公司备用金管理制度
一、引言
备用金是公司为了满足日常零星开支、业务周转等需要而预先拨付给相关部门或个人的一定金额的款项。合理有效的备用金管理制度对于公司的财务管理至关重要，它能够确保资金的安全、合理使用，提高资金使用效率，同时也有助于规范公司的财务流程，加强内部控制。本制度旨在明确备用金的申请、审批、使用、归还等各个环节的操作规范，以保障公司资金的正常流转和合理使用。
二、备用金的定义和分类
（一）定义
备用金是公司拨给各部门或员工用于日常业务零星开支、差旅费等短期周转的资金。备用金本质上是公司的一项流动资产，其使用目的是为了方便公司业务的开展，避免因频繁的小额资金审批而影响工作效率。
（二）分类
1.定额备用金
定额备用金是指公司根据各部门或岗位的实际业务需求，核定一个固定金额的备用金，由相关部门或个人长期持有并使用。该备用金在使用后，通过报销的方式进行补充，以保持备用金的定额不变。例如，公司的行政部门因日常办公用品采购、快递费支付等业务较为频繁，经公司核定给予5000元的定额备用金。
2.非定额备用金
非定额备用金是指公司根据员工的具体业务需求，临时批准的用于特定业务的备用金。该备用金在业务完成后，应及时办理报销和归还手续，使用完毕后即结清。比如，员工小李因出差参加一个重要会议，经审批获得3000元的非定额备用金用于支付差旅费。
三、备用金的申请
（一）申请条件
1.申请备用金的部门或个人必须有实际的业务需求，如开展业务活动、出差、采购办公用品等。对于无明确业务需求的申请，财务部门有权拒绝。
2.申请人必须是公司正式员工，且信用记录良好。若员工存在逾期未归还备用金或其他财务违规行为，将暂停其备用金申请资格。
3.申请的备用金金额应与业务需求相匹配，不得随意夸大申请金额。财务部门将根据业务的实际情况进行审核，对于不合理的申请金额进行调整。
（二）申请流程
1.填写申请表
申请人需填写《备用金申请表》，详细注明申请部门、申请人姓名、申请日期、备用金用途、申请金额等信息。例如，销售部门的小张因需要参加外地的一个展销会，申请5000元备用金用于支付展位费、差旅费等，他在申请表中应清晰填写这些内容。
2.部门负责人审批
申请表填写完成后，需提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据业务实际情况，审核申请的合理性和必要性。如果申请合理，部门负责人应在申请表上签字确认；若认为申请存在问题，应及时与申请人沟通并提出修改意见。
3.财务部门审核
经部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门。财务部门将对申请金额、用途、申请人信用状况等进行审核。审核内容包括：申请金额是否符合公司规定的标准，用途是否明确合理，申请人是否有未结清的备用金等。财务部门有权对申请进行进一步的调查和核实，对于不符合要求的申请，应及时反馈给申请人并说明原因。
4.公司领导审批
财务部门审核通过后，申请表需提交给公司领导进行最终审批。公司领导将从公司整体资金安排和业务发展的角度，对备用金申请进行综合考量。若领导审批通过，申请人方可获得备用金。
四、备用金的审批
（一）审批权限
1.对于定额备用金的审批，由财务部门根据各部门的业务需求和历史使用情况进行初步核定，报公司领导审批确定。一般情况下，定额备用金的审批周期为每年一次，若业务情况发生重大变化，可进行调整。
2.对于非定额备用金的审批，根据申请金额的大小设定不同的审批权限：
-申请金额在2000元以下（含2000元）的，由部门负责人审批即可。
-申请金额在2000元至5000元（含5000元）的，需经部门负责人和财务部门负责人共同审批。
-申请金额在5000元以上的，需经部门负责人、财务部门负责人和公司领导三级审批。
（二）审批原则
1.合理性原则
审批人员应根据业务的实际需求，判断备用金申请的合理性。对于不必要的开支或不合理的申请金额，应予以拒绝或调整。例如，员工申请备用金用于购买高档办公用品，而公司已有足够的普通办公用品可供使用，这种申请就不符合合理性原则。
2.必要性原则
备用金的申请必须是为了满足公司业务的正常开展，对于非必要的业务活动，不得批准备用金申请。比如，员工提出参加一个与公司业务无关的培训课程，并申请备用金支付培训费用，这种申请就不具有必要性。
3.合规性原则
审批人员应严格按照公司的财务制度和相关法律法规进行审批。申请的备用金用途必须符合公司规定，不得用于个人消费或其他违规用途。同时，审批过程应严格遵守审批流程，不得越权审批。
五、备用金的使用
（一）使用范围
1.差旅费
包括员工因公出差期间的交通费、住宿费、餐饮费等。在使用备用金支付差旅费时，应严格按照公司的差旅费报销标准执行。例如，公司规定