安全档案管理流程规范
汇报人：文小库
2025-05-12
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目录
CATALOGUE
01
建档流程控制
02
分类与标识标准
03
存储管理规范
04
权限管理体系
05
维护更新机制
06
销毁处置标准
01
建档流程控制
档案创建申请需经过主管部门审批，审批过程需记录，审批结果需反馈至申请部门。
审批流程
审批通过后，由档案管理员进行档案创建，创建过程需遵循标准流程。
档案创建
各部门根据实际需要，提出档案创建申请，并提交档案创建申请表。
档案创建申请
档案创建审批流程
档案编号原则
档案编号应遵循唯一性、稳定性、可扩展性原则。
编号应用
档案编号应在档案封面、目录、卷内文件等位置进行标注，以便于查找和管理。
编号结构
档案编号由系统分类号、年代号、顺序号等组成，具体结构可根据实际情况设计。
标准编号规则
归档内容
归档内容应完整、准确反映档案的实际情况，包括文件、图纸、照片、音频、视频等各种形式资料。
归档要求
归档时需填写归档清单，清单应包括档案编号、题名、日期、页数/件数等信息，归档清单需与档案一同保存。
归档审查
归档前需进行审查，确保归档内容符合归档要求，审查内容包括档案的完整性、准确性、可读性等方面。
初始归档完整性要求
02
分类与标识标准
国家级机密档案
包括涉及国家安全、政治稳定、外交关系等方面的档案。
档案密级划分标准
企业级机密档案
包括企业的商业计划、财务资料、核心技术资料等。
个人隐私档案
包括个人身份信息、家庭情况、健康状况等隐私信息。
公开档案
可以公开查阅的档案，如政府公开文件、历史档案等。
01
02
03
04
2014
文件属性标识规范
04
01
02
03
文件名称
准确反映文件内容，便于检索和利用。
文件编号
按照一定规则编制，具有唯一性，便于管理和追踪。
分类号
根据档案分类体系，为档案分配一个或多个分类号。
密级标识
根据档案密级划分标准，明确标识档案的密级。
关键词检索
通过输入关键词，快速检索相关档案。
模糊检索
支持模糊匹配，提高检索效率。
分类浏览
按照档案分类体系，逐级浏览，找到所需档案。
排序方式
支持按时间、相关性、密级等多种方式排序，以满足不同用户的需求。
电子目录检索体系
03
存储管理规范
防火防潮
档案存储区域应选择防火、防潮的建筑材料，并配备灭火设备，确保档案的物理安全。
物理存储环境要求
适宜温湿度
档案储存区域需保持适宜的温湿度，以防止档案材料的变质、损坏。
防盗防破坏
档案存储区域应安装有效的防盗设备，如门禁系统、监控设备等，防止档案被盗或遭受破坏。
选择的存储介质应与现有的系统或设备兼容，避免因不兼容而导致的数据丢失或损坏。
兼容性
存储介质应具有一定的安全性能，如加密、防病毒等，防止数据被非法访问或篡改。
安全性
选择稳定、可靠的存储介质，如硬磁盘、光盘等，以确保数据的长期可读性和完整性。
稳定性
数字介质选择标准
本地备份
在档案存储区域内建立多份备份，以防止单一备份的丢失或损坏。
定期检查备份
对备份进行定期检查，确保备份的完整性和可读性，及时发现并处理潜在问题。
异地备份
在不同地点建立备份，以防止自然灾害或人为破坏导致档案的全部丢失。
多副本备份机制
04
权限管理体系
管理员
拥有最高权限，可以创建、修改、删除和查询档案，并对其他用户进行授权。
角色分级授权规则
01
审核员
负责对档案进行审核，只有审核通过的档案才能被借阅或查询。
02
借阅员
只能借阅或查询被授权的档案，不能进行其他操作。
03
归档员
负责档案的归档工作，可以将档案添加到库中，但不能修改或删除。
04
借阅审批流程设计
借阅申请
借阅员需要在系统中提交借阅申请，包括借阅档案的原因、时间、使用方式等信息。
01
审批流程
审批流程可以设置为多级审批，如先由部门主管审批，再由档案管理员审批，确保借阅的合规性。
02
审批结果通知
审批结果需要及时通知借阅员，如果审批通过，借阅员可以在指定时间内获取档案。
03
操作时间
记录每个用户对档案进行操作的时间，包括创建、修改、删除、借阅等。
操作对象
记录被操作的档案名称、编号等信息，以便追踪和查询。
操作类型
记录用户对档案进行的操作类型，如借阅、归还、审批等。
操作结果
记录操作是否成功，以及操作后的档案状态，如借阅状态、审批状态等。
操作日志记录标准
05
维护更新机制
定期内容核查周期
核查结果记录与反馈
对核查过程中发现的问题进行记录，并及时反馈给相关部门进行整改。
03
根据档案的重要程度和使用频率，灵活调整核查周期。
02
核查周期可根据实际情况设定
定期进行档案全面核查
确保档案资料的完整性和准确性。
01
补充修订申请
审核批准
修订内容记录
修订后审查
当档案资料发生变化或发现