档案管理立档单位收集电子档案的质量要求主讲：熊艳丽基础档案管理与归档技术
档案管理1文书类电子档案2声像类电子档案4纸质档案的数字化副本3科技和专业类电子档案5课程小结
学习目标和任务学习目标通过本次课程的学习，能够记住立档单位收集文书类电子档案的质量要求。能够解释电子档案的完整性要求和版面格式要求。学习任务从检查一批新收到的电子档案，确保它们符合质量要求。
激活旧知电子档案电子档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
激活旧知电子档案区别方便地进行检索和传输，而且占用的空间很小电子档案更直观，保存时间也更长纸质档案完整性真实性
探究新知立档单位收集电子档案的质量要求文书类电子档案声像类电子档案科技和专业类电子档案纸质档案的数字化副本
文书类电子档案Partone
探究新知文书类电子档案1.完整性要求关于同一事由的往来电子公文需齐全完整。文件标题、文号、主送组织、正文、发文组织署名和成文日期六要素完整。组件包括正本、定稿、公文处理单、彩色留痕稿及重要修改稿等。红头、电子印章齐全完整。完整性
探究新知文书类电子档案2.版面格式要求公文格式应符合《党政机关公文处理工作条例》第三章的要求。1页面尺寸、版面要求、公文格式各要素编排规则、特定格式、式样应符合《党政机关公文格式》(GB/T9704-2012)。2
探究新知文书类电子档案3.文件格式要求正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存。01版式文档格式应符合《版式电子文件长期保存格式需求》(DA/T47-2009)。02彩色留痕稿及重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等格式归档保存。03
探究新知文书类电子档案4.元数据捕获要求应参照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T46-2009)设置元数据。内容聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符等20项。
探究新知文书类电子档案5.封装要求若条件成熟，根据同级国家综合档案馆的要求，可对文书类电子档案与其元数据进行封装。01封装可参照《基于XML的电子文件封装规范》(DA/T48-2009)执行。02
Parttwo声像类电子档案
探究新知声像类电子档案1.一般要求参考《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)第4章或同级档案行政部门的具体要求。收集应经过挑选和系统整理，记录本单位的重要职能活动。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。
探究新知声像类电子档案2.品质要求主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。01照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，EXIF信息完整，像素数不低于300万。02重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz。03Clickto录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。04
探究新知声像类电子档案3.元数据捕获要求照片类参照《照片类电子档案元数据方案》(DA/T54-2014)。录音类参照相关元数据标准。录像类参照相关元数据标准。
探究新知声像类电子档案3.元数据捕获要求聚合层次、档号、年度、题名、摄影者/录音者/摄像者、摄影时间/录音时间/摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频/视频编码标准、音频/视频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息等。
探究新知声像类电子档案4.著录要求业务活动05主题04地点03人物02题名01声像类电子档案记录的中心内容
科技和专业类电子档案Partthree
01参考《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)、《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》02图形类电子档案应以DWG等通用格式收集。03其他电子档案的保存格式可参照文书、声像类电子档案。探究新知科技和专业类电子档案1.科技类
履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应被收集、归档。01数据库形式的专业类电子文件可以XML等格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归档一套完整的数据库设计文档。03整理、鉴定、编目参照相应的管理办法。02以电子文档形式存在的专业类电子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求。04探究新知科技和专业类电子档案2.专业类
《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《文书类电子