工程前期准备管理规定
编号：GXZX-WI-GC01
版本：1.0
生效日期：2012-03-15
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地产集团有限公司
编号：WHBD-WI-GC12
版本：1.0
生效日期：201X-09-30
管理体系文件
工程图纸与资料管理制度
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版本修订记录
序号
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版本
备注
工程图纸与资料管理制度
编号：WHBD-WI-GC12
版本：1.0
生效日期：201X-09-30
范围
适用于工程图纸与竣工档案资料的管理
控制目标
为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性；
及时对项目管理提供信息资源。
职责
项目公司工程技术部
负责公司内外部传递至工程技术部文件资料的签收、登记；
负责将工程技术部签署意见的文件资料传递至相关单位、部门，并做好登记、归档；
负责定期与监理单位核对现场文件资料的传递情况；
负责工程技术部现场文件资料的整理、登记、归档、移交，并协助完成工程竣工档案验收、移交等事务。
总部工程管理部
指导、监督工程技术部工程资料的收集、整理，定期检查施工及监理单位资料管理。
项目前期部：
负责办理工程竣工档案资料向城建档案管理部门的移交备案工作。
总经办
为新建项目统一配备资料管理设备、用品；
负责公司档案室竣工资料的保存；
管理规定
资料管理基本配备
人员：工程技术部成立时各工程技术部即配置资料员1名。
硬件：依据工程技术部现场信息管理需要，行政人事部须为新开工项目统一配备资料管理设备、用品（如电脑若干、打印机1台、复印机1台、传真机1台、扫描仪1台、数码相机1台、档案盒若干、文件柜若干、图纸柜若干）。
工程技术部现场文件资料分类
公司内部往来文件：包括与公司各职能部门、物业公司等往来的文件。
公司外部往来文件：在与我司有合约关系的单位之间往来的文件，包括监理单位、承包商等。
与政府部门之间往来的文件。
工程技术部文件传递
项目内部，所有进入工程技术部的文件资料都须先由项目资料员在《文件收（发）登记表》中登记，由项目资料员转给项目经理，由项目经理做出判断传递路径、签署意见后统一交到项目资料员处登记归档、传出工程技术部。
项目外部，给监理、承包商、材料供应商的文件都由项目资料员传递给监理单位，由监理转发至各收件单位。
工程技术部现场图纸管理
蓝图，工程技术部现场应备有蓝图两份，一份放于图纸阅览区供各专业人员查阅，一份交项目资料员备案保存。
白图，按照各项目专业人员配备印制白图，由各专业工程师保管。
设计变更：工程技术部收到《设计变更通知单》后，应将确认的设计变更在蓝图上标注，包括《设计变更通知单》编号、日期、变更内容等。
图纸更换，工程技术部收到新版图纸后，按原发放范围发放，同时收回作废图纸，作废图纸统一上交设计管理部，对于外部单位不能收回的作废图纸工程技术部资料员应做记录明细。
工程技术部现场文件资料的归档要求
工程技术部现场文件资料应按照《工程项目档案归档要求及保管期限表》中要求立卷保存（含电子版文件）。
工程技术部必须在工程正式开工前，按《项目文档目录编制大纲》】对工程技术部现场文件进行分类、整理、存档。
文件的移交
项目结案后三个月内，项目资料员负责对照《工程项目档案归档要求及保管期限表》中要求收集、整理项目运行期间所发生的文件资料，并向公司档案室归档。
依据政府要求工程技术部配合项目前期部按时向城建档案管理部门移交工程竣工档案资料，包括文字资料、竣工图纸及竣工图电子光盘。
完成向城建档案管理部门档案移交后，将档案移交证明、移交资料目录、竣工图电子光盘(复印件加盖档案接受单位印章，一式五份)移交公司档案室。
按照公司【工程物业移交管理作业指引】中资料移交的要求向物业公司移交工程文件资料。
相关记录
文件收（发）登记表
项目文档目录编制大纲（参考模板）
工程项目档案归档要求及保管期限表（参考模板）