任务七出口订舱操作流程规范
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目录
02
船期查询与订舱申请
01
订舱委托受理
03
订舱确认与排载单制作
04
十联单流转程序
05
订舱后报关流程
06
提单签发与管理
01
PART
订舱委托受理
委托书审查要点
货物信息准确性
特殊要求标注
运输条款明确性
需核对品名、体积、重量、包装方式等是否与实物一致，避免因申报不符导致海关查验或运输风险。例如机械设备需注明是否超限、是否需要特种柜运输。
确认贸易术语（如FOB/CIF/EXW）及费用分摊范围，包括海运费、THC、报关费等，防止后期产生争议。例如CIF条款下需明确是否包含目的港杂费。
对危险品、温控货物、易碎品等需单独标注，并检查是否提供相应证明文件（如MSDS、冷链运输协议）。例如锂电池运输需UN38.3测试报告。
清关单证审核要求
检查商业发票、装箱单、合同是否齐全，发票需包含HS编码、申报价值、买卖双方信息。例如机电产品需标注品牌、型号、功率等申报要素。
基础单证完整性
许可证件合规性
单证一致性
针对管制类货物（如医疗器械、化工品）核查是否具备出口许可证、原产地证、质量证书等。例如出口越南的机械设备需越南进口许可证（IC）。
核对报关资料与委托书信息是否完全匹配，包括收发货人、货物品名、数量等关键字段。例如拼箱货物需确保分单与总单数据一致。
信息完整性确认
时间节点衔接
验证起运港截关时间、工厂装货周期、报关时间是否匹配船期，避免延误。例如特种柜需提前7天申请设备交接单（EIR）。
联系人信息完备
异常预案备案
确认发货人、收货人、通知方的24小时应急联系方式，包括邮箱、电话等。例如目的港代理需提供越南本地紧急联络人。
针对易损设备要求客户签署运输风险告知书，并记录货物保险投保情况。例如框架柜运输需拍照留存装柜加固过程。
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PART
船期查询与订舱申请
官网实时查询
通过船公司官网的在线查询系统，输入起运港、目的港、预计出货日期等关键信息，可获取最新船期表、航线覆盖范围及舱位剩余情况，部分系统支持订阅船期变动提醒。
船公司系统查询方法
第三方平台整合
利用如INTTRA、CargoSmart等国际物流平台，可一次性比对多家船公司的航线、航程时间、中转港及运价，节省人工筛选成本，但需注意数据更新延迟风险。
货代内部系统
大型货代通常拥有与船公司直连的订舱系统（如KNPortal），可实时调取合作船公司的舱位数据，包括特殊航线、冷柜等稀缺资源，并显示历史准班率等参考指标。
航线匹配与舱位确认
主港与偏港策略
特种箱型协调
旺季舱位锁定
主港（如上海、宁波）航线密集且截港时间宽松，优先选择直达航线；偏港（如东南亚小众港口）需确认中转方案，核查二程船衔接时间是否满足信用证交期。
针对春节前、欧美圣诞季等高峰期，需提前10-15天提交预配舱单（Co-loadingBooking），并支付定金确保舱位，同时备选2-3家船公司以防甩柜。
对框架箱、开顶箱等特殊设备，需单独确认船公司调箱周期及绑扎要求，部分航线可能需额外支付设备保障费（EquipmentGuaranteeFee）。
线上/线下订舱操作
电子订舱规范
通过EDI或船公司订舱端口提交标准化BOOKING文件，需包含SHIPPER/CONSIGNEE完整信息、HSCODE、货重体积、危险品UN编号（如适用），系统自动生成SO编号并反馈截单时间。
线下应急补舱
遇系统故障或紧急订单时，需填写纸质订舱委托书（加盖公章），同步发送邮件至船公司指定操作邮箱，并电话确认舱位，后续需补录系统以避免对账差异。
化工品特殊流程
涉及一般化工品时，线上提交需同步上传MSDS及非危保函扫描件；危险品订舱必须通过线下危险品专员审核，提供危包证正本及应急联络表。
03
PART
订舱确认与排载单制作
收到船公司或货代的订舱确认书（S/O）后，需立即核对船名、航次、提单号、开截港时间、柜型及数量等核心信息，确保与客户委托书一致，避免因信息不符导致后续操作延误。
订舱确认书回传处理
核对关键信息
若发现确认书内容有误（如目的港错误、柜型不符），需在2小时内联系船东修改，并同步更新内部系统记录，留存书面沟通证据以备查证。
异常处理流程
将确认书加盖公司业务章后扫描发送至客户邮箱，纸质原件按航次归档保存至少2年，电子版备份至云端服务器，便于后续纠纷调档。
客户通知与存档
排载单十联功能说明
第一联货主留底
作为发货人留存凭证，需加盖订舱货代业务章，记录货物基础信息（品名、毛重、体积）及运费结算方式，用于后续费用核对。
第五联提箱申请书
拖车公司凭此联及设备交接单至指定堆场提柜，需注明提柜时间、堆场地址及联系人，冻柜需额外标注温度要求（如-18℃）。
第七联大副联
装船后由码头大副签署，记录实际装船