供应商档案管理规范
一、引言
供应商档案管理是企业采购管理中的重要环节，对于确保供应链的稳定和高效
运作具有重要作用。本文旨在规范供应商档案管理的流程和要求，以确保供应商档
案的准确性、完整性和可靠性，提高供应商管理的效率和质量。
二、档案管理流程
1.供应商登记
1.1供应商登记表
供应商登记表是供应商档案管理的起点，包括供应商的基本信息、注册信
息、资质证书等。在填写登记表时，应确保信息的准确性和完整性。
1.2供应商评估
供应商评估是对供应商资质和能力的审核过程，包括对供应商的财务状况、
生产能力、质量管理体系等进行评估。评估结果应记录在供应商登记表中，并由相
关部门负责人审批。
1.3供应商合同签订
在供应商评估合格后，应与供应商签订正式合同，明确双方的权利和义务，
并将合同副本归档于供应商档案中。
2.档案存储与管理
2.1档案分类与编号
为了方便档案的管理和检索，应对供应商档案进行分类和编号。常见的分
类包括按供应商类型、产品类型、地区等进行分类，编号可以采用字母、数字或符
号的组合方式。
2.2档案存储要求
档案应存放在安全、防火、防潮的环境中，避免受到损坏或灭失。同时，
应制定档案借阅和归还的管理制度，确保档案的安全和完整性。
2.3档案更新与维护
档案应定期进行更新和维护，包括对供应商信息的变更进行及时记录和更
新，对合同、资质证书等进行定期复核，确保档案的准确性和完整性。
三、档案内容要求
1.供应商基本信息
1.1供应商名称
1.2统一社会信用代码/注册号
1.3法定代表人/负责人
1.4注册地址
1.5联系方式
2.资质证书
2.1营业执照
2.2组织机构代码证
2.3税务登记证
2.4质量管理体系认证证书
2.5产品质量检验报告
3.合同和协议
3.1供应商合同
3.2保密协议
3.3质量协议
3.4价格协议
4.绩效评估
4.1供应商评估报告
4.2不良事件处理记录
4.3产品质量问题处理记录
5.其他相关文件
5.1供应商宣传资料
5.2供应商变更通知
四、档案使用与查询
1.档案使用权限
档案的使用权限应根据岗位职责和工作需要进行授权，避免未经授权的人员
查阅和使用档案。
2.档案查询与借阅
档案的查询和借阅应符合相关管理制度，申请人应填写借阅申请表，并经过
相关部门负责人审批。借阅期限应明确，并在借阅期满后及时归还档案。
3.档案销毁与归档
档案的销毁应按照相关规定进行，包括对过期、失效的档案进行销毁，并做
好销毁记录。归档的档案应按照档案分类和编号的要求进行整理和存放。
五、档案管理的监督与评估
1.监督机制
企业应建立供应商档案管理的监督机制，包括定期对档案管理流程和档案存
储情况进行检查和评估，发现问题及时整改，并记录监督结果和整改情况。
2.评估与改进
企业应定期对供应商档案管理的效果进行评估，包括档案的准确性、完整性
和可靠性等方面。评估结果应用于改进供应商档案管理的流程和要求，提高管理水
平和效率。
六、附则
本规范自发布之日起执行，如有需要修改或补充，应经相关部门负责人审批后
方可实施。
以上为供应商档案管理规范的详细内容，通过规范的流程和要求，可以确保供
应商档案的准确性和完整性，提高供应商管理的效率和质量。企业应根据本规范制
定相应的管理制度，并进行监督和评估，持续改进供应商档案管理的水平和效果。