公文简报制作规范培训
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目录
CATALOGUE
01
基础认知
02
核心写作规范
03
格式标准解析
04
高效制作技巧
05
常见问题规避
06
实操演练指导
01
基础认知
公文简报定义与作用
定义
公文简报是单位或团体内部传递信息、汇报情况、交流经验、沟通工作的一种工具。
01
作用
提高工作效率、加强信息沟通、促进工作交流、推动决策实施。
02
分类与使用场景
01
分类
根据内容性质，公文简报可分为综合性简报、专题性简报、会议简报等。
02
使用场景
公文简报广泛应用于政府机关、企事业单位内部，用于汇报工作、反映情况、传达上级指示、交流经验等。
基本结构要素
简明扼要地概括简报主题，便于读者快速了解内容。
标题
日期
编号
正文
记录简报的发布时间，反映信息的时效性。
便于管理和查阅，通常按照年度或期数进行编号。
包括导语、主体、结尾等部分，要求内容简洁明了、重点突出。
02
核心写作规范
使用正式语言
避免使用口语、俚语及非正式词汇，保持语言庄重、规范。
表述清晰简洁
避免冗长、复杂的句子，用简洁明了的语言表达信息。
注意语气得体
根据简报内容和读者对象，选择恰当的表达方式，做到既礼貌又得体。
遵循语法规范
确保句子结构完整、语法正确，避免拼写和标点错误。
语言风格要求
标题与正文层级
标题设计
简洁明了，概括要点，吸引读者注意，不使用夸张或引人注目的词汇。
01
按照逻辑顺序组织内容，明确段落之间的层次关系，使用序号或标题加以区分。
02
避免重复
标题与正文之间、正文各部分之间应避免重复，确保信息准确、精炼。
03
正文层级清晰
数据引用标准
数据来源可靠
引用数据应来源于权威机构或可靠资料，确保数据的准确性和可信度。
数据准确一致
引用的数据应与原文保持一致，避免篡改或曲解数据含义。
数据格式规范
引用数据时，应注明数据来源、统计时间和计算方法，确保数据的可追溯性和可比性。
图表辅助说明
适当使用图表、图像等辅助说明数据，提高信息的可读性和直观性。
03
格式标准解析
包含密级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人等信息。
应当准确简要地概括公文主要内容，并使用恰当字体、字号和加粗等格式突出。
位于标题下方，明确公文的接收单位或对象。
采用规范的段落格式，包括引言、主体、结尾等部分，字体、字号、行距等排版要素需符合要求。
红头文件格式规范
文件头
公文标题
主送单位
正文部分
正文排版细则
应使用二号小标宋字体，位于红色反线之下，空两行排布。
标题
正文采用三号仿宋字体，行距一般为固定值28磅或30磅。
字体与字号
每个段落首行缩进2个字符，段前、段后间距应适当。
段落
使用规范的序号标记，标点符号使用需符合标准。
序号与标点
附件与落款要求
附件
如有附件，应在正文末尾注明附件的名称和数量，并在公文末页列出详细信息。
01
包括发文单位和成文日期，位于正文右下角，应确保准确无误。
02
印章
正式公文需在落款处加盖发文单位印章，以确保公文的合法性和有效性。
03
落款
04
高效制作技巧
模板快速应用方法
选用专业模板
选择经过专业设计和优化的模板，提高公文简报的整体质量和专业形象。
01
自定义模板
根据实际需求，自定义常用模板，避免重复劳动，提高工作效率。
02
快速套用模板
熟练掌握模板的套用方法，能够快速将已有内容套入模板中，缩短制作时间。
03
重点信息提炼策略
信息层次分明
从大量信息中提炼出核心信息，突出公文简报的重点内容。
精简语言表达
提炼核心信息
将信息按照重要性和紧急程度进行分类，用不同颜色或字体进行标识，使信息层次清晰。
用简洁明了的语言表达信息，避免冗长和复杂的句子，提高阅读效率。
利用自动化工具进行公文简报的排版、格式调整等操作，减轻工作负担。
使用自动化工具
使用批量替换工具，快速修改公文简报中的特定信息，如日期、地点等，避免重复劳动。
批量替换工具
使用模板管理工具，对常用模板进行分类存储和管理，便于快速查找和应用。
模板管理工具
批量处理工具推荐
05
常见问题规避
格式错误类型分析
标题
排版
正文
附件
未遵循公文标题的拟定规范，如标题中缺少介词、动词使用不当等。
段落划分不清晰，未按照公文的结构进行逻辑编排，导致阅读困难。
公文排版不符合标准，如字体、字号、行距等不符合规定，影响整体美观。
公文附件格式不正确或未与正文有效关联，影响信息的完整性。
表述模糊改进方案
明确公文的目标和受众
在公文开头明确指出公文的目的和预期读者，以便读者更好地理解公文内容。
02
04
03
01
量化描述
在公文中尽量使用具体的数据和事实来支持观点，避免空泛的叙述。
使用具体、准确的语言
避免使用模糊、含糊的词语和句子，确保公文中的每个词语