物业油卡管理制度
物业油卡管理制度
一、总则
1.目的
为加强本物业公司油卡的管理，规范油卡的使用，确保油卡使用的合理性、安全性和透明度，有效控制燃油费用支出，提高公司资源利用效率，更好地保障公司各项业务用车需求，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于本物业公司全体员工涉及油卡使用的相关行为及管理活动。本制度所指油卡为公司统一办理、充值，用于公司公务车辆及指定作业设备燃油供应的加油卡。
3.管理原则
油卡管理遵循“统一管理、定点使用、规范操作、严格监督”的原则。由公司行政部门负责油卡的统一申领、充值、登记和监督管理；油卡必须在指定的加油站使用，确保每一笔加油记录可追溯；使用油卡时应严格按照既定流程操作；公司内部审计部门及相关领导对油卡的使用情况进行严格监督。
二、油卡的申领与充值
1.油卡申领
-需求提出：各部门因工作需要使用油卡时，应提前填写《油卡申领申请表》，详细注明申请油卡的部门、用途、预计使用车辆或设备、预计月燃油消耗量等信息，经部门负责人签字确认后提交至行政部门。
-审核与办理：行政部门收到《油卡申领申请表》后，对申请内容进行审核，核实申请的必要性和合理性。审核通过后，由行政部门指定专人负责到指定加油站办理油卡申领手续。办理油卡时，应准确登记油卡相关信息，包括油卡卡号、所属部门、对应车辆或设备等，并建立《油卡信息台账》。
2.油卡充值
-充值申请：当油卡余额低于设定的预警值时，油卡使用人应及时向行政部门提交《油卡充值申请表》，注明油卡卡号、当前余额、预计充值金额等信息。行政部门根据《油卡信息台账》及实际工作需求对充值申请进行审核。
-充值流程：审核通过的《油卡充值申请表》提交至财务部门，财务部门根据申请金额进行充值款项的审批和支付。支付完成后，行政部门安排专人携带油卡及相关凭证到指定加油站进行充值，并在充值完成后及时更新《油卡信息台账》，记录充值日期、充值金额、充值后的余额等信息。
-充值方式：原则上油卡充值采用银行转账方式进行，确保充值资金的安全和可追溯性。特殊情况下需使用现金充值时，必须提前向财务部门报备，并在充值后及时提供正规发票及相关充值凭证。
三、油卡的使用与保管
1.使用规定
-专用性：油卡仅限用于公司公务车辆及指定作业设备的燃油加注，严禁将油卡转借他人或用于非公司业务用途。
-定点加油：油卡必须在公司指定的加油站进行加油操作。因特殊情况需在非指定加油站加油时，油卡使用人应提前向行政部门报告，经批准后方可加油，并在加油后及时提交详细的情况说明及加油发票。
-登记制度：每次加油时，油卡使用人应在加油站工作人员的协助下，准确记录加油日期、加油量、加油金额、车辆或设备编号等信息，并填写《油卡加油登记表》。同时，在加油发票上注明车辆或设备编号、加油用途等信息。
-规范操作：油卡使用人在加油过程中应严格遵守加油站的安全规定和操作规程，确保加油安全。如因违规操作导致的安全事故或经济损失，由油卡使用人承担相应责任。
2.保管责任
-专人保管：油卡实行专人保管制度，每张油卡指定一名责任人负责保管。责任人应妥善保管油卡，防止油卡丢失、损坏或被盗。如油卡发生丢失、损坏等情况，责任人应立即向行政部门报告，并按照加油站的相关规定办理挂失、补办等手续，由此产生的费用由责任人承担。
-存放要求：油卡保管人应将油卡存放在安全、干燥、远离火源和磁场的地方，避免油卡受到损坏或信息丢失。同时，应确保油卡与其他物品分开存放，防止油卡被误操作或损坏。
-交接手续：当油卡保管人因工作变动等原因需要移交油卡时，应办理严格的交接手续。交接双方需共同核对油卡余额、相关登记记录等信息，并填写《油卡交接清单》，经双方签字确认后，方可完成交接。行政部门应留存《油卡交接清单》备案。
四、油卡使用的监督与审计
1.日常监督
-行政部门监督：行政部门定期对油卡的使用情况进行检查，核实《油卡加油登记表》、加油发票等记录是否完整、准确，加油行为是否符合规定。同时，通过加油站提供的加油记录查询系统，对油卡的加油明细进行抽查核对，确保油卡使用的真实性和合规性。
-部门内部监督：各部门负责人应加强对本部门油卡使用情况的日常监督，定期检查本部门油卡使用记录，发现问题及时向行政部门报告，并协助调查处理。
2.定期审计
-内部审计：公司内部审计部门每季度对油卡的管理和使用情况进行专项审计。审计内容包括油卡的申领、充值、使用、保管等环节的合规性，相关记录和凭证的完整性、准确性，以及燃油费用的合理性等。
-审计报告：内部审计部门在审计结束后，应出具详细的审计报告，对发现的问题提出整改意见和建