集团有限公司行政采购管理规范
编码：
购管理办法（2021版）
发布日期：2021/6/4
集团有限公司行政采购管理规范
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发布日期：2021/6/4
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集团有限公司
行政采购管理规范（2021版）
目录
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1 总则 2
2管理原则 2
3职责划分 3
4采购流程 4
5招标采购 5
6供应商管理 9
7廉洁规定 5
8附则 11
总则
1.1目的
为加强集团的行政采购管理工作，规范及优化行政流程，明确管理职责，维护企业良好形象，保障业务需求的同时提升管理服务水平，制定本规范。
1.2定义
本制度所指行政采购包括由集团综合管理部负责进行的用于办公、工作所需要的所有物资类和服务类的采购行为，以及其它指定由综合管理部采购的物资或服务采购行为。
行政采购可分为办公用品类、商务礼品类、行政服务类、员工福利类。
（1）行政资产类：包含办公家具、办公电器等固定资产/低值耐用品。
（2）办公用品类：包含办公文具、一次性用品等低值易耗品。
（3）商务礼品类：包含烟、酒、茶、滋补品、奢侈品、购物卡等各项业务招待相关礼品。
（4）行政服务类：包含车辆租赁、绿植租摆、印刷制作、快递服务、搬运服务、饮用水、员工食堂运营等。
（5）员工福利类：包含节日福利、员工体检、差旅服务、员工茶水间服务等。
1.3适用范围
本规范适用于集团总部，各业务板块总部结合实际情况，自行制定相关管理规范，报集团审批后施行。
管理原则
2.1廉洁奉公原则：行政采购工作相关的员工都应严格遵守《员工职务行为准则》，并有义务向供方宣传此准则，任何人不得采取手段改变或试图影响行政采购招采决策结果。
2.2“三公”原则：在选择入围供方、招标采购过程、谈判、决策时必须对所有供方保持公开、公平、公正，树立并维护公司良好的信誉和形象。
2.3可追溯原则：行政采购招采全过程资料，包括：供方管理（认证、评估、考察、绩效改进等）、招采过程（招标采购计划或方案、入围标准、招标文件、招采过程、约谈记录、会议纪要等）、签约协议等必须按照要求及时收集、整理、备案和归档。
2.4保密原则：各位招采文件包括入围供方、招采过程、决策过程、供方隐私文件、协议合同等，都属于公司重要机密，不得泄露或作不当承诺。
2.5质优价廉原则：行政采购工作在注重质量的同时，保证采购价格处于市场合理水平，采购物资品质或服务品质符合公司的品牌气质形象。
2.6高效服务原则：行政采购的目的是为了服务公司良性运营，采购效率的提升尤为重要，所采购物资或服务应切实能够服务于工作，并带来满意度提升。
2.7未尽事宜“一事一议”原则：除以上基本原则和工作原则外，在实际工作操作中，如因制度或流程无可参照案例的突发情况或任何现时公司规定、指引、表单尚不能涵盖之未尽事宜时，应事先与授权体系相关领导或本制度制定部门进行沟通，取得解决方案后，通过发起工作请示单来解决问题并留痕备查。
职责划分
3.1综合管理部门
（1）制度编写与修订：负责采购制度及采购相关工作指引的编制与修订工作；
（2）标准化：组织各项行政物品采购与服务的标准编制与发布，督导落实；
（3）供方管理：负责行政类供应商评估机制及标准的建立，并组织评估；
（4）集中采购：负责行政类物资集中采购组织工作；整合资源集中采购，并签订集采合同；
（5）物资管理：行政物资及其采购工作的归口管理部门，负责行政物资的规划、采购、验收、出/入库、保管、调拨、处置等项工作，并定期联合财务进行物资盘点，完成盘点报告；
（6）预算管控：季度统计总部各部门的行政类费用支出，并对费用异常的部门进行预警提示。
3.2需求提报部门
（1）行政采购需求提报部门，亦是相关行政物资的领用部门。
（2）负责应及时编制并审批部门年度、月度或专项行政物资的采购计划（采购申请），汇总到综合管理部门。
（3）认真验收相关需求行政物资，并做客观评价。
3.3财务管理部门
（1）票据审核：负责审核采购报销票据的规范性；
（2）物资盘点：负责定时与综合管理部门联合盘点行政物资，并视情况进行抽查盘点。
采购流程
4.1申购请示程序
（1）办公用品类属于标准配置的申购请示由综合管理部资产管理员根据库存情况发起，非标准类或更新类的计划外办公设备、家具（管制资产类）申购请示由需求部门发起。
（2）商务礼品申购由综合管理部根据领用及库存情况，结合年度预算发起。其他部门临时性、特殊性的礼品采购，由需求部门填写提供《行政采购临时申购单》（详见附件1），并经由有权审批人批准确认后，由综合管理部按相关流程发起申购。
（3）行政服务类、员工福利类的申购由综合管理部根据实际情