采购部日常管理制度
第一章采购部组织架构及职责划分
1.采购部组织架构
采购部作为企业的重要组成部分，承担着为公司提供优质、高效、低成本采购服务的任务。采购部的组织架构通常包括以下部门：
-采购经理：负责采购部的全面工作，对采购策略、采购计划、采购成本进行控制和优化。
-采购主管：负责具体采购项目的实施，协调供应商关系，确保采购任务顺利完成。
-采购专员：负责具体采购订单的执行，与供应商沟通、谈判，确保采购进度和质量。
2.职责划分
采购部各部门职责划分如下：
a)采购经理职责：
-制定采购策略和采购计划，确保采购任务的顺利完成；
-控制采购成本，提高采购效率；
-协调各部门之间的采购需求，确保采购资源合理分配；
-管理采购团队，提升团队整体素质和能力。
b)采购主管职责：
-负责具体采购项目的实施，确保项目进度和质量；
-与供应商建立良好关系，维护公司利益；
-跟踪采购订单，确保订单按时交付；
-对采购过程中出现的问题进行协调解决。
c)采购专员职责：
-执行采购订单，与供应商沟通、谈判，确保采购价格和质量；
-跟踪采购订单，确保订单按时交付；
-对采购过程中的异常情况进行汇报和处理；
-参与供应商评估和选择工作。
3.实操细节
在日常工作中，采购部应遵循以下实操细节：
a)建立供应商信息库：收集供应商的基本信息、资质、报价等，便于采购专员快速筛选合适的供应商；
b)制定采购计划：根据公司需求，制定采购计划，明确采购任务、采购时间、采购数量等；
c)招标采购：对于大额采购项目，采取招标的方式进行，确保采购过程的公开、公平、公正；
d)质量控制：对供应商的产品质量进行严格把控，确保采购的产品符合公司要求；
e)价格谈判：与供应商进行价格谈判，争取到最优惠的价格；
f)合同管理：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务；
g)采购进度跟踪：对采购订单进行实时跟踪，确保订单按时交付；
h)异常处理：对于采购过程中出现的异常情况，及时进行汇报和处理。
第二章采购流程及规范操作
1.采购申请与审批
采购流程的第一步是由需求部门提出采购申请，这个申请必须详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途等信息。然后，申请单会递交给采购部门，由采购经理或者主管进行审批。审批通过后，采购申请单就成了后续采购活动的正式依据。
2.市场调研与供应商选择
采购专员要根据采购申请单的内容进行市场调研，了解市场上的供应情况，包括价格、质量、供应商信誉等。这个过程中，采购专员可能会联系多个供应商，通过比价、样品测试等方式，筛选出几个潜在的供应商。
3.招标或询价
对于大宗或者重要的采购，通常会采用招标的方式进行。招标公告会明确采购需求，邀请符合条件的供应商参与竞标。对于小宗或者常规的采购，则可能会直接向几个筛选出来的供应商询价。
4.谈判与合同签订
在确定了供应商之后，采购专员会与供应商进行谈判，内容包括价格、付款方式、交货期限、售后服务等。谈判达成一致后，双方会签订采购合同，合同中会详细记录所有的谈判内容。
5.采购订单下达
合同签订后，采购专员会根据合同内容制定采购订单，并下达到供应商。订单中会包含具体的交货时间、数量、质量要求等信息。
6.质量检验与验收
当供应商交付货物时，采购部门要组织人员进行质量检验。只有通过质量检验的货物，才能被公司接受。验收合格后，货物会进入仓库，等待需求部门领取。
7.付款与结算
供应商按照合同约定交付货物并通过验收后，采购部门会根据合同条款进行付款。付款通常会有一定的账期，比如30天或者60天。
8.采购资料归档
整个采购流程结束后，采购部门需要将所有的采购资料进行归档，包括采购申请单、审批记录、招标文件、合同、订单、验收报告等，以便于日后的查询和审计。
实操细节：
-在采购申请与审批阶段，要注意及时沟通，避免因信息不畅导致采购延迟。
-市场调研时，要记录详细的供应商信息，包括报价、交货时间、付款条件等，便于比较。
-招标或询价过程中，要注意保护公司的商业秘密，避免泄露给竞争对手。
-谈判时，要有备而来，了解市场行情，掌握一定的谈判技巧。
-采购订单下达后，要定期跟踪订单状态，确保供应商按时交货。
-质量检验要严格，不能因为急于使用而放宽标准。
-付款时要核对所有的单据，确保无误后再进行结算。
-采购资料归档要有序，便于日后查找。
第三章供应商管理及评估
1.供应商分类
采购部得把供应商分分类，哪些是长期合作伙伴，哪些是偶尔合作的，哪些是潜在的新供应商。这样做是为了更好地管理资源，对不同的供应商采取不同的策略。
2.供应商信息管理
采购专员要建立和维护一个供应商信息库，里面包括供应商的基本资料、交货记录、质量情况、价格水平等。