办公信息化河南司法警官职业学院信息技术系在线开放课程

第3章办公中文档的高级应用

目录3.1长文档制作实例3.2邮件合并使用实例3.3文档审阅与修订实例

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函1．什么是邮件合并将文档中相同的部分保存在一个文档中，称为主文档。把文档个中那些变化的信息保存在另一个文档中称为数据源文件。让程序依次把主文档和数据源中的信息逐一合并。这就是邮件合并。

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函2．数据源文件能作为主文档的数据源有很多种，如使用WPS创建的表格。3．邮件合并的基本过程邮件合并按照“引用-邮件”、“打开数据源”、“插入合并域”、“合并到新文档”或“合并到打印机”的基本步骤进行邮件合并。根据向导的提示，选择自己需要的文档类型、数据源、插入的域和合并文档或打印机，最后制作完成。

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函1．创建数据源批量制作邀请函的前提是有一个客户信息表，也就是数据源。本例中使用WPS表格制作一份客户信息表。注意保存时文件类型选择“97-2003”文件。实例：通过邮件合并功能制作邀请函

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函2．制作邀请函（1）新建一个Word文档，输入邀请函的基本内容并做基本排版。（2）选择“引用”选项卡—“邮件”功能区/“打开数据源”/“选择数据源”命令，将之前创建的数据源打开。

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函（3）插入合并域。将光标定位在“尊敬的”后面，选择“邮件”功能区/“编写和插入域”工具组/“插入合并域”命令，在下拉列表中选择“姓名此时“姓名”域被插入到光标处。（4）在姓名后插入称呼。（5）此时就可以生成具有多个邀请函的文档了，选择“邮件”功能区/“完成”工具组/“完成合并”命令，在下拉列表中选择“编辑单个文档”，选择“全部”，确定即生成具有全部记录的文档。或者直接单击“打印文档”按钮，将合并结果直接送到打印机进行打印。

3.2.1通过邮件合并功能制作邀请函（5）此时就可以生成具有多个邀请函的文档了，选择“邮件合并”选项，点击“合并到新文档”或“合并到不同新文档”确定即生成具有全部记录的文档。或者直接单击“合并到打印机”按钮，将合并结果直接送到打印机进行打印。

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