升级项目内控制度项目文件材料归档要求与整理规范细则
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惠州炼化分公司内控制度文件材料归档要求与整理规范
体系名称
工程项目管理
编码
PM-07-08-02
版本号
2014-1
项目文件材料归档要求与整理规范细则
公司名称
中海石油中捷石化有限公司
批准人
批准依据
《中海石油中捷石化有限公司内控制度体系文件管理办法》
发布范围
普发
发布文号
发布日期
2014年XX月XX日
生效日期
2014年XX月XX日
起草部门
综合管理部
1目的
规范中海石油中捷石化有限公司安全环保与清洁燃料升级项目（以下简称“升级项目”）档案管理，确保各类文件材料完整、准确、系统、规范。
2适用范围
中海石油中捷石化有限公司安全环保与清洁燃料升级项目。
3编制依据
3.1《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002），2003，中华人民共和国国家档案局。
3.2《中海石油炼化有限责任公司档案管理办法》，2013，中海炼化。
3.3《中海石油炼化有限责任公司档案分类细则》，2013，中海炼化。
3.4《中海石油中捷石化有限公司安全环保与清洁燃料升级项目档案管理办法》,2013,中捷石化。
4．职责
4.1承包商依照本要求，对所负责的升级项目相应的文件材料进行规范化的整理。
4.2业主负责组织、协调和指导承包商完成其职责范围或合同规定的项目文件整理和组卷工作。
4.3项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。项目档案应完整、准确、系统。
5.工作程序
5.1项目文件的收集
5.1.1项目准备阶段
设计承包商负责收集、积累、勘察设计文件，并按规定向业主档案部门提交有关设计基础资料和设计文件、竣工图。
5.1.2项目施工阶段
各承包商负责其职责内项目文件的收集、积累、整理、编制。项目监理单位负责收集、积累、整理、编制项目监理文件。
业主委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向业主提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
5.1.3收集范围
项目文件归档范围和保管期限见《升级项目文件材料归档范围、保管期限表》（详见附件1）。
5.2项目文件质量要求
5.2.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。
5.2.2文件不能使用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制，须采用碳素材料。
5.2.3复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
5.2.4录音、录像文件应保证载体的有效性。
5.2.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
5.2.6材料合格证、出厂证明，要求将原件归档，因客观原因不能提供原件的，要求复印件加盖提供单位的公章，注明原件存放地点（重复复印无效）。
5.3项目竣工文件的编制
5.3.1竣工文件编制要求
5.3.1.1项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据合同规定的要求编制项目竣工文件。
5.3.1.2项目竣工文件建筑工程部分的编制执行河北省建筑工程竣工验收技术规定并使用相关记录表格；石油化工装置及其辅助配套设施的设备、管道、电气、仪表安装工程的编制执行SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件的规定》。
5.3.1.3竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。文件要求用A4幅面纸（或折叠成A4大小）打印，厚度不超过35毫米。
5.3.1.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。
5.3.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更按SH/T3503-2007标准（或单独）组卷。
5.3.1.6凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。
5.3.2竣工图编制要求
5.3.2.1项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图原则上应由设计承包商负责编制，将施工过程中产生的全部变更内容在施工图的基础上修改绘制；按施工图施工没有变动的，直接出竣工图。
5.3.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。所有修改处应以云