同一作者的文件按
时间顺序排列。
第四，问题重要程度与时间相结合，是先将卷内文件按问题的重要程度分开，然后再
对相同重要程度的文件按时间顺序排列。
此外，由一个案件、一项工作等组成的案卷，可以按事件的发生和处理过程的先后顺
序排列；会议文件材料组成的案卷，可按会议进程结合重要性排列；来往文件组成的案
卷，如请示和批复，如果是请示单位立卷，请示在前，批复在后；如果是批复组织立卷，就
批复在前，请示在后；有底稿（包括定稿、草案等）和附件的，先正件后底稿，先正件后
附件。
卷内文件排列完毕后，为了固定文件的排列顺序，便于保护、统计和检索文件，还需
要为文件依次编定页号或张号。
②填写卷内文件目录和备考表。
第一，卷内文件目录。卷内文件目录是揭示卷内文件内容和成分的一览表，按照卷
内文件的排列顺序填写，置于案卷的首页。
卷内文件目录可以一式三份：一份装在案卷中；一份留在立卷部门供查阅；一份与案
卷目录合编为全引目录，作为检索工具。
第二，卷内备考表。卷内备考表是用以注明卷内文件存在状况的表格，置于案卷的
末页。
③拟写案卷题名。案卷题名又称案卷标题，就是案卷的名称，用以概括和揭示卷内
文件的内容和成分，是识别、检索文件的重要标记，也是编制各种检