邮箱管理制度
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目录
CATALOGUE
01
基本管理规范
02
安全管理制度
03
日常使用规则
04
系统维护流程
05
监督考核机制
06
违规处理方案
01
基本管理规范
内部通讯
与合作伙伴、客户及公众进行业务沟通、品牌宣传等。
外部通讯
信息归档
重要邮件的存档、备份和检索，确保信息的完整性和可追溯性。
用于公司内部员工之间的信息交流、文件传输和协作。
邮箱使用目标与范围
账号分级管理原则
管理员账号
负责邮箱系统的整体管理、用户账号的创建、分配和权限设置。
部门账号
员工账号
各部门负责人管理本部门成员的邮箱账号，监督成员的使用情况。
员工个人使用，根据职位和工作需求分配相应的权限。
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部门权责划分标准
负责制定和执行邮箱管理制度、监督员工使用情况、处理邮箱故障等。
行政部
负责邮箱系统的技术维护、数据备份、安全防护等。
IT部
负责本部门内部邮箱使用的日常管理、培训和监督工作。
各部门
02
安全管理制度
密码应包含大小写字母、数字和特殊符号，长度不少于8位。
密码复杂度与更新周期
密码复杂度要求
员工需定期更换密码，建议每月更新一次。
密码更新周期
密码应以加密形式存储，禁止明文存储或分享。
密码存储与保护
限制邮件附件的大小，防止大文件传输造成网络拥堵。
邮件附件安全管控
附件大小限制
禁止发送危险或易感染的文件类型，如.exe、.zip等。
附件类型限制
发送前对附件进行病毒扫描，确保文件安全。
附件安全扫描
反垃圾邮件技术措施
垃圾邮件识别
采用智能识别技术，识别并隔离垃圾邮件。
邮件白名单
设置邮件白名单，只允许来自特定域名的邮件进入。
拒收设置
提供拒收功能，用户可将垃圾邮件发送者加入黑名单。
03
日常使用规则
收件处理
发送邮件前需仔细检查邮件内容、附件和收件人地址，确保准确无误，并在邮件标题中简要概述邮件内容。
发件要求
回复时间
对于重要邮件，需尽快回复，不得拖延，以免影响工作进度。
所有收到的邮件必须在24小时内进行阅读、回复或转发处理，紧急邮件需立即处理。
收发件时效性要求
分类原则
根据邮件内容、紧急程度等因素对邮件进行分类，以便查阅和处理。
邮件分类与标签规范
标签管理
为邮件添加合适的标签，标签需统一、规范，方便邮件检索和分类。
归档要求
对于已处理或不再需要的邮件，需及时归档，避免占用邮箱空间。
群发邮件审批流程
审批流程
群发邮件需提前申请，经过审批后才能发送，审批流程需严格按照公司规定执行。
邮件内容
发送范围
群发邮件内容需准确、清晰，不得包含与工作无关的信息，确保信息传达的有效性。
群发邮件需明确发送范围，避免信息泄露或误发。
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04
系统维护流程
数据备份存档机制
每天对邮件数据进行备份，包括邮件正文、附件、邮件地址等信息。
邮件数据备份
备份数据应存储在安全可靠的地方，避免数据丢失或泄露。
备份存储位置
定期进行数据恢复测试，确保备份数据的有效性和可用性。
备份恢复测试
确保系统使用的是最新版本的软件，避免安全漏洞和缺陷。
系统升级维护周期
定期检查系统版本
根据系统需求和更新内容，制定详细的升级计划，包括升级时间、升级步骤等。
系统升级计划
在正式升级前进行充分测试，确保升级后的系统稳定可靠。
系统升级测试
异常事件处理预案
邮件服务异常
当邮件服务出现故障时，应尽快排查原因并采取措施恢复服务。
数据泄露应急处理
一旦发现数据泄露，应立即采取措施防止数据进一步泄露，并及时通知用户。
安全漏洞应急响应
发现系统存在安全漏洞时，应立即进行漏洞修补，同时加强系统安全防护。
05
监督考核机制
邮件收发记录
统计邮箱的使用次数，以及是否正常收发邮件，是否存在长时间未使用的情况。
邮箱使用频率
邮件内容审计
对邮件内容进行审计，检查是否存在违反公司政策、法律法规的内容。
检查是否有违规收发邮件的行为，如发送敏感信息、恶意软件等。
使用行为审计标准
违规操作识别方法
设定敏感关键词，当邮件内容包含这些关键词时，系统自动识别为违规操作。
关键词匹配
通过机器学习等方法，分析用户的行为模式，识别异常行为。
行为模式分析
监控邮箱的流量使用情况，发现异常流量及时预警并处理。
流量监控
邮件处理效率
统计邮件处理的速度和质量，作为员工绩效评估的一个指标。
绩效考核关联指标
邮箱安全性
根据邮箱的安全漏洞和攻击情况，评估员工的安全意识和技能水平。
合规性指标
根据邮件内容审计结果，统计员工的合规性指标，作为绩效考核的依据之一。
06
违规处理方案
信息泄露应急响应
紧急隔离
发现信息泄露后，立即隔离受感染的系统或设备，防止泄露扩大。
评估损失
对泄露的信息进行评估，确定涉及的范围、影响及严重程度。
追踪源头
通过技术手段追踪泄露