密级等级：机密
受控状态：受控
文件编号：GM-IP-026-V1.0
电子邮件管理程序
V1.0
2024年9月1日
XXXXXX电子科技有限公司
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电子邮件管理程序
文件版次
V1.0
密级/状态
机密/状态
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审核日期
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批准日期
备注
V1.0
初次发布
1目的
为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，特制定本程序。
2范围
本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。
3职责
3.1管理部
负责批准组织内电子邮箱的使用申请。
负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；
负责员工使用电子邮件情况的监控。
4相关文件
《信息安全管理手册》
《信息系统访问与使用监控管理程序》
《电子邮件使用准则》
5程序
5.1电子邮件使用策略
因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱，组织的电子邮箱的账号密码必须符合公司邮箱的命名规则；
不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息；
组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存储备份以用于法律目的。
使用电子邮箱应遵循《电子邮件策略》规定。
5.2电子邮箱分类
分为内部邮箱和外部邮箱，每个员工均有自己的内部邮箱，外部邮箱的开通需要特殊申请，并谨慎开通。
原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。
个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申请使用。
电子邮件系统邮箱的增删处理由管理部操作执行。
5.3电子邮箱的申请、使用
新员工入职时，在分配完个人PC机之后，管理部工作人员为其开设电子邮箱。
电子邮箱的用户名原则为用户中文名全拼，初始密码为888888，此密码应该在员工第一次使用时立即更改。当邮箱发生重名时，则用户名使用用户中文名全拼+阿拉伯数字序号，邮箱中文名说明上使用员工中文名+(公司部门信息)。
原则上，电子邮箱一旦开启，不允许修改邮箱地址。
电子邮箱的使用限制如下：
禁止用户群发附件大于5M的邮件。
不得私自利用电子邮箱向同行业组织发送含附件邮件。
5.4电子邮箱的注销
当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由员工所在部门通管理部招聘专员，电子邮件系统管理员负责注销此邮箱，并在《电子邮箱一览表》注明。管理部工作人员负责每半年检查一次电子邮件系统的授权使用情况，填写《电子邮箱使用情况检查表》。
5.5电子邮箱的安全
管理部负责与电子邮箱服务提供商签署含有信息安全内容的服务协议。该协议应管理部经理审核，报公司分管领导批准管理部人员负责监督电子邮箱服务协议的实施。管理部负责电子邮箱系统的日常维护，并监控员工使用组织电子邮箱的情况。管理部工作人员负责监控员工在组织网络使用个人电子邮箱的情况。
当发生或疑似发生信息安全事件时，应对员工使用组织的电子邮箱的情况、在组织网络使用个人电子邮箱的情况以及传送的内容进行存储备份。
6记录
《电子邮箱申请表》
《电子邮箱一览表》
《电子邮箱使用情况检查表》