证件控制管理程序
文件版次
V1.0
密级
机密
密级等级：机密
受控状态：受控
文件编号：GM-IP-017-V1.0
证件控制管理程序
V1.0
2024年2月1日
XXXXXX电子科技有限公司
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变更履历
版本
变更内容
编制人/
创建日期
审核人/
审核日期
批准人/
批准日期
备注
V1.0
初次发布
目的
阐述公司证件规定，涉及相关人员进入公司，根据分类的要求规定证件的使用（员工证、访客证等）
范围
公司范围内的所有活动人员（包含员工、客户、供应商等外来人员）
定义
有效证件，是指有身份号的证件；或能在本公司内查询到个人信息的证件。
职责
所有部门主管与前台负责执行本程序。
管理部负责监督管理。
公司员工全面配合执行；如有违规行为，按照公司规章处置。
客户/供应商及人员必须遵守本程序。
程序
5.1证件的申请管理
5.1.1员工证件的申请
员工进入公司通过培训正式录用后，由管理部备案并发放工作牌。
员工工作牌信息包含姓名、工号、照片和级别。
5.1.2外来人员证件的申请
临时外来人员办理《访客证》时须填写《访客信息登记表》并提供相关的有效证件号，联系办法等。
客户的《访客证》由前台在客户进入公司时发放。
5.2.证件的使用
5.2.1证件的使用
所有进入公司人员必须主动佩戴工作牌，配合检查人员的检查核对。
办公区内人员必须随时佩带工作牌于胸前（耳部以下腰部以上）。
工作牌是办公区内识别身份的标志仅限本人使用，严禁借用。禁止人员借用，改动与损坏。如果服务结束或终止，身份证件应当归还管理部。
员工使用虚假信息、假身份证或冒用他人证件等进入公司的行为，应当严格采取人事处分，包括终止合同与/或报案处理。
办公区内《访客证》使用期限为一天；进门时办理出门时返还给大门前台，不作为进入公司的依据。
外来人员进入公司必须由相关人员陪同并告知公司的相关规章制度。
公司员工工作牌的个人信息由管理部负责收集整理备案。
外来人员的信息由前台人员负责收集、核对、整理备案。
5.2.2《访客证》的使用
《访客证》仅限公司内部使用不作为进出公司的凭证，出公司时必须归还，并出具接待人签字的《来访登记单》交前台备案。
《访客证》的编号是唯一的，个人信息情况可以通过证件编号到前台处进行查询。
访客换取《访客证》后进入公司大门必须由接待人员陪同进入公司区域。
接待人员有义务告知来访者本公司的相关规章制度，全程陪同并监督来访的行为。
5.3证件的注销
5.3.1员工工作牌的注销
员工工作牌发现丢失的现象要及时到管理部办理补办手续。
员工发现遗失的物品（工作牌）要及时交到前台值班室并做好详细登记，次日前台人员将遗失的工作牌交管理部门处理
员工在离职时须办理工作牌注销手续，并主动归还工作牌，前台人员如发现有利用离职人员未归还工作牌进入公司的人员可采取立即报管理部处理。
5.3.3《访客证》的归还
《访客证》不作为进出公司的依据，来访人员出门时要及时归还，并要求前台人员退还相关的有效证件。
《访客证》的编号是唯一的如发现遗失，前台人员将及时注销。
所有来访人员持有未退还的《访客证》进入公司，前台要及时发现,从新办理新的《访客证》，情节严重的立即报管理部处理。
5.4外来人员的处置程序
公司鼓励每个员工盘问公司内没有出示公司证件的人员，并寻求管理部门帮助。
保持监控图像记录，作为证据，协助警方调查。
相关记录
《访客信息登记表》