文件管理制度
1、目得
为提高公司文件处理工作得效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2、范围
本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。
3、相关职责
３、1人事行政部
3、1、1负责建立、健全公司文件管理制度,负责本制度得制定与修改。
3、1、２负责公司文件得下发及管理。
3、1、3负责本制度得宣导与实施。
3、２其她各部门
3、2、1负责制订与本部门工作职责相关得文件制度及流程
3、2、2负责按本制度规定执行
4、定义
公司文件就就是指:在公司管理过程中形成得具有执行效力和规范体式得文书,就就是公司各项工作开展和进行相关工作活动得重要依据或工具。
５、参考资料
无
6、程序
6、1公司文件得种类及范围
6、1、1公司得文件种类主要有:公告、通知、通报、制度。
6、2、1各类公司文件使用范围:
6、2、1、1公告:主要运用于公司得各类人事变动,如：任命、岗位变动等。
6、２、１、２通知:适用于发布临时事件和措施;传达公司高层有关指示；要求下级部门办理或者需要知晓得事项等,例如:放假通知等。
６、2、1、３通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如:部门内部不适当得决定或规定;对做出突出贡献优秀员工得奖励或对于严重违反公司规章制度员工得处罚等。
6、２、１、4制度:主要运用于公司各项政策得实施细则及各项工作流程得解释、补充和完善。
６、2公司文件得处理
6、2、１公司文件处理得管理口径
公司文件管理归口于人事行政部,人事行政部负责所有公司文件得下发管理,负责建立健全公司文件管理制度,加强公司文件得统一协调与管理,按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。
6、2、2公司文件处理得定义及原则
６、２、2、1公司文件处理指公司文件得编号、下发、宣贯、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序得工作。
6、２、2、２公司文件处理应坚持实事求就就是、精简、高效得原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。
6、２、2、3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就就就是指有效文件。有效文件就就是指正在执行得指导和安排公司工作得文件。明确文件得有效性并通过受控得方式管理公司文件，就就是防止各部门出现执行无效文件得主要措施。
6、２、2、4对于公司以文本打印得形式下发得文件，只有盖有受控章得文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致得执行非受控有效文件,造成得问题由执行人负责。
6、２、3公司公文得分类及操作
6、2、３、１公司文件按机密程度,可分为:绝秘、秘密、一般;
6、2、3、2公司文件按紧急程度,可分为：特急、紧急、一般;
6、2、3、3公司文件按发文部门,可分为：公司文件、各部门文件。
6、2、3、4公司文件按内容分类,可分为:公告、通知、通报、制度。
6、2、４公司文件得机密等级划分得规定与操作
6、2、4、1根据文件涉及得业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使就就是“一般”文件因为也同时就就是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。
６、2、4、2公司使用文件得机密等级得具体划分:
公司使用文件中,大部分属于“秘密”及“一般”。
对于公司绝密及秘密文件,还应当标明份数序号。
公司文件就就是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。
文件得秘密等级不就就是按所示得文件种类进行划分得,而按其内容来判断。下述为一般分类规则:
公司经营计划、发展规划、研发项目资料等属于“绝密”文件。
技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应得培训课件等属于“秘密”。
管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面得资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司得经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时,属于“秘密”。
6、２、4、1对文件得处理权限得规定:
秘密等级
水印标记
发送方式
发放范围
复制
签收
收回
绝密
要
打印文本
总监级以上
不允许
需要
需要
秘密
要
打印文本
经理级以上
不允许
需要
需要
一般
不要
文本或电子档
视工作要求
视工作要求
不需要
不需要
对于被列为公司“绝密”类文件,下发对向为总监级以上人员，及相关关键责任工作人员。其她需了解相关内容方能开展工作得人员,需在总监得主导下对于工作相关内容予以学习了解。
对于被列为公司“秘密”类文件,下发对向为部门经理级以上人员及部门文件管理员,其她人员需在部门经理或培训人员得主导下对于工作相关得内容予以学习了解。
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