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上海宝冶建设有限公司管理文件
QG/SBCXZ193-2005/A签发人：刘安义
基建档案管理规定
1范围
1.1为规范上海宝冶建设有限公司（以下简称公司）基建档案管理工作，确保公司基建工程竣工后档案及时、准确、完整归档，充分发挥基建档案在工程建设、生产使用、维护管理和改扩建中的作用，制定本规定。
1.2本规定适用于公司所属单位的新建、改建、扩建、维修等各类基建工程项目的档案管理。
2术语
基建档案是指从基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。
3归档职责
3.1行政事务部
负责指导分(子)公司基建档案的管理工作；指导职能部门、基建办公室对基建档案的收集、整理、立卷、归档工作及公司基建档案的保管、统计、鉴定及提供利用工作。
3.2基建办公室
负责基建档案的收集、整理、立卷、归档工作。
3.3资产运营部
负责土地使用证、房屋产权证的归档工作。
4基建档案的保管
公司基建档案由行政事务部档案室保管；分（子）公司基建档案由分（子）公司档案室保管。
5基建档案的整理与归档
5.1基建项目所形成的全部文件材料在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理、立卷，向档案室移交。基建项目所形成的全部文件材料应根据文件的性质、内容分别按问题、按专业、按项目的单项、单位工程等整理。
5.2基建档案立卷原则和方法
5.2.1立卷要遵循项目文件材料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，立卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求，便于档案的保管和利用。
5.2.2一个基建项目工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
5.2.3施工文件按单项工程、分部工程、专业、阶段等组卷，设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间、或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷。
5.2.4文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
5.2.5案卷及卷内文件不重份，不同载体的文件一般应分别组卷。
5.2.6案卷不宜过厚，一般不超过40mm。
5.2.7卷内文件页号均按有书写内容的页面编写，每卷单独编号。页号从“1”开始，页号编写位置，单面书写的文件在右上角，双面书写的文件，正面在右上角，背面在左上角，空白页不标页号，托裱时，页号标在文件上。
5.3归档文件的质量要求
5.3.1归档的文件材料应为原件。
5.3.2归档文件的内容必须附合国家有关规定、规范、标准和规程。
5.3.3归档文件的内容必须真实、准确、与工程实际相符合。
5.3.4归档文件应采用耐久性强的书写材料，字迹清楚，图样清晰，图表整洁、签字盖章手续完备。工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4副面，标栏露在外面。
5.4案卷的编目
整理好的案卷按要求填写封面、卷内目录、备考表。封面、封底采用国家推荐标准，见附件。
5.4.1案卷封面
5.4.1.1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容；
5.4.1.2编制单位：案卷形成部门；
5.4.1.3编制日期：案卷形成日期；
5.4.1.4保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；
5.4.1.5密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；
5.4.1.6挡号：应由分类、项目号和案卷号组成。档案号由档案室填写。
5.4.2卷内目录
5.4.2.1序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号；
5.4.2.2文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备项目代号；
5.4.2.3责任者：应填写文件形成部门或主要责任者；
5.4.2.4文件题名：应填写文件标题全称；
5.4.2.5日期：应填写文件形成日期；
5.4.2.6页次：应填写每份文件首尾页上标注的页号；
5.4.2.7备注：需要时填写。
5.4.3卷内备考表
5.4.3.1卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数，以及对案卷情况的说明；
5.4.3.2卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。