档案管理纸质档案数字化外包加工主讲：刘薇档案管理的数字化应用
档案管理1优点2缺点4课程小结3应注意的问题
选择可靠的数字化加工公司，由加工公司负责提供设备、人员、技术等，按照档案保管机构的要求开展数字化工作，档案保管机构只负责数据的验收工作，其他数字化过程中的工作均由数字化加工公司完成。利用外包加工形式开展纸质档案数字化加工
优点Partone
可以节省档案部门的人力，使档案人员有更多的时间和精力开展其他业务工作。探究新知优点
探究新知优点可以确保数字化工作速度、质量外包公司通过竞标获得加工权，按照合同约定开展数字化加工业务，能够为纸质档案数字化工作提供高质量、高效率和高效益的服务。
探究新知优点外包专业公司自带软硬件，能够避免档案管理机构购置软件及硬件设备、建立工作室等一次性较大投入和设备维护、人员管理等成本，降低业务运行成本。
缺点Parttwo
探究新知缺点档案原件以及数字化信息的安全保密难以保证，档案保管机构不易对整个工作进行监管。
探究新知缺点档案原件将脱离档案部门的监控范围，在运输以及加工过程中可能造成档案的丢失，容易造成涉密档案的泄密，数字化后的数字信息也容易流失。档案部门不提供数字化加工场地而将原件拿出档案部门
探究新知缺点原件在数字化加工过程中仍然在档案部门的监控范围内。档案部门提供数字化加工场地原件不拿出档案部门
探究新知缺点对于档案数量较少的档案保管机构而言，外包加工模式比较合适，既能节约设备投资又能保证数字化的速度和质量。
探究新知缺点开展数字化外包加工业务，应当选择有经验和资质的加工公司，且最好在档案保管机构内部提供场地，严格交接手续，杜绝档案丢失和泄密现象，特别是应防止数字化数据流失。
应注意的问题Partthree
探究新知应注意的问题01不得外包涉密和有敏感内容的纸质档案数字化工作。02凡原标有密级经鉴定可解密的纸质档案，须在原标密处进行解密标注后方可外包进行数字化加工。03外包非涉密档案的数字化工作，也应采取特定的安全保护措施。
探究新知应注意的问题由于外包方是独立的机构，与档案部门是合作关系而不是隶属关系，因此，档案部门对外包方的行为无法直接进行监督，一些风险往往难以控制。
探究新知应注意的问题企业性质股东组成安全保密企业规模注册资金严格审查数字化加工企业的相关资质
探究新知应注意的问题按照有关标准和规范的要求评估数字化加工企业的技术能力。从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
通过例行的档案接收制度和征集办法，将单位在工作中形成的和分散在个人手中的具有保存价值的照片档案集中到单位档案室和各级各类档案馆。
探究新知应注意的问题建立档案领取登记制度，在领卷、还卷交接时应该做好登记，在档案出库前履行档案交接手续，以便以后出现问题能准确查出该由谁承担责任。
探究新知应注意的问题加强全程监控派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
探究新知应注意的问题做好前端控制要特别重视对前处理工作质量的检查，因为只要这个环节出错，就会影响整个工作流程。
探究新知应注意的问题建立完善的问题反馈机制对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
探究新知应注意的问题应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量，促进外包加工规范、有序开展。强化纸质档案数字化工作中的技术要求和安全保障
探究新知应注意的问题业务外包单位应该健全自身的规章制度，从起初对人员的培训到最后质量检查都应该讲求效率，制定相应条款。
探究新知应注意的问题对各个工作环节及流程衔接处做出明确具体的规定，把职责细分到个人，避免职责不清。
探究新知应注意的问题无论是档案保管机构还是业务外包单位都必须建立信息反馈机制，及时了解和掌握工作动态及出现的新问题，完善相关标准、制度，保证工作顺利进行。
探究新知应注意的问题确保信息安全，自备计算机等设备的硬盘、移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备。03加强风险防范，自备档案数字化场地。02加强档案鉴别，严禁涉密档案数字化服务外包。01
探究新知应注意的问题重视人员管理，落实服务人员资质审查机制。0