目录华东师范大学出版社中等职业教育分社华东师范大学出版社中等职业教育分社第5章报表设计第5章报表设计5.1报表的功能5.2报表设计5.2.1使用报表向导创建报表5.2.2使用报表设计视图创建报表5.2.3报表属性5.2.4创建子报表5.3报表的计算5.4预览及打印报表5.4.1预览报表5.4.2报表打印第5章报表设计
5.1报表的功能报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备上。尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印输出数据的最佳方式,可以帮助用户以更好的方式表示数据。与其他的打印数据方法相比，报表具有以下两个优点：①报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。②报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地满足不同商务需求。报表作为Access2003数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：①可以制成各种格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。②可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。③通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。④可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。5.2报表设计
5.2.1使用报表向导创建报表创建报表最简单的方法是使用“报表向导”。与“自动创建报表向导”不同的是：“自动创建报表”会显示一个数据来源表或查询的所有字段，不能自主选择；而“报表向导”中，用户可以选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可以来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。任务使用报表向导创建“产品信息报表”【任务描述】在“销售模拟系统”中利用报表向导创建有关“产品”信息的报表，并将其保存为“产品信息报表”。为了方便了解供应商所供应产品的有关信息，利用向导创建“产品信息报表”时，要求按供应商分组归类，效果如图5-2-1所示。【任务分析】Access2003报表向导的选择步骤中,会提示用户是否需要分组,可以通过组别的选择来归类要得到的信息。因此可以选择供应商字段作为归类的组别。【任务实现】图5-2-1产品信息报表5.2报表设计
5.2.2使用报表设计视图创建报表(1)报表的结构用户可以通过设计视图来创建报表。为了使报表更易于理解，报表设计视图分成若干节，在报表上以不同的间隔显示信息。默认空白报表有3个节：“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”，选择菜单“视图”中“报表页眉/页脚”命令，可增加两个节：“报表页眉”、“报表页脚”。报表的节也具有自己的属性，要打开节的属性对话框，可以双击节中任意空白区域或者选择右键快捷菜单中的“属性”。使用“格式”工具栏上的“填充/背景色”可设置节的颜色属性；但所有其它的属性，必须使用节的属性对话框进行设置。(2)打开设计视图的方法打开报表设计视图来创建报表有两种途径：一种是在数据库窗口中直接双击“在设计视图中创建报表”。另一种是与使用向导创建报表类似。在“对象”栏的“报表”下，单击工具栏上的“新建”，则弹出“新建报表”对话框，选择“设计视图”。(3)报表的控件报表中的每一个对象，都称为控件，控件分为三种：1）绑定型控件绑定型控件与表字段绑定在一起。向报表中添加绑定型控件是一项重要工作，这类控件主要是文本框形式，以与字段列表中的字段相结合来显示数据。在向绑定型控件输入值时，Access自动更新当前记录中的表字段值。大多数允许输入信息的控件都是绑定型控件。绑定型控件可以与大多数数据类型捆绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段。2）非绑定型控件非绑型定控件保留所输入的值，但不更新表字段值。这些控件用于显示文本、把值传递给宏、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存窗体或报表的OLE对象(ObjectLinkingandEmbedding,对象连接与嵌入，通过该控件可调用其他格式的数据，如图片、声音、文本等)。向报表中添加非绑定型控件，可通过从“工具箱”中选择相应的控件，拖动到报表上即可。3）计算型控件计算型控件是建立在表达式（如函数和计算）基础之上的。计算型控件也是非绑定型控件，它不能更新字段值。在报表中创建计算型控件时，可使用以下两种方法：如果控