供应商入驻管理规定
供应商入驻管理规定
一、总则
1.目的：为加强酒店供应商管理，规范供应商入驻流程，确保所采购的物资及服务符合酒店经营需求与质量标准，保障酒店运营的顺利进行，特制定本规定。
2.适用范围：本规定适用于所有拟向本酒店提供物资、设备、服务等各类供应商的入驻管理。
3.管理原则：公平、公正、公开；资质审核严格；择优选择；互利共赢。
二、供应商入驻条件
1.基本资质要求
-供应商须是依法注册成立的企业法人，具备有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）。
-具有良好的商业信誉，近三年内无重大违法违规记录，未被列入失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单等不良信用记录。
-具有健全的财务制度，能够提供近一年的财务报表，财务状况良好，具备履行合同的财务能力。
2.行业特定资质
-对于提供食品类物资的供应商，需具备食品生产许可证（生产厂家）或食品经营许可证（经销商），以及相关产品的检验检疫合格证明。
-提供特种设备（如电梯、锅炉等）的供应商，应具备特种设备生产许可证、安装改造维修许可证等相关资质，且操作人员需持有相应的特种设备作业人员证书。
-提供工程建设服务的供应商，应具备相应的工程施工资质等级证书、安全生产许可证等。
-提供消防设备及服务的供应商，需具备消防设施工程专业承包资质证书、消防产品销售资质等。
3.生产与服务能力
-具备满足酒店需求的生产能力或服务能力，拥有相应的生产设备、技术人员、服务团队等。
-对于生产型供应商，需提供生产工艺流程说明、生产计划安排等资料，证明其能够按时、按质、按量供应产品。
-服务型供应商应提供详细的服务方案、服务流程、服务应急预案等，确保能够为酒店提供优质、高效、持续的服务。
三、供应商入驻流程
1.提交申请
-有意向入驻的供应商需向酒店采购部门提交《供应商入驻申请表》，表格内容应包括公司基本信息（公司名称、法定代表人、联系方式、注册地址等）、经营范围、主营产品或服务、企业简介等。
-同时，需附带相关资质证明文件的复印件（加盖公章），如营业执照、税务登记证、各类行业资质证书等。
-供应商应确保所提交信息和资料的真实性、完整性和有效性。
2.初步筛选
-采购部门收到供应商申请后，对提交的资料进行初步审核。审核内容包括资料的完整性、资质证书的有效性、经营范围与酒店需求的匹配性等。
-对于资料不完整或不符合要求的供应商，采购部门应在[X]个工作日内通知供应商补充或修正资料。如供应商在规定时间内未完成补充或修正，视为自动放弃入驻申请。
-通过初步筛选的供应商，进入实地考察环节。
3.实地考察
-由采购部门牵头，联合相关使用部门（如餐饮部、工程部、客房部等）组成考察小组，对供应商进行实地考察。
-考察内容主要包括：供应商的办公场所、生产车间（生产型供应商）、仓库存储条件、质量管理体系、人员配备等情况。
-考察小组应根据考察情况填写《供应商实地考察报告》，报告内容包括考察时间、考察人员、考察地点、供应商基本情况、考察发现的问题及改进建议等。
-实地考察结束后，考察小组应在[X]个工作日内将考察报告提交给采购部门负责人。
4.评估审批
-采购部门根据初步筛选和实地考察结果，组织相关部门对供应商进行综合评估。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、服务能力、交货期等方面。
-各部门根据评估标准进行打分，并提出评估意见。采购部门汇总各部门意见后，形成《供应商评估报告》。
-《供应商评估报告》需提交给酒店管理层进行审批。审批通过的供应商，方可正式入驻。
5.签订合同
-经审批通过的供应商，采购部门应在[X]个工作日内与供应商签订《供应商合作合同》。合同内容应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。
-在签订合同前，采购部门应将合同草案提交给酒店法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，保障酒店的合法权益。
-合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门（如财务部门、使用部门等）备案。
四、供应商信息管理
1.信息录入与维护
-采购部门负责将正式入驻的供应商信息录入酒店供应商管理系统，建立供应商档案。档案内容包括供应商基本信息、资质文件、考察报告、评估报告、合作合同等资料。
-定期对供应商信息进行维护和更新，如供应商的联系方式、经营范围、资质证书有效期等信息发生变更时，采购部门应及时通知供