定岗定编与工作效率分析探究
1工作分析
1.1工作写实
通过组织员工对日常工作内容、工作用时、工作产出等内容的记录，了解部门内每位员工的工作动态，提供工作分析基础数据。
1）工作写实表设计
工作写实分为回顾式与记录式两种形式。回顾式写实即组织员工回顾过去一段时间内的个人工作情况，主要包括周期内开展的大类工作内容、单次任务的时间预测与任务次数等字段。回顾式写实有利于从整体了解员工的工作结构与工作内容，但对每项任务用时的预测准确性不足。
记录式写实即以现在时间为起点，对今后的每一项工作的内容与工时进行实时记录（以半小时作为最大时间记录周期），对于工作内容的描述细化到操作步骤，非笼统概括性的工作项目记录。记录内容不仅包括时间段、工作步骤、用时等基础指标，还包括工作产出、工作性质等有利于真实性判断的辅助指标。记录式写实有利于对每项工作的用时作精准校验，掌握工作饱和程度与工作效率信息。两种工作写实互为弥补验证，数据结合更能全面了解部门情况。
2）工作写实数据处理
为确保写实数据的准确性，除管理人员的监督把控外，我们仍需要对每份数据做详细核查与校对，保证分析基础的可靠性。
核查内容主要包括以下几点：
①连续用时异常多的工作条目，如申请1个会议室用时30min；
②相同工作内容的重复记录；
③参与同一工作的不同人用时不同，如参加同一会议的用时不同；
④无实意动词造句，如“管理/协调/推动…”，基础岗位不应有过多的无具体操作步骤的工作；
⑤与岗位职责无关的工作用时。
针对发现的核查问题点，我们需要分别与员工和直接上级确认实际情况，调整写实内容，确保基础数据的准确性。
1.2工作饱和度分析
对于工作饱和度的分析，我们以出勤、加班、休假人数与时长数据作为参考因素，从名义饱和度、实际饱和度两个角度进行组织饱和度分析。其中，实际饱和度指剔除休假时长后的工作饱和度比值，名义饱和度指整月份（含休假时长）的工作饱和度比值。工作饱和度的分析结果可以作为部门定编合理性的判断依据。
1）饱和度现状分析
通过计算实际工作工时与应工作工时比值，得到部门与个人的饱和度。根据行业统一标准，当比值大于70%时，即视为工作饱和；大于90%则处于超饱和；50%-70%属于基本饱满；50%以下属于不饱满；30%以下属于极不饱满。然而，组织是否真正达到饱和状态，不能单一以实际饱和度比值作为判断依据。对于组织饱和度数据的分析，需要从以下角度再做思考。
①组织内各单位饱和度差异性
若组织整体饱和度较高，但各单位饱和度方差较大，则存在单位间工作分配均衡性问题。均衡性问题的存在，可能由于人员配置不合理、工作绩效设置不合理等原因而产生。解决工作分配均衡性问题后，整体饱和度会随之降低。
②休假与加班时长的差异性
当休假时长较短时，实际饱和度比值较高，则认为该组织的工作负荷较饱和。若休假时长较多，在当月剩余应出勤时间内高饱和完成工作，甚至需加班完成当月工作，造成实际饱和度和名义饱和度的偏高是不真实的，需要考虑人员配置是否合理。
2）饱和度变化分析
通过对比不同月份的饱和度差异，综合考虑常勤人数变化、工作内容变化因素，对组织饱和程度进行动态分析，分析饱和度变化趋势，避免因选择的写实月份的不同、工作内容阶段变化带来组织饱和程度的误判。若组织在编人数不变或减少、工作内容不变或增加，饱和度持续保持较高水平，则该组织工作饱和度确实处于较高水平。
通过组织饱和度现状与变化分析，可以有针对性地提出对现有人员编制的保持或调整建议。在人员编制维持不变的情况下，组织的饱和程度也可作为新工作开展可行性考虑依据。
1.3工作结构分析
我们将所有工作内容根据工作性质分为日常工作、阶段工作、会议和学习四个类别。日常工作指每天重复做的工作，阶段工作指每周/月/季/年做的工作。通过计算各类型工作用时占比，分析该员工与组织的工作结构分布。工作结构的分析结果可以作为部门定岗合理性的判断依据。对于工作结构的详细分析主要有以下几方面。
1）组织定位与组织工作结构匹配性
对不同组织赋予的职能不同，相应的工作结构也会存在差异。如负责基础人事管理工作的部门，工作结构应以日常工作为主，阶段工作为辅；对于负责人力资源规划方向的部门，工作结构应以阶段工作为主，日常工作为辅，保有一定的学习时间。通过对各组织的各类工作用时占比对比，发现与组织定位异常的情况。
2）同类岗位员工工作结构差异性分析
同岗位同职级的员工工作结构应基本相同，而同岗位高职级的员工应相对低职级员工有更多统筹规划方向的工作。若通过个人工作结构数据发现了与上述定位不同的情况，建议领导重新考虑员工的工作分配，提高组织的工作效率。
3）岗位核心职责突出性分析
结构分析需看岗位独立性是否较强，核心职责是否突出。对于核心职责不突出、岗位独立性较差的岗位，可进行并岗处理。
4）工作饱