出口贸易跟单工作流程概述
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目录
01
订单处理阶段
02
单证准备与审核
03
物流安排与报关
04
质量与合规控制
05
收付款跟踪管理
06
后续跟进与总结
01
订单处理阶段
客户需求确认与订单审核
客户需求确认
与客户进行充分沟通，了解其对产品的具体需求，包括规格、数量、价格、包装、运输方式等。
01
订单审核
审核订单信息是否与公司政策、产品库存、生产能力等相符，确保订单可执行性。
02
合同条款明确与签订流程
01
合同条款明确
明确合同中的各项条款，如品质标准、交货期、付款方式、违约责任等，确保双方权益。
02
签订流程
与客户就合同条款达成一致后，签订合同并加盖公章，确保合同具有法律效力。
将订单信息准确录入公司内部管理系统，包括客户资料、订单内容、交货期等。
订单信息录入
订单信息录入与系统同步
确保订单信息在公司内部各部门之间同步共享，以便协同作业，提高订单处理效率。
系统同步
02
单证准备与审核
商业发票与装箱单制作
详细列出商品名称、数量、价格、付款方式等信息，与客户确认无误后制作。
商业发票
详细记录每箱货物的品名、数量、净重、毛重、体积等信息，确保与报关单、提单等单据一致。
装箱单
原产地证明及检验证书申请
原产地证明
根据客户需求和国际贸易规则，申请相应的原产地证明，如普惠制原产地证、一般原产地证等。
01
检验证书
根据商品特点和进口国要求，申请相应的检验证书，如品质检验证书、健康证书、植物检疫证书等。
02
提单
核对提单上的发货人、收货人、通知方、船名、航次、卸货港等信息是否准确无误，确保提单性质与信用证要求相符。
提单、保单等运输单据核对
01
保单
核对保险单上的被保险人、保险货物、保险金额等信息是否准确无误，确保保险覆盖全程运输风险。
02
03
物流安排与报关
运输方式选择及承运商协调
运输方式选择
根据货物特性、交货期、运输成本等因素，选择合适的运输方式，包括海运、空运、陆运等。
承运商协调
运输单据准备
与承运商沟通运输细节，包括运输时间、运输路线、运输费用、保险等事项，确保货物安全、准时到达。
根据贸易合同和运输要求，准备相关运输单据，如提单、海运单、空运单等，确保单据的准确性和完整性。
1
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报关报检材料准备
及时了解报关报检进度，配合海关和检验检疫部门的工作，确保报关报检顺利进行。
报关报检流程跟踪
报关报检费用支付
按照相关规定支付报关报检费用，并保留好相关支付凭证。
整理并核对报关报检所需的各种文件和材料，包括合同、发票、装箱单、产地证、检验检疫证书等。
报关报检材料提交与跟踪
装运进度监控与异常处理
装运进度监控
运输保险
异常情况处理
密切关注装运进度，及时与承运商、仓库等相关方沟通，确保货物按时装运。
如遇到装运延误、货物损坏等异常情况，及时与相关部门和人员沟通，采取相应措施进行处理，确保出口贸易顺利进行。
为货物购买运输保险，防范运输过程中的风险，保障出口商的利益。
04
质量与合规控制
跟单员需实时掌握生产进度，确保产品按计划生产。
监督生产进度
在生产过程中，跟单员需对产品进行抽检，以确保产品质量符合合同要求。
质量抽检
跟单员需详细记录质量抽检结果，并及时向相关部门报告，以便及时采取措施。
记录与报告
生产进度与质量抽检执行
产品规格与贸易合规性验证
产品规格核对
跟单员需核对产品规格是否与合同要求相符，包括尺寸、重量、材质等。
01
贸易合规性检查
跟单员需检查产品是否符合进口国的贸易法规和标准，如安全、环保等要求。
02
认证与文件准备
跟单员需负责准备相关认证文件和检验报告，以确保产品合规出口。
03
不合格品返工或替代方案
替代方案制定
若产品质量不符合合同要求，跟单员需及时与生产商沟通，安排返工或替换。
跟进与反馈
不合格品处理
若返工不可行或时间紧迫，跟单员需与客户协商，提供替代方案。
跟单员需跟进不合格品处理进度，并及时向客户反馈处理结果，确保客户满意。
05
收付款跟踪管理
信用证审核与货款催收
信用证审核与货款催收
审核信用证条款
催收货款
跟踪单据制作进度
处理信用证纠纷
仔细审查信用证中的各项条款，确保与合同内容一致，避免出现不符点。
密切关注出口货物的生产、检验、运输等环节，确保单据的及时制作和交付。
在信用证有效期内，及时催促买方付款，确保货款安全。
对于信用证项下的争议，积极与买方、银行沟通，寻求解决方案。
外汇结算方式选择
汇率风险识别与应对
根据合同约定和实际情况，选择合适的外汇结算方式，如汇付、托收、信用证等。
及时关注汇率波动，运用金融衍生工具等手段，降低汇率风险对出口贸易的影响。
外汇结算与汇率风险管理
外汇核销与监管
按照国家外汇管理规定，及时办理外汇核销手续，接受外汇