学院报销流程规范培训
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目录
01
报销政策解读
02
报销流程规范
03
材料准备要点
04
常见问题解析
05
系统操作指南
06
后续注意事项
01
报销政策解读
学院教职工
包括全职教师、行政人员、辅导员等。
01
学院学生
包括本科生、研究生、留学生等。
02
报销范围
仅限于学院规定的活动、项目或业务范围内的支出。
03
报销对象
必须为实际发生费用的个人或单位，不得虚报、冒领。
04
适用范围与对象
费用类别与标准说明
交通费
包括出差交通费、市内交通费等，按学院规定的标准报销。
01
住宿费
按学院规定的住宿标准和限额报销，超出部分自理。
02
餐饮费
按学院规定的餐饮标准和限额报销，超出部分自理。
03
其他费用
如培训费、材料费等，需提前申请并提供相关证明材料。
04
禁止报销项目清单
与学院活动、项目或业务无关的费用。
无关支出
超出学院规定的标准和限额的费用。
超标费用
虚报、冒领的费用，如虚假发票、重复报销等。
虚假费用
应由个人承担的费用，如个人购物、娱乐等。
个人支出
02
报销流程规范
按照系统提示，填写报销类型、发票信息、申请人信息等。
填写申请信息
将相关电子材料扫描后上传，包括发票、报销单等。
上传电子材料
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使用学院提供的账号和密码，登录到报销申请系统。
登录系统
确认无误后，点击提交按钮，等待审核。
提交申请
线上申请系统操作步骤
线下材料提交要求
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报销单需填写清晰、准确，不得涂改。
报销单填写
根据不同的报销类型，提供相应的证明材料，如活动方案、参会名单等。
证明材料
将发票等相关票据按照规定粘贴在报销单上。
票据粘贴
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02
将线下材料提交至指定的报销地点，注意提交时间。
提交时间
04
审批节点与时限说明
初审
由财务处进行初步审核，主要核对报销材料的真实性和完整性。
01
复审
由主管部门进行复审，对初审通过的项目进行进一步的审批。
02
终审
由学院领导进行终审，审批通过后，即可领取报销款项。
03
审批时限
每个审批节点需在规定时间内完成，如有特殊情况需延长，需提前说明。
04
03
材料准备要点
发票种类
必须为合法有效的增值税发票，包括增值税专用发票和普通发票。
票面信息
发票上需列明购买物品或服务名称、数量、单价、金额等详细信息，并加盖销售方公章。
票据粘贴
发票需按照财务规定进行粘贴，确保平整、无折角、不重叠。
电子发票
需确保电子发票的真实性和完整性，并按财务要求进行打印和存档。
合规发票与单据要求
特殊情况补充证明文件
差旅费报销
需补充出差申请单、交通票据、住宿发票等相关证明材料。
业务招待费报销
需补充业务招待申请单、消费清单、发票等证明材料，并严格遵循公司规定。
培训费报销
需补充培训通知、培训合同、发票等材料，确保培训的真实性和合法性。
其他特殊情况
根据财务部门要求，提供其他相关证明材料。
跨部门协作材料模板
借款单模板
对账单模板
报销单模板
其他协作模板
包括借款人信息、借款事由、借款金额、预计还款时间等要素。
包括报销人信息、报销事由、报销金额、票据张数等要素，并需按财务部门要求进行分类和汇总。
用于与财务部门进行对账，确保报销金额与财务部门记录一致。
根据跨部门协作需求，提供其他相关模板，如预算申请表、费用分摊表等。
04
常见问题解析
填写错误修正方法
发现报销单填写错误，应及时更正并重新提交。
报销单填写错误
若金额填写错误，应重新填写正确的金额并加盖公章。
金额填写错误
若报销类别选择错误，需将报销单退回并重新选择正确的类别。
类别选择错误
材料缺失应急方案
必需材料缺失
应及时查找并补充缺失的材料，如无法找到，应说明原因并提交相关证明。
01
附件不全
若缺少相关附件，应及时补齐，如发票、明细单等。
02
证明材料不全
如因特殊原因无法提供完整证明材料，应提交书面说明并加盖公章。
03
超期申报处理流程
超期申报原因说明
需提交书面说明，解释超期申报的原因。
审批流程
报销金额调整
超期申报需经过财务部门审核，并报请主管领导审批。
因超期申报导致的报销金额调整，需按调整后的金额进行报销。
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05
系统操作指南
财务平台登录与权限设置
角色管理
针对不同岗位人员，设置不同的角色和权限，确保财务数据的安全和保密性。
03
新员工或学生首次登录时，需根据工作需要申请相应的财务报销权限，由财务部门审批。
02
权限申请
登录方式
使用学院统一分配的工号或学号，在财务平台登录界面输入用户名和密码进行登录。
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支持上传的文件类型包括PDF、JPG、PNG等常见格式，确保文件清晰可读。
单个文件大小不得超过系统规定限制，如有特殊需求，需提前与财