行政文书规范化培训实务
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CONTENTS
目录
01
行政文书概述
02
文书分类标准
03
写作规范体系
04
文书处理流程
05
文书管理规范
06
实操训练模块
01
行政文书概述
定义与核心作用
01
定义
行政文书是政府或行政机构为实现行政目的，按照法定程序和格式编写的文件。
02
核心作用
行政文书是行政管理的重要工具，具有规范行政行为、提高行政效率、保障行政权力运行和公民权益等多重作用。
常见文书类型解析
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如会议通知、任免通知等，用于传达上级或本级行政机构的决策、部署和要求。
通知类文书
如行政决定、决议等，用于对行政事项做出决策或安排。
决定类文书
如工作报告、调研报告等，用于向上级汇报工作进展、反映问题和提出建议。
报告类文书
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如公函、便函等，用于行政机构之间的沟通和协调。
函类文书
04
使用场景与适用范围
适用于行政机构内部的工作部署、决策、请示、报告等。
内部行政文书
适用于行政机构对外部单位或个人的通知、决定、函件等。
如行政复议文书、行政处罚文书等，适用于特定的行政程序或法律程序。
用于不同行政机构之间的协作、配合和信息交流，如联合发文、函件往来等。
外部行政文书
特定场景行政文书
跨机构行政文书
02
文书分类标准
法定效力分级标准
法律法规
包括宪法、法律、行政法规、地方性法规等具有法律约束力的文件。
规章文件
包括政府部门制定的规章、制度、办法、细则等文件。
指导性文件
包括政策、规划、计划、纲要等具有指导性质的文件。
其他文件
包括一些通知、通报、信函等日常性文件。
内容属性分类维度
行政管理类
涉及政府行政管理和公共服务职能的文件。
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经济管理类
涉及经济政策、经济调控、市场监管等经济领域的文件。
02
社会管理类
涉及教育、文化、卫生、体育等社会事业的文件。
03
其他类别
包括科技、外交、国防等领域的相关文件。
04
绝密级
涉及国家机密、安全等方面的文件，需严格保密。
机密级
涉及重要秘密事项的文件，需限制知悉范围。
秘密级
涉及一般秘密事项的文件，需适当控制知悉范围。
内部使用
仅限于单位内部使用的文件，不对外公开。
01
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04
公开级
可以对外公开的文件，无保密要求。
05
密级与保管等级划分
03
写作规范体系
法定格式要素构成
包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期等要素。
应当准确、简明地概括公文的主要内容，一般包括发文机关、事由和文种。
指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。
公文的主体部分，应当结构严谨、条理清晰、表述准确。
公文结构
标题
主送机关
正文
用词准确
公文应当使用规范的汉语词汇，避免使用含义不明的词语、简称或网络用语。
表述清晰
公文应当清晰明了，避免使用含糊不清或有歧义的表述。
语言简洁
公文应当简练明快，避免冗长和啰嗦。
语气恰当
公文应当根据行文目的和对象，选择适当的语气和表达方式。
公文语言表达要求
典型格式错误警示
如使用非法定文种、缺少发文机关或事由等。
标题不规范
未明确表明公文的受理机关。
主送机关不明确
层次不清、条理不明、缺乏逻辑性。
正文结构混乱
用词不当、表述含糊或有歧义、语言不简洁等。
语言表达不当
04
文书处理流程
收发文登记规范
收文登记
记录收文日期、来文单位、文件字号、文件标题、密级、紧急程度、收文份数、签收人等信息。
发文登记
登记信息准确
记录发文日期、发文单位、文件字号、文件标题、密级、紧急程度、主送单位、抄送单位、份数等信息。
确保登记信息准确无误，避免出现漏登、错登等情况。
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3
归档管理标准流程
归档手续
归档时需办理交接手续，填写归档清单，确保文件归档的完整性。
03
按照文件类型、时间、内容等因素进行分类归档，确保文件易于查找。
02
归档方法
归档范围
明确文件归档的范围，包括文件种类、保管期限等。
01
销毁审批注意事项
销毁审批
需经过审批程序，确保销毁的文件不再具有利用价值或不再需要保存。
01
销毁方式
选择安全可靠的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文件彻底销毁。
02
销毁记录
销毁时需有两人以上监销，并记录销毁时间、地点、方式、销毁人、监销人等信息，以备查证。
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05
文书管理规范
查阅权限控制规则
根据职位、职责、部门等因素，对文书的查阅权限进行合理分级，确保信息安全。
查阅权限分级
设立专门的权限审核机制，对申请查阅特定文书的人员进行资格审核，确保只有合法授权人员才能查阅。
权限审核机制
对所有查阅文书的行为进行记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等，以便日后审计和追溯。
查阅记录监控
备份策略制定
制定完善的电子备份策略，包括备份频率、备份方式、备份存储地点等，确保文书数据的