酒店档案借阅规定
酒店档案借阅规定
一、总则
1.目的
为了加强酒店档案的管理，确保档案的安全与完整，规范档案借阅行为，使档案能够更好地为酒店各项工作提供服务，特制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于酒店内部各部门及员工对酒店档案的借阅，同时也适用于因工作需要前来借阅档案的外部相关单位或个人。
3.档案管理职责
酒店档案管理工作由行政部负责统一管理。行政部设立专门的档案管理员岗位，负责档案的收集、整理、归档、保管以及借阅的审核与登记等工作。档案管理员应具备良好的档案管理专业知识和职业道德，严格遵守本规定及酒店其他相关规定，确保档案管理工作的规范与有序。
二、档案借阅权限
1.酒店内部员工
-普通员工
普通员工因工作需要借阅一般性档案（如部门业务资料、培训资料等），需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，可到档案管理员处办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需续借，应在借阅期满前[X]个工作日内办理续借手续，续借期限同样不超过[X]个工作日。
-部门主管及以上级别员工
部门主管及以上级别员工因工作需要借阅涉及本部门业务且具有一定保密性的档案（如部门预算方案、重要客户资料等），填写《档案借阅申请表》后，除经所在部门负责人审批外，还需经行政部负责人审批。借阅期限根据实际工作需求确定，但最长不超过[X]个工作日，如需续借，应提前[X]个工作日向行政部负责人说明情况并获得批准。
-特殊档案借阅
对于涉及酒店核心机密、重大决策等特殊档案（如酒店战略规划、财务审计报告等），仅限酒店高层管理人员（总经理、副总经理等）借阅。借阅时需填写《特殊档案借阅申请表》，经总经理审批后方可借阅。此类档案的借阅期限严格按照总经理批准的时间执行，一般不超过[X]个工作日，原则上不允许续借。
2.外部单位或个人
-业务合作伙伴
业务合作伙伴因与酒店有具体业务往来且确实需要借阅相关档案（如合作项目文档、合同文本等），由酒店相关对接部门填写《外部单位档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅档案清单、预计归还时间等信息，并经部门负责人、行政部负责人审核后，报酒店分管副总经理审批。审批通过后，由对接部门陪同外部人员到档案管理员处办理借阅手续。借阅期限根据合作项目实际情况确定，最长不超过合作项目的存续期。
-政府部门及监管机构
政府部门及监管机构因履行公务需要借阅酒店档案时，应出具正式的公函，说明借阅档案的名称、数量、用途、归还时间等内容。酒店行政部收到公函后，填写《外部单位档案借阅申请表》，经行政部负责人、酒店总经理审批后，安排档案管理员办理借阅手续。档案管理员应按照公函要求提供相应档案，并做好详细的借阅登记。对于政府部门及监管机构借阅的档案，应积极配合，确保其借阅工作顺利进行。
三、档案借阅申请流程
1.申请填写
无论是酒店内部员工还是外部单位或个人借阅档案，均需填写相应的借阅申请表。《档案借阅申请表》应包含申请人姓名、部门、联系电话、借阅档案名称、档案编号、借阅原因、预计归还时间等内容。《特殊档案借阅申请表》和《外部单位档案借阅申请表》在此基础上，还需详细说明特殊情况或外部单位的相关信息。
2.审批流程
-内部员工
普通员工的借阅申请由所在部门负责人审批；部门主管及以上级别员工的借阅申请需经所在部门负责人和行政部负责人审批；特殊档案的借阅申请需经总经理审批。各级审批人应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，如不同意借阅，应在申请表上注明原因并反馈给申请人。
-外部单位或个人
业务合作伙伴的借阅申请需经酒店相关对接部门负责人、行政部负责人和分管副总经理审批；政府部门及监管机构的借阅申请需经行政部负责人和酒店总经理审批。审批流程应在收到申请后的[X]个工作日内完成，审批通过后由行政部通知申请人办理借阅手续。
3.申请提交
申请人应将填写完整且经审批通过的借阅申请表提交给档案管理员。档案管理员收到申请表后，对申请内容进行再次核对，确认无误后方可办理借阅手续。
四、档案借阅登记与交接
1.借阅登记
档案管理员应设立专门的《档案借阅登记册》，对每一次档案借阅情况进行详细登记。登记内容包括借阅日期、申请人姓名、部门、借阅档案名称、档案编号、预计归还日期、实际归还日期、是否续借等信息。对于外部单位或个人借阅档案，还需登记外部单位名称、联系人及联系电话等信息。
2.档案交接
在办理借阅手续时，档案管理员应与借阅人当面核对所借阅档案的数量、名称、编号等信息，并确保档案的完整性和完好性。双方确认无误后，在《档案借阅登记册》上签字确认。对于珍贵或易损档案，档案管理员应向借阅人特别说明注意事项，并要求借阅人在借阅期间妥善保管。
五、档案借阅期间的要求
1.使