摘要：高校学生档案是记录学生成长过程的重要信息，体现
了学生每个阶段的能力和不同的素质。高校的不断扩招带来
学生人数的增加和学生档案工作的繁重，这使得高校中一部
分辅导员就充当了兼职档案员。因此，正确分析辅导员管理
学生档案的利弊所在，对于改进高校学生档案管理工作有着
重要的意义。
论文关键词：高校辅导员,兼职档案员,学生档案管理
高校学生档案是学生走向社会的重要人生履历。在目前就业
竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭
证，有着难以替代的作用。近年来，由于高校的不断扩招，
使得学生人数急剧增加，随着而来的学生档案工作日益繁重，
这使得高校中一部分辅导员就充当了学校兼职档案员。作为
辅导员来从事学生档案管理工作，可谓利弊参半。
一、辅导员管理学生档案的有利之处
1.缓解专职档案员的工作压力。当前高校档案信息量剧增，
仅依靠有限编制的专职档案员已是力不从心。专职档案人员
需要集中更多精力在贯彻执行档案政策法规，规划全校档案
工作、利用档案促进高校部门工作，大力收集和开发档案信
息资源。档案材料的收集、整理、入馆之前鉴定就要更多依
靠兼职档案员的力量来完成。建立由辅导员任职的兼职档案
员队伍，可以最大限度地缓解专职档案员的工作压力，促进
1
学生档案管理工作的完善。
2.提升学生档案的质量。大学四年里，与学生接触最多的是
辅导员，了解学生最多的是辅导员，与家长接触最多的是辅
导员，辅导员对学生的各项资料文件的来源去处掌握的较清
楚。他们最先接触第一手资料，能够保证文件材料的齐全、
完整、分类科学合理，能更准确判断文件材料的保存价值。
因此，由辅导员来进行学生档案管理，可以迅速快捷的收集
各类材料，补充完善学生的各类档案资料，从而提升学生档
案的质量。
3.有效促进学生管理工作。学生档案记录了学生在校期间的
学习、生活、各种社会实践、家庭社会关系和经济状况。辅
导员可以充分借用这些信息来进行学生管理工作。例如每学
年结束，辅导员可以利用学籍表上的相关信息对学生进行分
析比较，表扬先进鼓励落后，以促进良好班风学风的建设。
二、辅导员管理学生档案的不足所在
1.学生档案管理意识不强。树立和强化档案意识是做好档案
工作的前提和基础。但是由于辅导员平时承担着大学生思想
政治教育、心理辅导、学生生活指导、就业指导等工作，平
时几乎没时间进行学生档案管理。再加上辅导员的档案管理
工作只是作为兼职工作来进行，在提升职务和职称方面相对
滞后于专业人士，使得作为兼职档案员的辅导员工作积极性
2
不高，不重视该项工作，一般从新生入校到毕业，只有在毕
业生离校时才集中整理一次[1]。学生档案长期无人查阅，很
多应该及时归档的材料都没有被装入，学生档案里只是收集
了一些最基本的资料，很多能反映学生个性与特长的材料都
未被归档，从而使得学生档案“千篇一律”，不能全面反映出
学生的状态和全貌。
2.规章制度不健全导致责任不清。受传统“重教学、轻管理”
的教学理念的影响，部分高校忽视管理队伍的建设，尤其是
作为兼职档案员的这些辅导员的管理。高校辅导员的本职工
作是进行大学生思想政治教育，在监督考评上也主要是以辅
导员的考核标准进行考核，与档案管理牵涉不大，这就使得
许多作为兼职档案员的辅导员游离于档案管理行列之外，究
其原因，是没有制定明确的规章制度，没有给这些兼职档案
员一个明确的责任与分工，说明哪些事该干，哪些事不该干
[2]。
3.辅导员档案管理业务技能不过硬。作为一名合格的档案管
理者，需要具备相关的政治素质、业务素质及与时俱进的创
新素质。但是由于辅导员最初不是作为档案员进行培训与管
理的，使得他们档案管理素质在不同程上存在欠缺。再加上
学校在监督与培训这些兼职档案员时力度不够，一些辅导员
没接受过专业的档案管理方面的教育，连基本的档案知识都
不具备就“上岗”，管理理念陈旧落后，管理方法比较传统，
3
一切按经验办事，缺少创新意识和创新欲望。
上述原因直接造成了学生档案质量的下降，也间接造了成学
生尤其是毕业生对自己的人事档案不重视。学生档案管理中
存