论信息系统项目的沟通管理
2020年6月，我以项目经理的身份，参与某某市A公司教育信息化系统开发项目。该项目历时12个月，项目投资概算390万元。该项目采用项目型组织结构开展管理工作。A公司是某某市城乡建设委员会所属的城建职工教育培训基地，是经住房和城乡建设部批准，在此基础上组建的建设类教育培训机构。A公司在承担着某某市建筑行业从业人员的资格培训工作的同时，也承担着职业技能培训等培训工作，主要分为安全培训、岗位培训和行业干部培训三大块，其主要工作包括：培训计划、招生报名、开班培训、考核发证、备案等。从部门上分，A公司下设三个部门，分别是办公室、培训部、证书部。部门分工明确，办公室负责财务管理、资料管理、行政管理，培训部负责安全培训管理、岗位培训管理、干部教育培训管理，证书部负责证书管理。
当前，某某市农民工职业教育信息化正处于起步阶段，为强化农民工岗前教育、生产技术、行业综合管理制度、安全教育、法制教育等方面的培训，使广大农民工能够充分利用计算机专业技术进行学习、工作和日常生活，全面维护施工现场的安全，为和谐统一的建筑行业做出贡献。A公司教育信息化项目得以启动，该项目一期工程包含两部分系统：某某市城乡建设干部学校外网门户网站以及建设教育信息化系统（一期）。其中，建设教育信息化系统包含培训管理、考务管理、考核评价、继续教育等方面内容，具体可分为岗位培训模块、考核评价模块、证书管理模块、继续教育模块。
其中，岗位培训模块实现学校对每个培训点的管理和考核，实现在线实时发布培训信息计划。参加培训的学员在线注册和在线培训材料订购，师资库管理，培训相关信息统计等功能。考核评价模块实现考生参加考试的网上报名管理，考试机构信息管理，考试计划发布。考核评价模块实现考生参加考试的网上报名管理，考试机构信息管理，考试计划发布，在线考试系统的建立和维护、模拟考卷及模拟试题库管理，考试成绩导入、查询、统计、导出等功能。证书管理模块实现证书的在线查询、证书变更、注销、证书打印，证书发放记录管理，证书到期提醒，以及相关信息统计等功能。继续教育模块：实现某某市城乡建设干部学校继续教育信息计划的在线实时发布；网络课件制作系统，参加继续教育学员在线报名、信息审核、网上缴费管理，学员信息管理，建立网络课堂课程体系，添加与维护课件、学习资料，管理课程课后自测，模拟自测考试系统，继续教育记录管理，以及相关统计功能。
该项目具有工期紧迫、干系人多、基础薄弱、用户特殊等特点。干系人涉及建设方领导，建设方经办人，用户、承建方领导、承建方的项目经理、承建方项目组成员、监理人等。该项目又属于定制类型的软件开发项目，A公司的IT技术整体水平较低，其对系统的业务环境、系统运行环境及其他系统的接口关系的调研工作都花费很长时间，导致开发方案在进场后经过许多次修改才能定版。实际使用对象是建筑行业的农民工，这个行业的人员众多，知识水平参差不齐。难以准确快速获取建筑行业的农民工的需求。因此沟通管理非常重要，通过科学有效的项目管理，特别是较为出色的沟通管理，在全体人员的共同努力下，项目获得了成功。下面将结合项目实践和沟通管理的3个过程（规划沟通管理、管理沟通、监督沟通）进行讨论。
规划沟通管理
规划沟通管理是基于每个干系人或干系人群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。在项目正式启动后，我带领项目团队以项目章程、项目管理计划（资源管理计划和干系人参与计划）和干系人登记册（和需求文件）为依据，结合公司PMO发布的沟通管理计划模板进行沟通管理计划编制。
在与项目组成员沟通过程中，应该增加沟通频率，提倡主动沟通，面对面交流，尽可能的鼓励成员发声；引导成员们从项目背景、关键里程纪念碑、项目干系人需求等角度出发，详细述说该项目的组织管理架构，各个干系人的权利与义务，现在使用的沟通技术等；认真对掌握的沟通情况进行汇总、梳理；自项目启动阶段起，重新编制详细、所需的沟通管理计划，内容包括沟通内容、沟通时间、负责人、沟通目的、沟通方式等，制定出了沟通管理计划表，如下所示：
序号
沟通内容
沟通时间
负责人
沟通目的
沟通方式
沟通对象
沟通输出物
1
项目启动
项目开始第一周
项目经理
标志项目启动，动员相关人员进入角色
会议
甲乙双方重要领导、项目组全体成员和项目相关人员
会议纪要、项目规章制度
2
需求研讨
需求经理
项目需求调研
会议
项目经理、需求人员、研发人员
会议纪要、需求说明文档
3
需求变更
需求经理
项目需求调研
会议
项目经理、需求人员、研发人员
会议纪要、需求说明文档
4
调研报告（设计报告）讲解
项目经理
模拟实际业务，发现软件和实际之间的问题
会议
项目组主要成员
会议纪要
5
项目阶段性总结
里程碑日
项目经理
汇报阶段性工作
会