酒店商品与物资管理
酒店商品与物资管理制度
一、总则
1.目的：为加强酒店商品与物资管理，确保酒店运营所需物资的及时供应、合理储备、有效使用和妥善保管，降低成本，提高经济效益，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于酒店内所有商品与物资的采购、验收、储存、发放、使用、盘点及报废处理等环节。
3.管理原则：遵循“统一领导、归口管理、分级负责、管用结合”的原则，明确各部门在商品与物资管理中的职责和权限，确保管理工作的规范化、科学化、系统化。
二、组织与职责
1.采购部门
-负责制定采购计划，根据各部门需求和库存情况，合理安排采购任务。
-寻找合格供应商，建立供应商评估和管理体系，开展采购谈判，签订采购合同。
-跟踪采购订单执行情况，确保物资按时、按质、按量到货。
-负责采购物资的价格控制和成本核算，降低采购成本。
2.仓库管理部门
-负责物资的验收、入库、储存、保管和发放工作。
-建立物资台账，准确记录物资的出入库情况和库存数量，做到账物相符。
-定期对仓库进行盘点，及时发现和处理盘盈、盘亏等问题。
-负责仓库的安全管理，确保物资存储环境符合要求，防止物资损坏、变质和丢失。
3.使用部门
-负责提出物资需求计划，明确物资的规格、型号、数量等要求。
-对领用的物资进行合理使用和妥善保管，做好日常维护和保养工作。
-协助采购部门对物资的质量进行验收，反馈物资使用过程中的问题。
4.财务部门
-负责制定物资采购预算，审核采购资金的使用情况。
-对物资的采购、入库、出库等业务进行账务处理，定期进行财务核算和分析。
-参与物资盘点工作，监督物资管理制度的执行情况。
三、采购管理
1.采购计划编制
-使用部门应根据酒店经营计划、业务需求和库存情况，每月末编制次月的物资需求计划，经部门负责人审核后报采购部门。
-采购部门汇总各部门需求计划，结合库存动态和市场供应情况，编制酒店月度采购计划，报酒店领导审批。
-对于临时性物资需求，使用部门应填写《物资采购申请单》，注明采购原因、规格型号、数量等信息，经部门负责人和酒店领导审批后交采购部门安排采购。
2.供应商选择与管理
-采购部门应通过多种渠道寻找合格供应商，建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估。
-定期对供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量管理体系等情况，确保供应商能够提供符合酒店要求的物资。
-与合格供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。
-建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。
3.采购流程
-采购部门根据审批后的采购计划或采购申请单，向选定的供应商发出采购订单，明确采购物资的详细信息和交货要求。
-供应商按照采购订单要求组织生产和发货，采购部门负责跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时到货。
-物资到货后，采购部门通知仓库管理部门和使用部门共同进行验收。
四、验收管理
1.验收准备
-仓库管理部门在收到采购部门的到货通知后，应做好验收前的准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。
-验收人员应熟悉物资的验收标准和验收方法，核对采购订单、送货单等相关文件，确保验收工作的准确性和规范性。
2.验收内容
-数量验收：依据送货单和采购订单，对物资的数量进行清点，确保数量准确无误。
-质量验收：按照合同约定的质量标准或相关行业标准，对物资的外观、规格、型号、性能等进行检验，检查物资是否存在质量问题。
-资料验收：检查物资是否附带产品合格证、质量检验报告、说明书等相关资料。
3.验收程序
-验收人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括物资名称、规格、型号、数量等信息。
-对物资进行数量清点和质量检验，如发现数量短缺、质量不合格等问题，应及时与供应商联系，并在送货单上注明问题情况。
-对于需要进行检验检测的物资，应按照规定的检验流程和标准进行检验，检验合格后方可办理入库手续。
-验收合格后，验收人员在送货单上签字确认，仓库管理部门办理入库手续。
五、库存管理
1.入库管理
-仓库管理部门根据验收合格的送货单，办理物资入库手续，将物资按规定的存放位置进行摆放，并在物资台账上记录入库日期、物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。