集团有限公司
商务接待管理规范（2
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发布日期：2021/6/16
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商务接待管理规范（2
编码：制度（2021版）DOCVARIABLEDOCNUMBERDOCVARIABLE文档编号
发布日期：2021/6/16
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集团有限公司
商务接待管理规范（2021版）
目录
TOC\o1-3\h\u一、总则 3
二、职责分工 3
三、接待原则 4
四、接待规范 4
五、附则 8
总则
1、管理目的
为树立及维护集团公司形象，提高商务接待工作的效率和质量，规范商务接待的标准与流程，制定本规范。
2、接待类别
2.1外部接待
即政府部门、合作单位、金融机构、公司宾客等外部单位及贵宾莅临集团洽谈合作、调研交流、商务拜访等。
2.2内部接待
即集团总部干部员工前往各板块区域公司/子公司出差公务、调研考察等情形。
3、适用范围
本规范适用于集团总部，各板块需结合实际情况制定相关管理规范，报集团总部审批同意后下发施行。
职责分工
商务接待工作职责由接待主责部门、接待指导部门、接待辅助部门三部分组成：
1、接待主责部门
指当次接待业务对口的部门，该部门承担当次接待的执行工作，由始至终跟进进度；
2、接待指导部门
指集团综合管理部，根据主责部门的活动要求，提供接待工作的指导与协调，保障相关接待任务的顺利完成；
3、接待辅助部门
指拥有公司公共资源且可提供接待服务的部门，财务管理中心、品牌发展部等均可作为辅助部门。
4、主责部门、指导部门、辅助部门的具体分工：
部门
分工描述
接待主责部门
1.对外联络、策划和组织，明确接待负责人员，同时进行酒水、商务礼品的申领；
2.根据来宾来访目的和时间完善接待计划，确认双方出席名单；
3.确定车辆调配、酒店/餐厅预订、参观考察等接待细节；
接待指导部门
1.指导主责部门执行接待活动，在必要时提供协助，保障接待活动顺利进行；
2.统筹整体活动，把控方向。
接待辅助部门
1.财务管理部对合规合理接待费用予以支持，对经费开支和使用情况进行监督检查，对不符合有关规定的不予报销；
2.品牌发展部协助配合相关活动影像记录与宣传，协助安排相关项目参观与讲解。
接待原则
1、主责明确
各部门主导发起或对接的接待工作，发起或对接部门为接待主责部门，综管部门及其他相关部门提供必要的服务支持。
2、级别对等
政府类接待参照《集团公共事务管理规范（2021版）》相关规定执行；商务类接待根据对方人员级别、来访有关事项匹配我方相应级别领导。
3、人员控制
与首要出席人员的级别或职务对等之人员，原则上不必重复安排出席；根据来访人员相关性，合理安排相关人员参与接待，不相关人员一律不安排出席。
4、规范标准
各单位商务接待应严格遵照执行公司相关管理规定，统一执行用车、住宿、餐饮、礼品等规范标准，除特殊情况外不得随意提高接待标准。
5、务实节约
商务接待应围绕接待任务主题，周密筹划，务实安排，避免形式主义；餐饮宴请应重点考虑接待体验，突出当地特色，不必一味追求高档，力戒奢侈浪费。
6、内招从简
商务接待应优先服务于公共关系维护，接待资源应重点倾向于外部资源拓展，各层级、各环节内部招待工作都应高效直接、尽量从简。
接待规范
1、接待用车
1.1使用标准
1.1.1外部接待用车标准
根据实际接待需要和车辆情况合理安排。
1.1.2内部接待用车标准
领导级别
车辆安排
接送机人员
集团董事局主席
实际需求
区域总经理
集团董事
接送机，专车跟随
区域总经理
其他总办领导
接送机，专车跟随
区域总办相关成员
集团总部中心/部门负责人
原则上仅接送机
公务车按需跟随
区域相关条线负责人
集团总部中心/部门负责人以下人员
不得安排接送机
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1.2车辆配置
1.2.1物资配备
出车前须检查确保燃油充足、车况良好，保证车辆内外干净卫生；配置矿泉水、抽纸、湿纸巾、充电宝和雨伞等物资；疫情或传染病高发期间，应在出车前后进行消毒处理，并加配一次性口罩、消毒湿巾、免洗手液等物品。
1.2.2驾驶员规范
参见《集团车辆管理规范（2021版）》附件3《司机岗位职责及工作要》。
2、接待住宿
2.1住宿原则
2.1.1优先选用协议酒店。无论内外部宾客接待，原则上优先选用接待单位协议酒店，以便于节约成本及保证服务。接待单位需定期评估、梳理及更新协议酒店资源。
2.1.2就近安排。接待单位在推荐及安排宾客酒店时，应综合考虑宾客来访活动地点，原则上在接待单位或活动地点附近就近选择和安排