第四章秘书的素养第一节秘书的知识和能力第二节秘书的思想修养和职业道德第三节秘书的心理和性格第四节秘书的性别特征第一节秘书的知识和能力秘书的知识结构1.基础知识:社会科学基础知识与自然科学知识2.专业知识:公文和应用文写作知识3.行业知识:秘书所在行业、系统的专业知识4.相关知识:如经济学、法学、社会学。二、秘书的能力要求1.写作能力:公文和事务应用文书的写作能力2.口头表达能力:3.听知能力4.阅读概括能力5.社交活动能力6协调能力7.观察分析能力8.应变能力9.使用先进办公器械的能力(办公自动化)10.预测能力哪种行为好新星公司张总经理突然收到一封非常无礼的来信,信是由一家平时交往很深的协作单位的厂长写来的。总经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室,让他记录自己口述的回信:“我实在没有料到会收到这样一封来信,尽管我们之间已有那么长时间的往来,但事到如今,我不得不中止我们之间的往来,并且按照惯例,我要将此事公布于众。”总经理命令秘书立即将信抄写好寄出。对于这位总经理的命令,秘书可以采取三种行为:1.“是,马上办理。”说完,秘书回到自己的办公室,立即将信抄好寄走。2.秘书不仅没有退下去抄写,反而直言相劝:“总经理,请您三思,给对方回这样的信,后果将不堪设想。在这个问题上,难道我们自己没有需要反省的地方吗?”3.当天下午快下班的时候,秘书将抄写好的信递给已心平气和的总经理,问:“总经理,这封信可以寄走吗?”你认为哪种方法正确?第二节秘书的思想修养和职业道德理论修养主要指政治修养:学习中国革命史、中国共产党理论、以及政策与法规二、思想作风1全心全意为人民服务。2.对党和人民负责。3.密切联系群众。4.谦虚谨慎。5.实事求是。6.踏实细致,一丝不苟。7.敏捷干练,讲究时效。8.富于创造,勇于开拓。三、职业道德1.忠于职守。2.严守机密。3.恪守信用。4.文明礼貌。5.廉洁奉公第三节秘书的心理和性格个性心理兴趣:个人对客观活动、事物、人物积极的、选择的爱好倾向上所产生的情绪紧张态度。秘书应当培养自己对职业的兴趣,努力追求这一职业需要的广泛知识。意志:人确定目的、实现目的、支配和控制自己行动的心理活动。秘书应当培养果断性与自觉性,克服冲动性与盲目性。秘书的心理和性格情绪:人的情感较强烈的、带有冲动性的、明显的外部表现。秘书应当善于控制自己的情绪,应当表现为自信沉着的成熟情绪。思维:人的认知过程,是把感觉、知觉、加以抽象、概括、比较、综合;或是利用概念进行判断、推理。秘书人员应当思维敏捷和缜密,切忌呆板和疏漏。记忆:人的思想、行为、知识、经历的印迹的保持和再现。秘书人员应当养成重要材料随时记录的习惯。二、气质与性格1.气质的种类多血质、胆汁质、粘液质、抑郁质2.气质和性格的关系气质部分地决定或构成了人的性格。人的性格虽与气质有关,却在更大程度上受后天影响。3.气质、性格与秘书职业的关系。秘书要了解自己的气质,要有意识的克服自己气质特征的缺点,发挥其优点,要善于控制和调节自己的心理活动,培养自己的完美性格。三、性格要求性格表现为态度特征(对社会、集体、他人的关心或冷漠),意志特征(行为目标的目的性和冲动性),情绪特征(稳定或波动、持久或短暂)、思维特征(敏感或者迟钝)。秘书最好能够形成以下性格:开朗、敏捷、稳健、坚毅、幽默、自制。四、心理调适1.博览群书,开阔胸襟。秘书人员不能满足于只读专业书,还应当包括天文、历史、地理、文学、社会。2.培养广泛兴趣,丰富业余生活。文艺、音乐、体育、旅游、交友等。3.善于反省,自我调适。冷静、反省、不要怨天尤人。4.倾诉、宣泄、调节情绪。