大学信息化设备更新制度?
大学信息化设备更新制度
一、目的
为了确保大学信息化设备能够满足教学、科研、管理等各项工作不断发展的需求，提高设备的使用效率和性能，保障信息化工作的顺利开展，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于大学内各部门、各教学单位、科研机构等所使用的信息化设备的更新管理工作。信息化设备主要包括但不限于计算机、服务器、网络设备、存储设备、多媒体教学设备、办公自动化设备等。
三、更新原则
1.必要性原则：设备更新应基于实际工作需求，当现有设备无法满足业务发展，严重影响工作效率或导致工作无法正常开展时，方可考虑更新。
2.性能提升原则：新设备应在性能、功能等方面有明显提升，能够有效提高工作质量和效率，满足未来一定时期内的业务需求。
3.经济性原则：在满足工作需求的前提下，充分考虑设备的价格、使用寿命、维护成本等因素，选择性价比高的设备，避免盲目追求高配置造成资源浪费。
4.兼容性原则：新设备应与现有信息化系统、网络环境以及其他相关设备具有良好的兼容性，确保能够顺利接入和协同工作。
四、更新流程
（一）需求申请
1.使用部门提出申请：各部门、教学单位、科研机构等根据实际工作情况，对需要更新的信息化设备进行详细梳理，填写《信息化设备更新申请表》。申请表应包含设备名称、型号、数量、现有设备状况、更新原因、预计更新时间、经费预算等信息。
2.部门负责人审核：使用部门负责人对申请表进行审核，确认申请内容的真实性和合理性，并签署审核意见。审核通过后，将申请表提交至学校信息化管理部门。
（二）需求评估
1.信息化管理部门初审：信息化管理部门收到申请后，对申请内容进行初步审核。主要审核设备更新的必要性、与学校整体信息化规划的一致性等方面。对于不符合要求的申请，及时反馈给使用部门并说明原因。
2.技术专家评估：对于初审通过的申请，信息化管理部门组织相关技术专家组成评估小组，对申请更新的设备进行技术评估。评估小组根据设备的使用年限、性能指标、维修记录等情况，综合判断设备是否确实需要更新，并对新设备的技术参数、配置要求等提出专业意见。
3.形成评估报告：评估小组完成评估后，出具《信息化设备更新需求评估报告》，报告应明确设备更新的必要性、推荐的设备型号及配置、预算建议等内容。评估报告提交至学校设备采购管理部门。
（三）预算审核与资金落实
1.预算审核：设备采购管理部门收到评估报告后，结合学校年度预算安排和设备采购计划，对更新设备的经费预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、资金来源的可靠性等。
2.资金落实：经预算审核通过的设备更新项目，由学校财务部门按照相关规定落实资金。对于资金未能及时落实的项目，设备采购管理部门应及时与相关部门沟通协调，确定资金到位时间或调整更新计划。
（四）采购实施
1.采购流程执行：根据学校设备采购管理规定，设备采购管理部门负责组织实施信息化设备的采购工作。采购方式可根据设备的性质、金额等因素，选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等方式进行。
2.合同签订：采购完成后，设备采购管理部门与供应商签订采购合同。合同应明确设备的型号、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方的权益得到保障。
（五）设备验收
1.到货验收：设备到货后，设备采购管理部门组织使用部门、信息化管理部门等相关人员按照合同要求进行到货验收。验收内容包括设备的数量、型号、规格、外观等是否与合同一致，随机附件、资料是否齐全等。
2.安装调试与性能验收：设备安装调试完成后，由信息化管理部门组织技术人员对设备的性能进行测试和验收。性能验收应严格按照合同约定的技术指标和验收标准进行，确保设备能够正常运行并满足工作需求。
3.验收报告出具：验收合格后，验收人员共同签署《信息化设备验收报告》。验收报告应详细记录设备的验收情况，作为设备正式投入使用和财务报销的依据。对于验收不合格的设备，设备采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商按照合同约定进行更换、整改或退货等处理。
（六）旧设备处理
1.登记造册：设备更新后，使用部门应及时对旧设备进行清理，并填写《旧信息化设备登记表》，详细记录旧设备的名称、型号、数量、购置时间、使用状况等信息。登记表提交至学校资产管理部门。
2.评估与处置：资产管理部门组织相关人员对旧设备进行评估，根据设备的实际情况，确定旧设备的处置方式。处置方式包括但不限于报废、捐赠、转让、回收再利用等。对于需要报废的设备，按照学校固定资产报废管理规定进行申报和处理；对于有一定使用价值的设备，可通过合法途径进行捐赠、转让或回收再利用，所得收益上缴学校财务。
3.资产核销：旧设备处置完成后，资产管理部门及时办理资产核销手续，确保学校固定资产账目准确无误。